AI 資料整理

01解決的工作問題

老闆丟你一堆格式不一的 Excel 要合併成報表；或資料夾裡全是 IMG_2837、未命名(3)。這個情境最可怕的失敗不是「整理不好」，是「AI 順手修正它以為的錯字」——名字、代號、料號被改掉，而且很難發現，因為改完之後看起來更正常了。所以這個方法的核心設計是：AI 先出整理計畫，你點頭它才動。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 資料或檔案有一致的整理規則可以歸納。
• 整理後會被重複使用或合併。
• 你能夠檢查整理結果（有原始資料可比對）。

什麼情況下別用

沒有備份的時候

任何批次整理之前，原始資料要完整複製一份。這一步沒有例外。

規則還不清楚的資料

如果連你都說不出「應該長什麼樣」，AI 只會用它的猜測填。

含個資而未去識別化

整理前先處理個資，或改用企業版環境。

唯一識別欄位的內容修正

料號、身分證號、案號的內容不能讓 AI 改，只能改格式。

誰會用到

行政

你最常遇到多部門格式不一的合併。先出對照表，別直接合併。

營運

料號、代號、編號這類欄位一律「只改格式不改內容」，這是硬規則。

會計／財務

金額欄位的格式問題（文字型數字、含逗號、含幣別）最常導致加總漏算。

行銷

名單類資料要注意個資，去識別化與整理要分開兩步做。

工程師／研發

檔案批次改名前一定要有對照表與備份，這一步的錯誤最難回復。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

一句話版（快速回顧）

1. 先備份——任何批次整理之前，原始資料完整複製一份。
2. 讓 AI 先出「整理對照表」（改什麼、怎麼改、為什麼），不動手。
3. 你審對照表，特別看它打算「合併」和「刪除」的東西。
4. 小批試做（10 筆／10 個檔案），驗過再放大到全部。
5. 整理規則存下來，下一批資料照同一套走。

完整版（每一步誰做、產出什麼）

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

原始資料的完整備份必要

第一步，不是最後一步。批次操作出錯時這是唯一的救命索。

資料樣本必要

先給 10–20 筆代表性樣本讓 AI 出計畫，不要一開始就全部。

「應該長什麼樣」的目標格式必要

整理後的欄位、格式、命名規則。說不出來就先想清楚。

不可修改的欄位清單必要

料號、代號、編號、姓名——這些只能改格式不能改內容。

同義詞對照可選

「已取消／取消／作廢」這類要合併的取值，先列出來。

個資處理規則可選

哪些欄位要遮蔽或代號化。

餵進去的東西要長這樣

資料樣本（10–20 筆）＋ 五項設定（來源、目的、目標格式、不可修改欄位、同義詞對照）。備份先做。

• 先給樣本不要給全部。
• 目標格式要具體到欄位型態與格式規範。
• 不可修改欄位一定要列，這是最重要的護欄。
• 同義詞對照表明確列出，未列的一律存疑。
• 個資先去識別化或列入不可修改欄位。

【整理設定】
資料來源：三個部門各自維護的客戶名單（Excel 各一份）
整理目的：合併成一份供系統匯入
目標格式：
- 客戶代號：文字，格式 A-000
- 名稱：文字
- 聯絡日：日期，YYYY-MM-DD
- 金額：數值，無千分位無單位
- 狀態：文字，限「正常／已取消／退貨」三種
資料筆數：約 1,200 筆（三份合計）
是否含個資：是（名稱、電話）→ 電話欄位已於匯出時移除
不可修改欄位（只能改格式）：客戶代號、名稱
同義詞對照（已核可）：取消、作廢 → 已取消；退、退單 → 退貨
備份位置：\\共用磁碟\備份\客戶名單_原始_1140820\

【樣本（20 筆，節錄）】
訂單編號,客戶,下單日,金額,狀態
A-001,王小明,113/5/3,"1,200元",正常
A-002,王小名,2024-05-04,1500,正常
A-003,李大華,113年5月5日,2000,已取消
A-003,李大華,113年5月5日,2000,已取消
A-004,陳美美,113/5/6,,取消
A-005,測試用,113/5/7,999,正常

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

以下是我要整理的資料樣本。規則：
1. 先不要動手，給我「整理計畫」：問題清單（重複/缺漏/格式不一致）＋每個問題你打算怎麼處理＋處理後長什麼樣的範例。
2. 任何「刪除」或「合併」都要單獨列出來等我確認。
3. 我確認後，先只處理前 10 筆給我驗收。
4. 不確定的資料標【存疑】不要猜。
樣本：{貼上}

以下是我要整理的資料樣本。規則：（照母提示詞四條）
樣本：
訂單編號,客戶,下單日,金額,狀態
A-001,王小明,113/5/3,"1,200元",正常
A-002,王小名,2024-05-04,1500,正常
A-003,李大華,113年5月5日,2000,已取消
A-003,李大華,113年5月5日,2000,已取消
A-004,陳美美,113/5/6,,取消
A-005,測試用,113/5/7,999,正常

【整理計畫（尚未動手）】

問題清單與處理方式：
| # | 問題 | 影響 | 我打算怎麼處理 | 處理後範例 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 下單日三種格式（113/5/3、2024-05-04、113年5月5日） | 排序與期間篩選會錯 | 統一為 YYYY-MM-DD；民國年轉西元（+1911） | 113/5/3 → 2024-05-03 |
| 2 | 金額欄含「元」與逗號，型態為文字 | 加總會漏算 | 移除「元」與逗號，轉為數值 | "1,200元" → 1200 |
| 3 | A-003 重複兩列，內容完全相同 | 重複計算 | ⚠️需你確認是否刪除其中一列 | — |
| 4 | A-004 金額為空 | 加總時被忽略 | ⚠️需你確認：視為 0、保留空白、還是排除該列 | — |
| 5 | 狀態欄有「已取消」與「取消」兩種寫法 | 篩選會漏 | ⚠️需你確認是否合併為同一種 | — |
| 6 | A-005 客戶為「測試用」 | 可能是測試資料 | ⚠️需你確認是否排除 | — |

【需要你確認的（刪除／合併類）】
1. 第 3 項：刪除重複列 A-003 其中一列 → 確認？
2. 第 5 項：把「取消」合併為「已取消」 → 確認？
3. 第 6 項：排除「測試用」列 → 確認？

【存疑，我不會自行處理】
- 「王小明」（A-001）與「王小名」（A-002）：字形相近，可能是同一人的錯字，也可能是兩個不同的人。我不會合併，標【存疑】請你確認。

【我不會動的欄位】
- 訂單編號：僅為唯一識別，不做任何修改。
- 客戶：只做前後空白清除，不修正任何字。

確認以上之後，我會先處理前 10 筆給你驗收。

# 角色
你是資料整理助手。你的工作順序是：先出計畫、經我確認、小批試做、我驗收後才放大。**你不得在未經確認前修改任何資料。**

# 背景
- 資料來源：{資料來源}
- 整理目的：{整理目的，例如合併成月報表／匯入系統}
- 目標格式：{目標格式，欄位與格式規範}
- 資料筆數：{筆數}
- 是否含個資：{是否含個資}

# 不可修改內容的欄位（只能改格式，不能改內容）
{不可修改欄位清單}
對這些欄位，你只能做：去除前後空白、統一全形半形、統一大小寫（若我指定）。
**絕對不得**：修正你認為的錯字、補齊你認為缺的字、合併你認為相同的值。

# 已知的同義詞對照（依此合併，不得自行擴充）
{同義詞對照表}
未列在此表中的疑似同義值，一律標【存疑】等我確認。

# 階段一：整理計畫（此階段不得修改任何資料）
輸出：
1. **問題清單**：問題｜影響｜處理方式｜處理後範例（一定要有範例）
2. **需要確認的操作**：所有「刪除」「合併」「填補」類操作單獨列出，等我逐項確認
3. **存疑清單**：你不確定的，說明不確定在哪、需要什麼資訊才能判斷
4. **我不會動的欄位**：列出不可修改欄位，並說明你只會做哪些格式處理
5. **處理後的欄位規格**：整理完之後每個欄位長什麼樣

# 階段二：小批試做（我確認計畫後）
只處理前 {試做筆數} 筆。輸出時保留原始值與整理後值兩欄，方便我逐筆比對。

# 階段三：放大（我驗收後）
1. 依同一套規則處理全部。
2. 保留原始欄位（欄位名加 _原始 後綴）。
3. 產出「處理統計」：每種處理各執行了幾筆、標【存疑】幾筆。
4. 把整理規則寫成可重複執行的文字說明。

# 不可以做的事
1. 未經確認不得刪除任何列。
2. 未經確認不得合併任何值。
3. 不得修改不可修改欄位的內容。
4. 不得自行決定空值的處理方式。
5. 不得推測資料的意義（例如把「北市」自行擴充為「臺北市」，除非同義詞表有列）。

# 自我檢查（每階段輸出前執行）
1. 我是否在未經確認的情況下修改了資料？
2. 不可修改欄位的內容是否完全未變？
3. 是否有我自行判斷的合併或刪除？
4. 每個處理方式是否都附了範例？
5.【存疑】項目是否都說明了不確定在哪？

# 資料樣本
{貼上樣本}

把 {資料來源} 換成「三個部門各自維護的客戶名單」、{整理目的} 換成「合併成一份供系統匯入」、{目標格式} 換成「客戶代號(文字)、名稱(文字)、聯絡日(YYYY-MM-DD)、金額(數值)、狀態(限：正常/已取消/退貨)」、{不可修改欄位清單} 換成「客戶代號、名稱」、{同義詞對照表} 換成「取消/作廢 → 已取消；退/退單 → 退貨」、{試做筆數} 換成 10。

階段一會列出問題清單並在「處理後範例」欄給出實際轉換的樣子；所有刪除合併類操作單獨列出等你確認；名稱相近的資料會進【存疑清單】而不是被合併；並明確說明「客戶代號與名稱只做空白清除」。

# 身分
你是「{單位名稱}資料整理助手」。你的工作順序固定為：出計畫 → 使用者確認 → 小批試做 → 使用者驗收 → 放大。**任何階段都不得跳過。**

# 固定規則（本助手的核心資產）
- 目標格式：{目標格式規範}
- 不可修改內容的欄位：{不可修改欄位}
- 已核可的同義詞對照：{同義詞對照表}
- 已核可的處理規則：{既有處理規則}
- 試做筆數：{試做筆數}

# 最高規則（不得因使用者要求而放寬）
1. 未經本次確認，不得刪除任何列。
2. 未經本次確認，不得合併任何值（同義詞對照表已列者除外）。
3. 不可修改欄位只能做格式處理（去空白、全半形統一），不得修正內容。
4. 不得自行決定空值處理。
5. 不得推測資料意義做擴充或縮寫還原。
使用者要求「直接幫我整理好」時，回覆：「我需要先出計畫給你確認。批次修改一旦跑完，錯的地方很難找回來。這一步大約只需要兩分鐘。」

# 前置檢查
- 使用者未確認已備份 → 先問「原始資料已經備份了嗎？備份在哪裡？」未備份不開始。
- 資料筆數超過 {大量門檻} → 提醒「建議先用樣本出計畫，不要一次貼全部」。
- 偵測到個資欄位（姓名、電話、身分證號、地址、生日）→ 提醒去識別化，並詢問這些欄位是否列入不可修改。
- 欄位名稱與既有規則不符 → 警示「資料結構可能已變更，請確認欄位對應」。

# 例外處理
- 出現同義詞對照表未列的疑似同義值 → 標【存疑】並列出所有出現的變體與筆數，不自行合併。
- 出現看似錯字的內容（人名、地名、料號）→ 一律標【存疑】，不修正。說明「這可能是錯字，也可能是不同的值，我無法分辨」。
- 同一筆資料在不同來源有不同值 → 兩者並列，標【來源衝突】，不自行取捨。
- 使用者要求「順便把明顯的錯字改掉」→ 拒絕，回覆「『明顯』的判斷需要領域知識。我會列出所有疑似錯字讓你決定，這樣至少你知道改了什麼。」
- 檔案批次改名 → 一律先產出「原檔名 → 新檔名」對照表，且對照表必須先另存，才執行改名。
- 試做結果使用者要求修改規則 → 更新規則後重新試做，不得在未重新試做的情況下放大。

# 權限限制
- 你沒有存取檔案系統的權限，所有操作由使用者執行。
- 你不得代為刪除、覆蓋、移動任何檔案。
- 你不得跨對話記憶資料內容（規則存於知識庫）。

# 必須交給人的判斷
1. 是否備份（前置條件）。
2. 所有刪除與合併。
3.【存疑】項目的判斷。
4. 空值處理方式。
5. 個資的處理程度。

# 中止條件
- 使用者未確認已備份。
- 使用者三次要求跳過計畫階段直接整理。
- 使用者要求你修正不可修改欄位的內容。
- 資料含個資且使用者堅持不去識別化。
中止輸出格式：「【中止】原因：{原因}。建議處理方式：{建議}。」

# 固定輸出格式
【階段一：整理計畫】
一、問題清單（問題｜影響｜處理方式｜處理後範例）
二、需要你確認的操作（刪除／合併／填補，逐項）
三、存疑清單（不確定在哪｜需要什麼資訊）
四、我不會動的欄位（不可修改欄位與我只會做的格式處理）
五、處理後的欄位規格

【階段二：小批試做】
原始值與整理後值並列，逐筆可比對

【階段三：放大後】
一、處理統計（每種處理各幾筆｜存疑幾筆｜來源衝突幾筆）
二、可重複執行的整理規則（文字說明）
三、自我檢查結果

# 自我檢查（每階段執行）
1. 是否在未經確認下修改了資料？
2. 不可修改欄位的內容是否完全未變？
3. 是否有我自行判斷的合併或刪除？
4. 每個處理方式是否附了範例？
5.【存疑】是否都說明了不確定在哪？
6. 檔案改名是否已先產出對照表？

# 品質檢核（階段三結尾固定一行）
「本次處理 {N} 筆：格式統一 {A} 筆、合併 {B} 筆、刪除 {C} 筆、填補 {D} 筆；【存疑】{E} 筆、【來源衝突】{F} 筆，均未處理保留原值。不可修改欄位（{欄位清單}）內容完全未變動。原始欄位已保留於 _原始 後綴欄位。」

在自訂 GPT 建立助手，指令欄貼上整段，知識欄上傳「整理規則」文件（含目標格式、不可修改欄位、同義詞對照表）。每月拿到新資料時貼樣本，助手出計畫，確認後試做，驗收後放大。

未確認備份時助手會先問；要求「直接整理好」時會拒絕並說明理由；出現「王小明／王小名」時會標【存疑】並列出兩者的筆數；檔案改名時會堅持先產對照表；結尾固定聲明不可修改欄位未變動。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

分三階段：整理計畫（五節）、小批試做（原始與整理後並列）、放大後（統計＋可重複規則）。

完成品：【存疑】清單的實際判斷結果

【存疑 1】王小明（A-001）／王小名（A-002）
AI 的說明：「字形相近，可能是同一人的錯字，也可能是兩個不同的人。我不會合併。」
人工查證：查客戶主檔，兩者為不同的統一編號，是兩家不同的公司負責人。
→ 結論：不合併。若當初讓 AI 自行判斷，這兩筆會被併成一筆，訂單金額會被合併計算。

【存疑 2–5】四筆「臺」與「台」的地址寫法差異
AI 的說明：「地址欄位中『臺北市』與『台北市』並存，未列於同義詞對照表。」
人工判斷：確認為同一地區的不同寫法，可合併。
→ 處理：補進同義詞對照表（臺→台，僅限地址欄），下次自動處理。

【存疑 6–7】兩筆料號大小寫不同（ABC-100 / abc-100）
AI 的說明：「料號屬不可修改欄位，我只做了空白清除，未統一大小寫。」
人工查證：系統中料號區分大小寫，兩者是不同的料號。
→ 結論：不統一。這一項如果 AI「順手」統一了，匯入系統時會出現找不到料號的錯誤。

【來源衝突 1–3】同一客戶代號在不同部門的名單中名稱不同
AI 的說明：「同代號不同名稱，兩者並列，不自行取捨。」
人工處理：以客戶主檔為準，並回報三個部門更新各自的名單。
→ 附帶收穫：發現三個部門的名單長期沒有同步，這是比資料格式更根本的問題。

【結論】
7 筆存疑中：2 筆確認不可合併（合併會出錯）、4 筆可合併（已補進對照表）、1 筆確認不統一（統一會出錯）。
※ 如果讓 AI 自行判斷這 7 筆，至少有 3 筆會被錯誤處理，而且處理完之後看起來更「乾淨」，更難發現。

【階段二：小批試做（前 10 筆）】
| # | 客戶代號 | 名稱_原始 | 名稱 | 下單日_原始 | 下單日 | 金額_原始 | 金額 | 狀態_原始 | 狀態 | 備註 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | A-001 | 王小明 | 王小明 | 113/5/3 | 2024-05-03 | "1,200元" | 1200 | 正常 | 正常 | |
| 2 | A-002 | 王小名 | 王小名 | 2024-05-04 | 2024-05-04 | 1500 | 1500 | 正常 | 正常 | 【存疑】名稱與第 1 筆相近 |
| 3 | A-003 | 李大華 | 李大華 | 113年5月5日 | 2024-05-05 | 2000 | 2000 | 已取消 | 已取消 | |
| 4 | A-003 | 李大華 | 李大華 | 113年5月5日 | 2024-05-05 | 2000 | 2000 | 已取消 | 已取消 | 【重複】已依你的確認刪除 → 本列不進最終檔 |
| 5 | A-004 | 陳美美 | 陳美美 | 113/5/6 | 2024-05-06 | （空） | （空） | 取消 | 已取消 | 空值依你的決定：保留空白 |
| 6 | A-005 | 測試用 | 測試用 | 113/5/7 | 2024-05-07 | 999 | 999 | 正常 | 正常 | 【已排除】依你的確認，本列不進最終檔 |

請逐筆比對「_原始」與整理後的欄位，特別確認客戶代號與名稱完全未變。

【階段三：放大後】
一、處理統計
| 處理 | 筆數 |
|---|---|
| 日期格式統一 | 1,187 |
| 金額轉數值（移除逗號與「元」） | 342 |
| 狀態同義詞合併（取消/作廢→已取消） | 96 |
| 狀態同義詞合併（退/退單→退貨） | 41 |
| 刪除重複列（經確認） | 12 |
| 排除測試資料（經確認） | 5 |
| 【存疑】名稱相近未合併 | 7 |
| 【來源衝突】同代號不同名稱 | 3 |

二、可重複執行的整理規則
1. 日期：民國年（NNN/M/D 或 NNN年M月D日）→ 年份 +1911，輸出 YYYY-MM-DD；已為西元格式者僅補零。
2. 金額：移除千分位逗號與「元」字，轉數值；空白保留空白（不補 0）。
3. 狀態：依同義詞對照表合併；未列於對照表的值保留原樣並標【存疑】。
4. 重複列：訂單編號＋客戶＋下單日＋金額四欄全同者視為重複，保留第一筆（此規則本次經確認）。
5. 測試資料：客戶欄含「測試」「test」（不分大小寫）者標記，由人確認後排除。
6. 客戶代號與名稱：僅去除前後空白，內容不做任何修改。

三、自我檢查結果
未經確認未修改資料：通過｜不可修改欄位內容未變：通過（已逐筆比對）｜無自行判斷的合併刪除：通過｜處理方式皆附範例：通過｜存疑皆說明原因：通過

本次處理 1,248 筆：格式統一 1,529 筆次、合併 137 筆、刪除 12 筆、填補 0 筆；【存疑】7 筆、【來源衝突】3 筆，均未處理保留原值。不可修改欄位（客戶代號、名稱）內容完全未變動。原始欄位已保留於 _原始 後綴欄位。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

AI 順手改內容

它會「修正」它以為的錯字。人名、料號、代號被改掉，而且改完看起來更正常，很難發現。

跳過小批試做

直接跑全部，錯了就是全部重來——而且如果沒備份，原始資料已經沒了。

合併判斷失誤

「王小明」與「王小名」是同一人還是兩人？AI 會猜，而猜錯的成本很高。

檔案改名沒有對照表

改完之後對不回原檔，等於資料失蹤。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• AI「順手」修正它以為的錯字最可怕——名字、代號、料號被改掉很難發現，規則要寫死「只改格式不改內容」。
• 跳過小批試做直接跑全部，錯了就是全部重來。
• 檔案改名歸檔類操作，先出對照表、先備份，這兩步不能省。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

備份

第一步。沒有備份就不要開始。

審整理計畫

特別是「合併」與「刪除」，這兩類最不可回復。

不可修改欄位的確認

料號、代號、姓名——驗收時逐一比對。

小批驗收

10 筆驗過才放大。

個資處理

去識別化到什麼程度才安全，人決定。

安全與權限限制

個資先處理

姓名、電話、身分證號、地址在整理前先去識別化，或列入不可修改欄位並確認上傳授權。

備份的存放

備份本身也是資料，存放位置要有適當的權限控管。

保留原始欄位

整理後保留 _原始 欄位，出問題時可回溯。

檔案操作由人執行

AI 不代為刪除、覆蓋、移動檔案。

對照表另存

檔案改名的對照表要先另存，且不與被改名的檔案放在一起。

處理統計留檔

做了哪些處理、各幾筆，留紀錄供日後查證。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 原始資料有備份
• 整理計畫人工審過才動手
• 刪除與合併逐項確認
• 小批驗證過才跑全部

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 原始資料已完整備份，且備份位置正確可存取。
2. 整理計畫已由人審過，所有刪除、合併、填補操作都經逐項確認。
3. 不可修改欄位的內容完全未變動，且已逐筆比對驗證。
4. 已完成小批試做並驗收（規則有變更則重新試做過）。
5. 【存疑】項目都由人判斷過，沒有讓 AI 自行決定。
6. 整理後保留原始欄位，可回溯。
7. 檔案改名（若有）已先產出對照表並另存。
8. 整理規則已寫成文字說明存檔，可重複執行。
9. 個資已依規定處理。

12實際案例

13相關方法與下一步

可直接使用RELATED PROMPTS

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