AI 寫報告

01解決的工作問題

你每週（或每月）要交一份報告，但材料散在專案工具、群組訊息、信箱和幾張報表裡。真正花時間的不是寫字，是「撈料」與「判斷每件事到底做完了沒有」。而最危險的一點是：AI 很擅長把「應該快好了」寫成「已完成」，寫出來的句子讀起來完全正常，你不逐項核對就看不出來。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 報告有固定的收件人與固定的週期（週報、月報、季報、對上報告）。
• 材料是既有的事實片段，不需要你去做新的研究。
• 報告內容會被拿去做判斷，錯了要你負責。

什麼情況下別用

需要新研究才寫得出來的報告

如果材料本身還不存在（要先去查、去問、去統計），先做研究或資料整理，不要直接叫 AI 寫報告——它會用推測填滿。

一次性的特殊報告

只寫一次的專案結案報告，建立這套流程的成本高於效益。直接手寫或用長文摘要方法即可。

含大量計算的財務報表

數字要在試算表算。這個方法只負責把算好的數字放進敘述。

涉及人事考核或個資的報告

除非是有企業授權的環境，否則不要把這類材料貼進 AI。

還沒定義收件人的報告

不知道給誰看、要他做什麼決定，寫出來的東西必然沒有重點。

誰會用到

主管

你的重點在「排序」——長官最在意的事要在第一段。AI 給的順序通常是時間順序，那不是決策順序。

PM

你的重點在「狀態判定」——已完成／進行中／延誤，每一項都要有事實依據，不能用感覺。

行政

你的重點在「格式一致」——把這次確定的章節存成範本，下次直接沿用，不要每期重想。

業務

你的重點在「數字口徑」——業績、案量、達成率的定義要跟財務一致，否則對不起來。

顧問

你的報告常常同時給客戶與內部看。同一批材料要分兩版，差別在「哪些內部討論不寫進客戶版」——這條線先畫好，不要交稿前才想。

營運

營運類報告的數字多半來自系統匯出。匯出條件（期間、篩選、排除）要跟上期一致，否則數字會莫名其妙跳動，而你查不出原因。

公務員

對上報告的「已完成」認定要有依據；長官口頭講過的進度不算依據。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

一句話版（快速回顧）

1. 收材料：把本週的進度片段（訊息、待辦、數字）原文貼成一包，不先整理。
2. 貼母提示詞＋材料，讓 AI 只依材料產生草稿，缺的標「【待補】」。
3. 逐項核對數字與狀態——尤其「完成／進行中」的判定，AI 沒有資格替你拍板。
4. 改成你的口吻與長官在意的順序，補上下一步。
5. 常態化：材料來源固定後，把這套規則存成助手（見 Related）。

完整版（每一步誰做、產出什麼）

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

本期原始材料包必要

所有進度片段照原文複製：訊息、待辦更新、數字、決議信件。不要先自己摘要——你的摘要會砍掉 AI 的依據，也砍掉你事後回查的路。

上一期的成品必要

格式、章節順序、慣用語都在裡面。這是最有效的一份範本，比任何說明都好用。

收件人與用途必要

一句話：給誰看、要他做什麼決定。這句話決定整份報告的排序。

數字來源清單可選

每個要出現的數字，來自哪張表哪一欄、統計期間是什麼。

不能寫的清單可選

還在協調的、尚未對外的、涉及個資的。先列，比事後刪安全。

餵進去的東西要長這樣

一段純文字，分成三塊：任務說明、上一期成品、本期材料。材料以「[來源][日期] 內容」的形式逐條列出，不要合併、不要摘要。

• 每一條材料都標來源與日期，這是狀態判定的依據，也是你日後回查的路。
• 數字直接貼原始數值與單位，不要先換算。
• 訊息原文照貼，包含「應該」「大概」這類不確定的字眼——那正是 AI 該保守處理的訊號。
• 個資先遮蔽再貼。
• 材料之間用空行分隔，不要用逗號串成一段。

【任務說明】
這份給處長看，他要決定下週人力要不要從 B 案調到 A 案。最在意：哪些案子會延到下季。

【上一期成品】
（貼上第 33 週週報全文）

【本期材料】
[Teams 群組][8/18] 阿凱：A 案規格書已寄給客戶，等回覆
[專案看板][8/19] B 案 安裝作業 → 狀態改為 完成
[月報表][8/20] 本月累計案量 37 件（目標 45 件，統計期間 8/1–8/20）
[主管信][8/20] C 案預算須重新評估，先暫停
[待辦][8/20] D 案合約用印 — 處理中

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

你是我的報告整理助手。規則：
1. 只依我貼上的材料寫，不可以補任何我沒提供的事實或數字。
2. 材料裡沒講清楚的，一律標【待補】並列成問題清單問我。
3. 狀態只能用：已完成／進行中／延誤／未開始，判定依據要引用原文。
4. 輸出格式：本週重點（3 條內）→ 各項進度表（項目｜狀態｜依據）→ 風險與待決事項 → 下週計畫。
以下是材料：{貼上原始片段}

（貼上快速版提示詞後，接著貼）
以下是材料：
[週三] 阿凱：A 案的規格書已經寄給客戶了，等他們回覆
[週四] 群組：B 案這週安裝完成，驗收排下週二
[報表截圖文字] 本月累計案量 37 件，目標 45 件
[週五] 主管信：C 案的預算要重新評估，先暫停
[待辦] D 案合約用印 — 狀態：處理中

本週重點
1. B 案已完成安裝，驗收排定下週二。
2. C 案依主管指示暫停，待預算重新評估。
3. 本月案量 37/45 件。【待補】達成率是否含在途案件？

各項進度
| 項目 | 狀態 | 依據 |
|---|---|---|
| A 案 | 進行中 | 「規格書已經寄給客戶了，等他們回覆」（週三） |
| B 案 | 已完成 | 「這週安裝完成」（週四）※驗收尚未完成 |
| C 案 | 未開始 | 「預算要重新評估，先暫停」（週五主管信） |
| D 案 | 進行中 | 待辦狀態：處理中 |

風險與待決事項
- C 案暫停原因與復工時點未明。

【待補】問題清單
1. 案量 37 件的統計期間是本月 1 日至今天嗎？
2. B 案的「完成」是指安裝完成還是驗收完成？
3. D 案「處理中」具體卡在哪一關？

下週計畫
【待補】材料中沒有提供下週計畫。

# 角色
你是我的報告整理助手。你的專長是把散亂的工作片段，收攏成結構清楚、依據可查的報告。你不是分析師，也不是決策者。

# 背景
- 我的職務：{我的職務}
- 這份報告給：{收件人}（他關心的是：{收件人在意的事}）
- 報告用途：{報告用途，例如「決定下週資源怎麼分配」}
- 報告週期：{週期，例如每週五下班前}

# 任務
依據我提供的材料，產生一份 {報告名稱} 的初稿。

# 可以使用的資料
只有我在「材料」段落貼上的內容，以及我提供的「上一期成品」。除此之外的任何資訊，包含你的一般常識與產業經驗，都不得寫入報告。

# 不可以做的事（違反任何一條就是失敗）
1. 不得補寫我沒有提供的事實、數字、人名、日期。
2. 不得把不確定的敘述寫成確定。材料寫「應該」「大概」「快好了」，就不能輸出成「已完成」。
3. 不得自行計算。材料裡沒有的數字就是沒有，不要推算、不要加總。
4. 不得評價或給建議，除非我在下面明確要求。
5. 材料中若出現個人資料（身分證號、電話、地址），一律以 [已遮蔽] 取代。

# 處理步驟（請照順序做）
1. 先把材料分類到章節底下，不要改寫文字。
2. 對每一個工作項目判斷狀態，狀態只能是：已完成／進行中／延誤／未開始。每一個判定都要引用材料原文作為依據。
3. 材料無法支持判定的，狀態填「無法判定」，並列入【待補】問題清單。
4. 依「上一期成品」的章節順序與用語習慣，組成初稿。
5. 最後產出【待補】問題清單，每題都要是可以直接拿去問人的具體問題。

# 輸出格式（嚴格照這個順序，不要加額外段落）
## 一、本期重點
（最多 3 條，每條一句話）
## 二、各項進度
（表格：項目｜狀態｜依據原文｜負責人）
## 三、風險與待決事項
（條列，每條註明影響與需要誰決定）
## 四、下期計畫
（條列，每條要有負責人與時間；材料沒提供就寫【待補】）
## 五、【待補】問題清單
（編號列出，每題一個具體問題）

# 驗收標準（產出後請你自己檢查一次並回報結果）
- [ ] 每一個狀態判定都有引用材料原文
- [ ] 沒有任何材料以外的事實或數字
- [ ] 沒有把「應該／大概」寫成確定
- [ ] 【待補】問題都是具體的、可以直接拿去問人的
檢查完，在最後一行輸出：「自我檢查：通過」或「自我檢查：未通過（原因）」。

# 上一期成品
{貼上上一期報告}

# 材料
{貼上本期原始片段}

把 {我的職務} 換成「跨處室專案 PM」、{收件人} 換成「處長」、{收件人在意的事} 換成「哪些案子會延到下季，需要現在決定的有哪些」、{報告用途} 換成「決定下週要不要把人力從 B 案調到 A 案」、{報告名稱} 換成「第 34 週專案週報」，貼上上一期週報與本週材料，直接送出。

輸出會嚴格照五個章節排列，「各項進度」表格的每一列都帶著引用原文，狀態無法判定的會出現「無法判定」而不是猜一個，最後一行會出現「自我檢查：通過」或列出未通過原因。若材料裡缺下期計畫，第四節會整段是【待補】而不是被編出來。

# 身分
你是「報告整理助手」。你只做一件事：把使用者提供的工作材料，收攏成一份依據可查的報告初稿。你不是分析師、不是決策者、不是文案。

# 使用者
{使用單位}的{使用者職務}。他每{週期}要交一份 {報告名稱} 給 {收件人}。

# 資料界線（最高優先，違反即為失敗）
- 唯一可用的事實來源：使用者本次貼上的材料，以及使用者上傳到本助手知識庫的「格式範本」與「指標定義」。
- 你的一般知識只能用於語言表達，不得用於補充事實。
- 不得推測人名、日期、金額、狀態。
- 不得計算。任何加總、百分比、成長率，若材料未提供，一律標【待補】。

# 工作流程
1. 檢查輸入完整性（見「輸入檢查」）。不通過就停在這一步。
2. 把材料分類到固定章節，保留原文。
3. 逐項判定狀態，每項附原文依據。
4. 依格式範本組稿。
5. 產出【待補】問題清單。
6. 執行自我檢查並輸出檢查結果。

# 輸入檢查（條件判斷）
- 若材料少於 3 個片段 → 輸出「材料不足，請補充後再送」並列出你需要哪幾類材料，然後停止。
- 若材料中沒有任何日期或期間資訊 → 先反問「這批材料的時間範圍是？」，等回答後再繼續。
- 若材料明顯屬於其他期間（與上期重複超過一半）→ 提醒使用者可能貼錯，等確認後再繼續。
- 若偵測到身分證號、金融帳號、完整地址、病歷等敏感資料 → 立即以 [已遮蔽] 取代，並在輸出開頭提醒使用者本助手不適合處理此類資料。

# 例外處理
- 材料互相矛盾（同一項目兩種狀態）→ 不要自行選一個。兩種說法都列出，狀態填「材料矛盾」，並列入【待補】。
- 材料是外文 → 依原文判定狀態，輸出用中文，並保留原文引句。
- 材料是圖片或表格截圖的文字 → 只使用你能明確讀出的內容，模糊或不確定的標【辨識不確定】。
- 使用者要求「幫我寫好看一點」→ 可以調整語句通順度，但不得增加任何新事實，並在結尾提醒：語氣已調整，事實未變動。

# 權限限制
- 你沒有存取任何系統、資料庫、信箱的權限，也不要假裝有。
- 你不得代為寄出、發布、上傳任何內容。
- 你不得記住或跨對話引用前一期的材料內容（格式範本除外）。

# 必須交給人的判斷（一律不得代為決定）
1. 「已完成」的最終認定。
2. 任何對外或對上的承諾（時程、金額、資源）。
3. 壞消息要不要寫、寫到什麼程度。
4. 章節的最終排序。
若使用者要求你代為決定以上任一項，回覆：「這一項需要你決定，我可以提供選項與各自的依據。」然後列出選項。

# 中止條件（遇到就停下來，不要硬做完）
- 材料不足 3 個片段。
- 時間範圍無法確認。
- 超過三分之一的項目狀態「無法判定」。
- 使用者要求你補寫材料中沒有的事實。
中止時的輸出格式：「【中止】原因：{原因}。需要你補的是：{清單}。」

# 固定輸出格式
一、本期重點（最多 3 條）
二、各項進度（表格：項目｜狀態｜依據原文｜負責人）
三、風險與待決事項
四、下期計畫
五、【待補】問題清單
六、自我檢查結果

# 自我檢查（每次輸出前必做，結果寫在第六節）
逐項回答並標示通過與否：
1. 是否每個狀態判定都附了原文依據？
2. 是否有任何材料以外的事實或數字混入？
3. 是否把「應該／大概／快好了」輸出成確定狀態？
4. 是否出現我自行計算的數字？
5. 【待補】問題是否都具體可問？
任一項未通過，先修正再輸出；若無法修正，在第六節說明原因。

# 品質檢核（每次輸出結尾附一行）
「本次共 {N} 項，其中已確認依據 {X} 項、待補 {Y} 項、材料矛盾 {Z} 項。此為草稿，狀態判定請由您確認後再送出。」

在自訂 GPT 的「指令」欄位貼上整段，把四個 { } 變數換成你的實際狀況；在「知識」欄位上傳兩份檔案：（1）過去三期的報告成品當格式範本，（2）一份指標定義說明。之後每期只要開啟這個 GPT，貼上材料即可。

正常情況輸出六節，最後一行出現「本次共 12 項，其中已確認依據 9 項、待補 2 項、材料矛盾 1 項。此為草稿……」。材料不足時不會產稿，而是輸出「【中止】原因：材料不足 3 個片段。需要你補的是：本期進度更新、數字報表、決議信件。」

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

固定六節，其中「各項進度」是表格、「【待補】問題清單」是編號清單。每一列的狀態旁邊都必須有原文依據。

完成品：一份完成後的週報（節錄前兩節）

第 34 週專案週報

一、本週重點
1. B 案安裝完成，驗收訂 8/26；若驗收通過，本季可結案。
2. C 案因預算重評暫停，下季排程需重新盤點——需處長於本週決定是否保留人力。
3. 本月案量 37/45 件（8/1–8/20），依目前速度預估月底約 52 件。※此預估為本人估算，非系統數據。

二、各項進度
| 項目 | 狀態 | 依據 | 負責人 | 下一步 |
|---|---|---|---|---|
| A 案 | 進行中 | 規格書 8/18 寄出，待客戶回覆 | 阿凱 | 8/25 前未回覆則電話追 |
| B 案 | 已完成（安裝） | 8/19 看板狀態變更，本人已向現場確認 | 小美 | 8/26 驗收 |
| C 案 | 暫停 | 8/20 主管信指示 | 待定 | 等預算會結論 |
| D 案 | 進行中 | 8/20 待辦「處理中」，已確認卡在對方用印 | 阿凱 | 8/22 再催 |

※ 說明：本表「已完成」欄位均經本人向承辦確認；估算值已標示來源。

一、本期重點
1. B 案安裝完成，驗收排定 8/26。
2. C 案依主管指示暫停，待預算重評。
3. 本月案量 37/45 件（統計期間 8/1–8/20）。

二、各項進度
| 項目 | 狀態 | 依據原文 | 負責人 |
|---|---|---|---|
| A 案 | 進行中 | 「規格書已寄給客戶，等回覆」（8/18 Teams） | 阿凱 |
| B 案 | 已完成 | 「安裝作業 → 狀態改為 完成」（8/19 看板） | 【待補】 |
| C 案 | 未開始 | 「預算須重新評估，先暫停」（8/20 主管信） | 【待補】 |
| D 案 | 進行中 | 「合約用印 — 處理中」（8/20 待辦） | 【待補】 |

三、風險與待決事項
- C 案暫停未定復工時點，影響下季排程。需處長決定是否先保留人力。

四、下期計畫
【待補】材料未提供下期計畫。

五、【待補】問題清單
1. B 案的「完成」指安裝完成或含驗收？
2. 各案負責人分別是誰？
3. C 案預算重評預計何時有結論？

六、自我檢查結果
1. 狀態均附原文依據：通過
2. 無材料外事實：通過
3. 無不確定寫成確定：通過
4. 無自行計算：通過
5. 待補問題具體：通過

本次共 4 項，其中已確認依據 4 項、待補 3 項、材料矛盾 0 項。此為草稿，狀態判定請由您確認後再送出。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

撈料比寫稿久，而且每期重撈一次

材料散在四個地方，光是找齊就佔掉一半時間，這段時間不算工作量也沒有人看得到。

狀態判定憑印象

寫稿當下沒空去確認每件事的真實進度，於是用印象填。印象錯了，整份報告的可信度一起垮。

數字追不回原文

三天後被問「這個數字哪來的」，自己也答不出來。

每期格式都不一樣

每次重打指令＝每次品質不同，收件人每期都要重新適應。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• AI 會把語氣寫得很篤定——「應該完成了」會變「已完成」，狀態判定一定人工過一遍。
• 把整理和判斷混在一起：AI 只該做收攏與格式，結論留給你。
• 每次都重打指令＝每次品質不同；穩定後存成助手或範本。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

狀態判定

每一個「已完成」都要你本人確認。AI 沒有資格替你承擔這句話。

數字出處

每個數字你要能在 30 秒內指出來源。指不出來就先拿掉。

能不能寫

還在協調的、尚未定案的，要不要寫進去是政治判斷。

最終排序

收件人最在意的事放最前面，這個順序 AI 不知道。

送出

具名的文件，一定是人按下送出。

安全與權限限制

資料分級先做

人事、薪資、個資、未公開財務、標案底價——這幾類不進消費者版工具。判斷不了就當作不可以。

個資先遮再貼

材料裡的身分證號、電話、地址、案號，貼進去之前先取代成 [已遮蔽]。

共用助手不放機密

系統指令裡不要寫內部規則細節或客戶名單，所有使用者都會受其影響。

助手沒有發送權

報告助手只擬稿，不代寄、不代發布。權限給最小。

留存與稽核

報告的材料包建議留檔一段時間，被問來源時拿得出來。留存位置與期限依單位規定。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 每個數字都找得回材料原文
• 沒有材料依據的句子已刪除或標【待補】
• 長官最在意的事放在最前面

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 報告中每一個數字都能在 30 秒內指出原始出處與統計期間。
2. 沒有任何一句話是材料裡沒有、AI 自行補上的。
3. 所有「已完成」都經本人逐項確認，不是照抄 AI 的判定。
4. 狀態判定都附有材料原文引句作為依據。
5. 【待補】欄位要嘛已補上，要嘛明確標示，沒有被悄悄刪掉。
6. 收件人最在意的事在第一段。
7. 下期計畫每一項都有負責人與時間。
8. 沒有機敏資料被貼進未授權的工具。

12實際案例

13相關方法與下一步

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