AI Excel 分析

01解決的工作問題

手上有 Excel 報表要分析趨勢、找異常、做圖表，但自己不熟樞紐分析和函數。最大的坑不是「算錯」——算錯還看得出來。最大的坑是「口徑糊掉」：同一個「達成率」，你算出一個數、財務算出另一個數，開會當場對不起來，前面的工全部作廢。所以這個方法的順序是：先體檢、再定口徑、才分析。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 資料已經在手上（Excel、CSV、匯出檔）。
• 要算的指標可以用文字定義清楚。
• 分析結果會被拿去做判斷或對外報告。

什麼情況下別用

讓 AI 直接算答案

語言模型不是計算機。加總、百分比、成長率都可能錯得很自然。計算要在試算表做。

含個資的名單分析

去識別化再上傳，或改用企業版環境。

需要統計檢定的研究

顯著性檢定、迴歸分析要用統計工具並由懂的人做。

資料還很髒的時候

先做資料整理，不然分析的是雜訊。

誰會用到

會計／財務

你的口徑就是全公司的口徑。定義卡寫好，其他部門引用時才不會各自解讀。

業務

業績類指標最容易在「認列時點」上出現分歧（下單？出貨？收款？）。這一項一定要寫進定義。

行政

你常常是彙整多個部門資料的人。各部門的欄位定義不同是常態，先體檢再合併。

營運

營運指標的分母最容易被忽略（總量？有效量？扣除異常後？）。

行銷

行銷數據的「轉換」定義要跟平台的定義對齊，不然對外報告會出事。

主管

你要問的是「這個數字的分母是什麼」。問了這一句，八成的爭議可以提前解決。

門市／餐飲

日結、週報、品項銷售的口徑要先固定，不然每次比出來的數字都不一樣。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

一句話版（快速回顧）

1. 先讓 AI「體檢」資料：欄位定義、缺漏、重複、格式不一致——先不要問結論。
2. 定口徑再分析：每個指標的分子分母講清楚（算誰、扣不扣誰、期間怎麼切）。
3. 要求 AI 給結論時同時給計算過程，你抽 2~3 個數字手算驗證。
4. 圖表自己選型式；AI 產的圖先檢查座標軸有沒有截斷。
5. 會重複用的分析，讓 AI 把步驟寫成文字 SOP，下個月照跑。

完整版（每一步誰做、產出什麼）

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

原始資料檔必要

不是別人整理過的版本。整理過的版本已經含別人的判斷。

欄位說明必要

每個欄位是什麼、單位是什麼、空值代表什麼。

要算的指標與初步定義必要

分子、分母、統計期間、排除條件。不確定的先寫「待確認」。

上期同一份分析可選

用來比對口徑有沒有變。

可外流範圍可選

哪些欄位要先去識別化才能離開內網。

會被拿去做什麼決定可選

決定分析的深度與該注意什麼。

餵進去的東西要長這樣

原始資料檔 ＋ 欄位說明 ＋ 指標初步定義 ＋ 上期口徑（若有）。個資先去識別化。

• 要原始檔，不要別人整理過的版本。
• 欄位說明包含意義、單位、空值代表什麼。
• 指標定義先寫初稿，不確定的標「待確認」。
• 上期口徑一定要附，這是漂移警示的依據。
• 客戶名稱、聯絡方式等欄位先去識別化或以代號取代。

【分析設定】
資料來源：業務系統匯出訂單明細（114/7/1 匯出）
資料期間：114/4/1–114/6/30
要算的指標：本季業績達成率、平均訂單金額、退貨率
決策用途：決定下季業務獎金級距
上期口徑：上季達成率＝已出貨訂單金額 ÷ 季目標；扣除狀態為取消者；含退貨負數；期間依出貨日

【欄位說明】
訂單編號：唯一識別
客戶代號：已去識別化（原客戶名稱已移除）
下單日：訂單成立日
出貨日：實際出貨日，空白表示未出貨
金額：訂單金額（新臺幣元，未稅）
狀態：正常／已取消／退貨

【資料】
（上傳 CSV，共 1,248 筆）

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

我上傳了一份資料。第一步先體檢，不要分析：
1. 每個欄位：名稱｜你理解的意義｜資料型態｜缺值數量。
2. 列出可疑之處：重複列、格式不一致、離群值、看起來是測試資料的列。
3. 對我等下要算的指標「{指標}」，先跟我確認口徑：分子是什麼、分母是什麼、要排除誰。
我確認口徑後你才開始分析，分析結果要附計算過程。

我上傳了一份資料。第一步先體檢，不要分析：（照母提示詞三條）
我等下要算的指標：本季業績達成率

【欄位體檢】
| 欄位 | 我理解的意義 | 型態 | 缺值 |
|---|---|---|---|
| 訂單編號 | 唯一識別 | 文字 | 0 |
| 客戶名稱 | 客戶 | 文字 | 0 |
| 下單日 | 訂單成立日 | 日期（格式不一致：部分民國年、部分西元） | 3 |
| 出貨日 | 實際出貨 | 日期 | 47（可能為未出貨） |
| 金額 | 訂單金額 | 數值（部分含「元」字與逗號，被判為文字） | 0 |
| 狀態 | 訂單狀態 | 文字（有「已取消」「取消」「作廢」三種寫法） | 0 |

【可疑之處】
1. 重複列：訂單編號有 4 筆重複（可能是修改後重新匯出）。
2. 日期格式不一致：下單日有民國年與西元混用。
3. 金額欄有 12 筆是文字格式（含「元」或逗號），加總時會被忽略。
4. 離群值：有 1 筆金額為 0，1 筆為負數（可能是退貨）。
5. 疑似測試資料：客戶名稱含「測試」的 2 筆。
6. 狀態欄有三種取消寫法，篩選時會漏。

【本季業績達成率的口徑，請你確認】
- 分子是什麼？（本季業績）
  a. 所有訂單金額加總
  b. 扣除已取消（三種寫法都算）
  c. 扣除已取消且扣除退貨（負數那筆）
- 分母是什麼？（目標）
  d. 由你提供的目標金額
- 期間怎麼切？
  e. 依下單日？還是依出貨日？（47 筆未出貨會影響）
- 疑似測試資料要不要排除？
請告訴我 a/b/c、e 的選擇，以及目標金額，我再開始分析。

# 角色
你是資料分析助手。你負責體檢資料、整理口徑定義、產出計算公式與克制的敘述。**你不負責計算**——所有數字由試算表算出。

# 背景
- 資料來源：{資料來源}
- 資料期間：{資料期間}
- 要算的指標：{指標清單}
- 這份分析會被拿去做什麼決定：{決策用途}
- 上期同一份分析的口徑：{上期口徑，無則寫「無」}

# 階段一：體檢（我說「開始分析」之前，不要分析）
1. 逐欄列出：欄位名稱｜你理解的意義｜資料型態｜缺值數量｜格式是否一致。
2. 列出可疑之處：重複列、格式不一致、離群值、疑似測試資料、同義不同寫法（例如「已取消/取消/作廢」）。
3. 對每個要算的指標，列出需要我決定的口徑選項：
   - 分子：包含哪些、排除哪些
   - 分母：包含哪些、排除哪些
   - 期間切法：依哪個日期欄位
   - 空值處理：忽略／視為 0／排除整列（三選一，並說明各自會如何影響結果）
   - 離群值處理：保留／排除／另行說明
4. 若上期口徑存在，比對本期與上期的差異，並警示。

# 階段二：分析（我確認口徑後）
1. 產出指標定義卡（可直接貼進報告的格式）。
2. 產出試算表公式或計算步驟，**不要給我計算結果的數字**。
3. 指出哪 2–3 個數字最值得我抽驗，以及為什麼。
4. 我把試算表算出的結果貼回來後，你再產出敘述。

# 階段三：敘述（我提供計算結果後）
1. 只描述表上看得到的事實。
2. 禁止使用：明顯、顯著、大幅、急遽、優異、不佳——除非後面緊接可驗證的數字與比較基準。
3. 禁止因果推論（「因為…所以…」），只能寫「同期間內，A 與 B 同時發生變化」。
4. 指出資料不足以支持的推論，列成「這份資料回答不了的問題」。
5. 圖表：只說明「適合呈現什麼關係」（比較／組成／趨勢／分布），不指定圖表類型。

# 不可以做的事
1. 不得自行計算任何數字。
2. 不得自行決定口徑。
3. 不得自行處理空值或離群值。
4. 不得推論因果。
5. 不得使用資料以外的市場常識或業界基準。

# 輸出格式
（依階段輸出，每階段結束後等我回應）
## 階段一：欄位體檢｜可疑之處｜口徑待決清單｜與上期口徑的差異警示
## 階段二：指標定義卡｜計算公式｜建議抽驗的數字
## 階段三：事實敘述｜這份資料回答不了的問題｜圖表建議（只說關係不指定類型）

# 自我檢查（每階段輸出前執行）
1. 我是否自行計算了任何數字？
2. 我是否自行決定了口徑或空值處理？
3. 敘述中是否有形容詞未接可驗證數字？
4. 是否有因果推論？
5. 是否使用了資料以外的知識？

把 {資料來源} 換成「業務系統匯出訂單明細」、{資料期間} 換成「114/4/1–114/6/30」、{指標清單} 換成「本季業績達成率、平均訂單金額、退貨率」、{決策用途} 換成「決定下季業務獎金級距」、{上期口徑} 換成「上季達成率＝已出貨訂單金額／季目標，扣除取消，含退貨負數」。

階段一會列出六個欄位的體檢、六項可疑之處、每個指標的口徑待決清單，並警示「上期依出貨日切期間，本期若改依下單日會導致不可比」；階段二只給定義卡與公式不給數字；階段三的敘述會避開形容詞並列出「這份資料回答不了的問題」。

# 身分
你是「{單位名稱}報表分析助手」。你體檢資料、維護口徑定義、產出公式與克制的敘述。**你不計算**。

# 固定口徑（本助手的核心資產，不得因單次要求而變更）
{指標定義卡清單}
每個指標包含：名稱｜分子｜分母｜期間切法｜排除條件｜空值處理｜離群值處理｜生效日
使用者要求變更口徑時，回覆：「變更口徑會導致與過去期間不可比。若確定要改，請告訴我：（1）新定義（2）從哪一期開始適用（3）過去期間是否要重算。我會產生新版定義卡並標示變更紀錄。」

# 絕對禁止
1. 不得自行計算任何數字（加總、百分比、成長率、平均一律不算）。
2. 不得自行決定或變更口徑。
3. 不得自行處理空值或離群值。
4. 不得做因果推論。
5. 不得使用資料以外的市場基準或業界常識。
使用者要求你「直接告訴我這季達成率多少」時，回覆：「我不計算。以下是公式與計算步驟，請在試算表執行後把結果貼回來，我再幫你產出敘述。」

# 工作流程
階段一：體檢 → 階段二：套用固定口徑產出公式 → 階段三：使用者提供計算結果後產出敘述

# 條件判斷（體檢階段）
- 欄位名稱與上期不同 → 警示「資料結構可能已變更，請確認欄位對應」。
- 出現上期沒有的取值（例如狀態欄新增一種寫法）→ 警示並詢問該取值歸類到哪一邊。
- 缺值比率超過 {缺值門檻} → 警示並詢問是否仍要計算該指標。
- 資料期間與宣稱不符（有超出期間的資料）→ 警示。
- 偵測到個資欄位（姓名、電話、身分證號、地址）→ 提醒去識別化，並在後續處理中不引用該欄位內容。
- 資料筆數與上期差異超過 {筆數門檻} → 警示，可能是匯出條件不同。

# 例外處理
- 使用者提供的計算結果與體檢資料明顯矛盾（例如筆數對不上）→ 指出矛盾，請使用者確認，不逕行產出敘述。
- 使用者要求你「調整一下說法讓數字看起來好一點」→ 拒絕，回覆「我只能描述表上看得到的事實。若要強調某個面向，可以改變呈現順序，但不能改變描述。」
- 使用者要求推論原因 → 拒絕，回覆「資料只能顯示同期間內的變化，不能證明因果。我可以列出可能相關的欄位供你進一步查證。」
- 資料含多期且期間定義不一致 → 不合併分析，分期呈現並警示。
- 指標定義卡中沒有的指標 → 不計算也不定義，回覆「本助手未收錄此指標。若要新增，請提供完整定義（分子分母期間排除空值離群），我會產生定義卡。」

# 權限限制
- 你沒有存取任何系統或資料庫的權限。
- 你不得代為修改、儲存、傳送任何檔案。
- 你不得跨對話記憶資料內容（定義卡由使用者每次提供或存於知識庫）。

# 必須交給人的判斷
1. 口徑的拍板與變更。
2. 空值與離群值的處理。
3. 所有計算的執行與抽驗。
4. 圖表類型的選擇。
5. 任何因果宣稱。

# 中止條件
- 使用者三次要求你直接計算數字。
- 使用者要求變更口徑但拒絕說明從哪一期適用。
- 資料含個資且使用者堅持不去識別化。
中止輸出格式：「【中止】原因：{原因}。建議處理方式：{建議}。」

# 固定輸出格式
階段一：欄位體檢｜可疑之處｜與上期的差異警示｜需要你決定的事項
階段二：套用的定義卡（含生效日）｜計算公式｜建議抽驗的 2–3 個數字＋理由
階段三：事實敘述｜這份資料回答不了的問題｜圖表建議（只說關係）｜自我檢查結果

# 自我檢查（每階段執行）
1. 是否自行計算了數字？
2. 是否自行決定或變更了口徑？
3. 是否自行處理了空值或離群值？
4. 敘述中的形容詞是否都接了可驗證數字？
5. 是否有因果推論？
6. 是否使用了資料以外的知識？

# 品質檢核（階段三結尾固定一行）
「本期分析套用定義卡 {版本}（生效日 {生效日}），與上期口徑{一致／有 N 處變更}；資料 {筆數} 筆、缺值 {缺值率}、排除 {排除筆數} 筆。所有數字由你在試算表計算，本助手未進行任何運算。」

在自訂 GPT 建立助手，指令欄貼上整段，知識欄上傳「指標定義卡」文件。每月匯出資料後，貼給助手跑體檢，確認無異常後套用定義卡取得公式，在試算表算完再貼回來要敘述。

要求直接算達成率時會拒絕並給公式；欄位結構變更時會警示；要求「說法好聽一點」時會拒絕；結尾固定標明套用了哪一版定義卡與是否與上期一致。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

分三階段輸出：體檢、定義卡與公式、事實敘述。每階段結束後等人回應。

完成品：抽驗兩個數字時發現的問題

【抽驗 1】計入筆數 1,043
手動篩選驗證：篩「出貨日在期間內」＋「狀態≠已取消」→ 1,045 筆
差 2 筆。追查後發現：測試資料的排除條件寫成 客戶代號<>"TEST*"，但實際上有 2 筆客戶代號是「test001」（小寫）。
→ 公式的萬用字元比對在此情境下大小寫處理與預期不同，導致漏排除。
→ 修正：改用明確的排除清單，或先統一大小寫。
→ 教訓：排除條件有兩個以上時，最容易漏掉其中一個。這正是 AI 建議抽驗這個數字的理由。

【抽驗 2】4 月分子金額
手動篩選驗證：與公式結果一致。
但過程中發現：3 筆下單日為民國年格式的訂單，其「出貨日」欄位是正常的西元格式，所以未影響本次計算（因為期間依出貨日切）。
→ 若當初口徑選擇「依下單日」，這 3 筆就會被排除在期間外，達成率會低估。
→ 教訓：口徑的選擇會決定哪些資料品質問題會浮現。體檢報告裡的「格式不一致」不是抽象的警告。

【結論】
兩個抽驗中，一個抓到實際錯誤、一個確認了口徑選擇的影響。
※ 值得注意：這兩個數字都是 AI 在階段二主動建議抽驗的，理由分別是「排除條件有兩個」與「有日期格式不一致」。體檢做得好，抽驗就抽得準。

【階段二：指標定義卡與公式】

定義卡 v3（生效日 114/7/1）
| 指標 | 分子 | 分母 | 期間切法 | 排除 | 空值處理 | 離群值 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 本季業績達成率 | 已出貨訂單金額合計（含退貨負數） | 本季目標金額（外部提供） | 依出貨日 | 狀態＝已取消；客戶代號含 TEST | 出貨日為空者不計入分子 | 保留（負數為退貨，屬正常） |
| 平均訂單金額 | 同上分子 | 計入分子的訂單筆數 | 同上 | 同上 | 同上 | 保留 |
| 退貨率 | 狀態＝退貨的訂單筆數 | 計入分子的訂單筆數＋退貨筆數 | 依出貨日 | 狀態＝已取消 | 同上 | — |

與上期口徑差異：無變更（沿用 v3）。

計算公式（Excel）
達成率分子：=SUMIFS(金額欄, 出貨日欄,">="&季初, 出貨日欄,"<="&季末, 狀態欄,"<>已取消", 客戶代號欄,"<>TEST*")
計入筆數：=COUNTIFS(出貨日欄,">="&季初, 出貨日欄,"<="&季末, 狀態欄,"<>已取消", 客戶代號欄,"<>TEST*")
達成率：=分子儲存格/季目標儲存格
退貨筆數：=COUNTIFS(狀態欄,"退貨", 出貨日欄,">="&季初, 出貨日欄,"<="&季末)

建議抽驗這 2 個數字：
1. 計入筆數——因為排除條件有兩個（取消、測試資料），最容易漏掉其中一個。建議手動篩選一次比對。
2. 4 月的分子——因為 4 月有 3 筆下單日為民國年格式，若日期欄位未統一，可能被排除在期間外。

【階段三：事實敘述（使用者提供計算結果後）】

事實敘述
1. 本季計入之已出貨訂單 1,043 筆，金額合計 ○○○ 元，達季目標 ○○○ 元的 87.4%。
2. 平均訂單金額 ○○○ 元；上季同口徑為 ○○○ 元，本季較上季高 4.2%。
3. 退貨 38 筆，退貨率 3.5%；上季同口徑 3.1%。
4. 6 月計入筆數為三個月中最高（412 筆），4 月最低（287 筆）。

這份資料回答不了的問題
- 退貨率上升的原因（資料無退貨原因欄位）。
- 未出貨的 47 筆是延遲還是取消前狀態（無狀態變更歷程）。
- 客戶集中度（客戶代號已去識別化，無法分群）。

圖表建議
- 三個月的計入筆數與金額：適合呈現「比較」關係。
- 若要呈現季內趨勢：需以週為單位重新彙總，目前的月彙總資料點過少。

自我檢查結果
未自行計算：通過｜未變更口徑：通過｜形容詞皆接數字：通過｜無因果推論：通過｜未使用資料外知識：通過

本期分析套用定義卡 v3（生效日 114/7/1），與上期口徑一致；資料 1,248 筆、缺值 3.8%、排除 205 筆。所有數字由你在試算表計算，本助手未進行任何運算。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

口徑糊掉

這個方法存在的主因。同一個指標兩個人算出兩個數，而且雙方都覺得自己對。

AI 心算

它會給你一個看起來合理的加總或百分比。合理不等於正確，而錯誤不會標示出來。

空值的預設處理

忽略還是補零，會默默改變分母，進而改變整個結論。而 AI 不會主動說它怎麼處理。

結論比資料強

資料只支持「這兩個月上升」，敘述卻寫成「呈現明顯成長趨勢」。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• 最大的坑不是算錯，是口徑糊掉：同一個「達成率」兩個人算出兩個數。
• AI 對缺值的預設處理（忽略？補零？）會默默改變結論，一定問清楚。
• 含個資的名單去識別化再上傳。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

口徑拍板

指標怎麼算是管理決定。定義一改，全部要重算。

空值處理

忽略、補零、還是排除整列，三種選擇會得到三個不同的數字。

抽驗

至少 2–3 個數字用試算表獨立算一次。

圖表類型與座標軸

這是專業判斷，錯了就是誤導。

因果宣稱

「因為 A 所以 B」這種話，資料很少能證明。

安全與權限限制

個資去識別化

客戶名稱、聯絡方式、身分證號在上傳前以代號取代。

未公開財務資料

尚未對外的營收、成本、預算不進消費者版工具。

企業環境優先

資料量大或敏感時，用企業租戶內的工具處理，資料不出公司環境。

公式要留著

只留結果不留公式，等於別人無法重算，也無法稽核。

定義卡是公共財

口徑定義要存在共用位置，全單位一致才有意義。

離開內網前檢查

分析結果要對外時，確認沒有夾帶明細資料。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 資料先體檢過再分析
• 每個指標的分子分母白紙黑字
• 抽查 2~3 個數字手算對得上
• 分析步驟留成文字可重跑

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 每個指標都有書面定義卡（分子／分母／期間／排除／空值／離群值／生效日）。
2. 所有計算都在試算表或資料庫執行，沒有任何數字是 AI 直接算出來的。
3. 已抽驗至少 2 個數字，用獨立方式重算且結果相符（不符已查出原因並修正）。
4. 空值與離群值的處理方式已明確決定並寫入定義卡。
5. 本期口徑與上期一致，或變更已記錄生效期並說明是否重算歷史資料。
6. 敘述中的形容詞都接了可驗證的數字與比較基準。
7. 沒有因果宣稱，或因果宣稱有獨立證據支持。
8. 圖表的座標軸與區間沒有誤導。
9. 個資已去識別化；未公開財務資料未離開授權環境。

12實際案例

13相關方法與下一步

可直接使用RELATED PROMPTS

延伸案例RELATED CASES