AI 日結與交班

01解決的工作問題

交班最常見的內容是兩個字：「沒事」。然後下一班遇到客人來拿昨天說好要留的東西、發現冰箱溫度不對、被問一個上一班已經答應過的事——沒有人交代，也沒有人記得。日結與交班真正的功能不是流水帳，是責任分界：這一班發生的事，到哪裡為止是我的、從哪裡開始是你的。AI 在這裡能做的是把散落各處的資訊收成固定格式；不能做的是幫你算現金，也不能替你判斷「這件事要不要往上報」。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 有輪班交接，且上一班的未完成事項會影響下一班。
• 每班要做日結（現金、帳、單據）或至少要交代異常。
• 交接紀錄之後可能被回頭查（客訴、差異、稽核）。

什麼情況下別用

由 AI 計算現金或帳務

現金點算與帳務核對要人做、當場做。AI 只能整理你點完之後的結果。

取代當面交接

紀錄是留痕，不是交接本身。有異常或未完成事項時，還是要當面講一次。

涉及員工個人狀況

誰身體不舒服、誰跟客人起爭執的細節，不寫進通用交班紀錄，走個別管道。

誰會用到

門市／餐飲

這是你的主場。交班紀錄是責任分界，「沒事」兩個字等於放棄這條線。

營運

同一類異常反覆出現在交班紀錄裡，那是流程問題，不是誰比較倒楣。

會計／財務

現金差異當班處理、當班記錄。隔天再追，通常就追不回來了。

主管

你要看的不是每天的流水，是「哪幾件事重複出現」與「哪幾件事沒有人接手」。

行政

交班紀錄可能含客戶資訊與員工姓名，保存與查閱權限要先講清楚。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

一句話版（快速回顧）

1. 現金當場點、當場記，差異當班處理不留到隔天。
2. 把便條、群組訊息、口頭交代收在一起（這一步不做，AI 也整理不出來）。
3. AI 對回固定交班項目逐項填入；沒有資訊的標【未記錄】而不是「無」。
4. AI 比對上一班的未完成事項，標出連續交接超過三班的項目。
5. 有異常或未完成事項時當面講一次，雙方確認後簽核。

完整版（每一步誰做、產出什麼）

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

固定的交班項目清單必要

現金、單據、未完成事項、異常、待補貨、設備狀態、客訴、預約或保留品。項目固定，才不會漏。

當班的原始紀錄必要

現金點算表、POS 日結、單據、便條、群組訊息。原始的，不要先自己摘要。

異常的分級與上報規則必要

什麼程度要立刻通報、什麼可以寫在交班紀錄裡。這一條沒定，第一線只能自己猜。

上一班的交班紀錄必要

看有沒有交代給你的事還沒做完。沒有這個，未完成事項會一直往後累積。

設備與環境的檢查點可選

冷藏溫度、機台狀態、門禁。有固定檢查點才查得出「什麼時候開始不對的」。

餵進去的東西要長這樣

當班原始紀錄（雜亂的原始資料，不要先摘要）＋ 交班項目清單 ＋ 異常分級與上報規則 ＋ 上一班交班紀錄。

• 原始紀錄越雜亂越好。先摘要會濾掉「我跟客人說明天可以拿」這種最容易出事的細節。
• 交班項目要固定，不要每次自己想。項目固定才不會漏。
• 分級規則要具體到可以機械比對（「冷藏溫度超過標準 2°C 以上須立即通報」）。
• 上一班紀錄一定要附，否則未完成事項會無限往後累積而沒有人發現。
• 員工姓名與個人狀況不寫進通用紀錄，用職務或代碼。

【店別】○○門市｜【班別】晚班 14:00–22:00｜【交班對象】次日早班｜【現金作業】有

【交班項目清單 v3】
1 現金與日結｜2 單據｜3 未完成事項｜4 異常｜5 待補貨｜6 設備狀態｜7 客訴｜8 預約或保留品

【異常分級與上報規則】
立即通報（電話）：人身安全、食品安全、停電停水、設備停機影響營業
當日通報（訊息）：冷藏溫度超過標準 2°C 以上、現金差異超過 500 元、客訴涉及退費
紀錄即可：其餘

【上一班交班紀錄（早班 → 晚班）】
- 未完成：C-088 退貨追供應商回覆，9/28 已發信，尚未回覆
- 異常：冷藏櫃 2 號溫度 6°C（標準 ≤ 4°C），已通報維修，尚未到場
- 保留品：P12 一件，客人說今天下午來拿

【當班原始紀錄（雜亂）】
- 現金點完比 POS 少 150，查到是一筆現金退款沒開單
- 冷藏櫃 2 號維修 15:00 到場，壓縮機要換料，最快後天，現在 5°C
- P12 客人沒來拿
- 有客人問可不可以留 P07 兩件，我說可以，明天中午前（沒登記）
- 發票卷用完換新的，舊卷在櫃檯下面
- 群組：店長說明天早上要盤 P03 那一區
- C-088 供應商還是沒回

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

以下是當班原始紀錄、交班項目清單與上一班的交班紀錄。請：
1. 把原始紀錄逐項對回交班項目清單，填入內容；沒有資訊的標【未記錄】，不得寫「無」或「正常」。
2. 比對上一班的未完成事項，逐項標已完成／部分處理／未完成，並標出連續交接超過三班者。
3. 列出「當班必辦」：現金差異的處理、口頭承諾的登記，以及任何拖到下一班就會失去線索的事，每項說明為什麼不能交接。
4. 依提供的分級規則比對異常，標「已達通報門檻／紀錄即可／需人工判斷」。
不得計算或核對任何現金帳務數字；不得判斷是否上報；不得寫入員工姓名或個人狀況。
原始紀錄：{貼上}；項目清單與分級規則：{貼上}

以下是當班的原始紀錄與上一班的交班紀錄。請照四個要求整理。（照母提示詞）

【交班項目清單】
1 現金與日結｜2 單據｜3 未完成事項｜4 異常｜5 待補貨｜6 設備狀態｜7 客訴｜8 預約或保留品

【上一班交班紀錄（早班 → 晚班）】
- 未完成：客戶（代號 C-088）的退貨要追供應商回覆，已於 9/28 發信，尚未回覆
- 異常：冷藏櫃 2 號溫度顯示 6°C（標準 ≤ 4°C），已通報維修，尚未到場
- 保留品：P12 一件，客人說今天下午來拿

【當班原始紀錄（晚班，雜亂）】
- 現金點完，比 POS 少 150。找了一下，發現有一筆現金退款 150 沒有留單據，同事說是退給客人的，當下沒開單。
- 冷藏櫃 2 號維修下午 3 點來看，說是壓縮機問題要換料，最快後天。溫度現在 5°C。
- P12 客人沒來拿。
- 有客人問說可不可以幫他留 P07 兩件，我說可以，明天中午前。（沒有登記）
- 收銀機發票用完換了新卷，舊卷收在櫃檯下面。
- 群組訊息：店長說明天早上要盤 P03 那一區。
- C-088 那件供應商還是沒回。

【交班紀錄（晚班 → 早班）】

| # | 項目 | 內容 |
|---|---|---|
| 1 | 現金與日結 | **短少 150 元。**已查明原因：一筆現金退款 150 元未開立單據。**尚未補單，需當班處理** |
| 2 | 單據 | 發票卷已更換，舊卷置於櫃檯下方（未註明是否已依規定保存與登記） |
| 3 | 未完成事項 | (a) C-088 退貨追供應商回覆——**已連續交接 3 班，仍無回覆**<br>(b) 現金退款 150 元補單 |
| 4 | 異常 | 冷藏櫃 2 號：維修已到場（9/30 15:00），研判壓縮機故障需換料，**最快後天**。目前溫度 5°C，仍高於標準 4°C |
| 5 | 待補貨 | 【未記錄】 |
| 6 | 設備狀態 | 冷藏櫃 2 號異常中（見第 4 項）；其餘【未記錄】 |
| 7 | 客訴 | 【未記錄】 |
| 8 | 預約或保留品 | (a) P12 一件——客人今日未取，**保留期限未載明**<br>(b) P07 兩件——當班口頭答應保留至明日中午前，**尚未登記** |

【承接上一班】
| 上一班交代 | 狀態 |
|---|---|
| C-088 退貨追供應商 | 未完成（延續中，第 3 班） |
| 冷藏櫃 2 號溫度 | 部分處理（維修已到場，尚未修復） |
| P12 保留品 | 未完成（客人未取） |

【需要當班處理，不能交接的事】
1. **現金短少 150 元的補單**。當班還查得到是哪一筆、退給誰；交接到明天就只剩一個對不起來的數字。
2. **P07 的口頭承諾要登記**。口頭答應的事沒有進紀錄，等於沒有人知道。

【要問你的事】
1. 冷藏櫃 2 號溫度 5°C 且需兩天才能修復——依你們的異常上報規則，這是否已達通報門檻？該櫃內商品要不要移出？
2. P12 的保留期限是幾天？超過要怎麼處理？
3. 舊發票卷的保存與登記是否有規定？

【我沒有做的事】
- 沒有計算或核對任何現金與帳務數字。150 元的短少是你點出來的，我只是把它寫進紀錄。
- 沒有判斷冷藏櫃的異常要不要上報——那要看你們的分級規則。
- 待補貨、客訴標【未記錄】而不是「無」。沒有記錄不等於沒有發生。

# 角色
你是交班紀錄的整理協助者。你的專長是把當班散落的資訊收成固定格式，並標出「不能交接、必須當班處理」的事。你不算帳、不判斷上報、不替使用者承諾任何事。

# 背景
- 單位／店別：{名稱}
- 班別與時段：{班別}
- 交班對象：{下一班別}
- 是否有現金作業：{有／無}

# 任務
產出交班紀錄、上一班承接表、當班必辦清單與待確認事項。

# 可以使用的資料
只有【當班原始紀錄】【交班項目清單】【上一班交班紀錄】【異常分級規則】四段。你對零售或餐飲作業的一般認識、你認為應該檢查的項目，一律不得補入。

# 不可以做的事（違反任何一條就是失敗）
1. 不得計算或核對任何現金、帳務、庫存數字。只能記錄使用者提供的結果。
2. 沒有資訊的項目一律標【未記錄】，不得寫「無」「正常」「無異常」。
3. 不得判斷異常是否達上報門檻——只能依提供的分級規則做機械比對，邊界情形標「需人工判斷」。
4. 不得補入原始紀錄沒有的內容，包含你認為當班應該做的檢查。
5. 不得寫入員工姓名或個人狀況；一律以職務或代碼表示。
6. 口頭承諾、答應客人的事，一律列為「當班必辦：登記」。

# 處理步驟（請照順序做）
1. 把原始紀錄逐項對回交班項目清單，填入內容或標【未記錄】。
2. 比對上一班的未完成事項，逐項標已完成／部分處理／未完成，並標出連續交接超過三班者。
3. 依分級規則比對異常，標「已達通報門檻／紀錄即可／需人工判斷」。
4. 列出「當班必辦」：現金差異的處理、口頭承諾的登記、以及任何拖到下一班就會失去線索的事。
5. 列出待確認事項：規則沒寫清楚、需要主管決定的。
6. 自檢：是否出現計算、是否把【未記錄】寫成「無」、是否出現姓名。

# 輸出格式（嚴格照這個順序，不要加額外段落）
## 一、交班紀錄
（表格：項目｜內容；無資訊者標【未記錄】）
## 二、上一班承接表
（交代事項｜狀態｜已連續幾班）
## 三、當班必辦（不可交接）
（每項說明為什麼不能交接）
## 四、異常分級
（異常｜依規則判定｜需人工判斷者標出）
## 五、待確認事項
（規則未涵蓋或需主管決定）
## 六、自檢
（未計算、未把未記錄寫成無、未出現姓名）

# 驗收標準（產出後自己檢查一次並回報結果）
- [ ] 沒有任何我計算或核對的數字
- [ ] 沒有資訊的項目都標【未記錄】，沒有寫「無」
- [ ] 口頭承諾都列入當班必辦
- [ ] 連續交接超過三班的事項已標出
- [ ] 沒有出現員工姓名或個人狀況

【交班項目清單】
{貼上}

【異常分級與上報規則】
{貼上}

【上一班交班紀錄】
{貼上}

【當班原始紀錄】
{貼上，原始的，不要先摘要}

背景填法示例：店別＝○○門市；班別＝晚班 14:00–22:00；交班對象＝次日早班；有現金作業。原始紀錄照 A 版格式貼上，越雜亂越好——先摘要會把重要的細節濾掉。

與 A 版的差別：多出「當班必辦」與「異常分級」兩節。當班必辦是這份紀錄最重要的部分——它列的是「拖到下一班就會失去線索」的事，例如現金差異的查證與口頭承諾的登記。

# 你是誰
你是「交班檢查助手」。當班人員把原始紀錄貼給你，你負責整理成固定格式的交班紀錄，並擋下不能交接的事項。你不算帳、不判斷上報、不代為承諾。

# 你的資料來源
只有使用者這次貼上的原始紀錄與上一班紀錄，以及建置時附上的三份文件：交班項目清單、異常分級與上報規則、當班必辦定義。除此之外一律不得引用。

# 絕對規則（違反就是失敗）
1. 不計算或核對任何數字。
2. 沒有資訊的項目標【未記錄】，不得寫「無」或「正常」。
3. 不判斷異常是否上報，只做規則的機械比對；邊界情形標「需人工判斷」。
4. 口頭承諾一律列入當班必辦（登記）。
5. 不寫員工姓名或個人狀況。

# 條件判斷（依序檢查，先中的先套用）
1. 有現金差異但未載明處理方式 → 標為「不可交接」，並說明當班還查得到、隔天就只剩一個數字。
2. 有口頭承諾未登記（答應客人保留、答應何時回覆）→ 標為「不可交接」。
3. 上一班的未完成事項已連續交接 ≥ 3 班 → 標為「需上報」，並建議由主管指派負責人與期限。
4. 異常描述含人身安全、食品安全、設備停機、停電停水 → 最優先標出，並提示依規則可能已達通報門檻。
5. 原始紀錄含員工姓名或個人狀況 → 以職務或代碼取代，個人狀況建議走個別管道不入通用紀錄。

# 例外處理
- 使用者說「今天真的沒事」→ 仍逐項填表，未提供資訊的標【未記錄】，並回覆「『沒事』與『未記錄』在事後查證時是兩件事」。
- 使用者說「現金差 50 而已，明天再說」→ 回覆「金額大小不影響：當班還找得到是哪一筆。這一項標為不可交接」。
- 使用者要求代為判斷「這個要不要打電話給店長」→ 依分級規則比對後給出規則判定；規則未涵蓋者標「需人工判斷」，不代為決定。
- 使用者要求把某件事寫得含糊一點 → 拒絕，回覆「交班紀錄是責任分界，寫得含糊時，之後爭議的成本會落在你身上」。

# 每次回覆的格式
【交班紀錄】（固定項目，無資訊標【未記錄】）
【上一班承接】（狀態 ＋ 已連續幾班）
【不可交接：當班必辦】（每項說明理由）
【異常分級】（規則判定／需人工判斷）
【待確認事項】
【自檢】（未計算、未把未記錄寫成無、未出現姓名）

# 固定結尾
每次回覆最後一行固定加註：「本紀錄依 {項目清單版本}；現金與帳務數字由當班人員負責點算，異常上報依 {分級規則} 由 {權責} 判斷。紀錄不取代當面交接。」

# 自我檢查（每次回覆前執行，不需輸出過程）
- 是否出現我算的數字？有就刪。
- 是否把【未記錄】寫成「無」？有就改回。
- 口頭承諾是否都進了當班必辦？沒有就補。

# 建置參數
交班項目清單：{附檔，含版本}
異常分級與上報規則：{附檔}
當班必辦定義：{附檔}
權責：{職稱}

建置時把三份文件上傳為知識檔案。上線前用至少二十班的歷史交班紀錄測過，其中五班要刻意含陷阱：一班寫「今天沒事」、一班有現金差異未處理、一班有口頭答應客人保留、一班的事項已連續交接四班、一班寫了員工姓名與身體狀況，確認它分別逐項填【未記錄】、標不可交接、標不可交接、標需上報、以職務代替並建議走個別管道。

與 B 版的差別：這一版會主動擋——現金差異未處理、口頭承諾未登記，都會被標成「不可交接」。它也會追蹤連續交接的班數，超過三班就建議上報。那類事項的特徵是每一班都寫了，但沒有一班處理。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

六節：交班紀錄、上一班承接表、當班必辦（不可交接）、異常分級、待確認事項、自檢。沒有資訊的項目一律【未記錄】。

完成品：同一班的兩種交班紀錄

【版本一：實際寫的】

交班：晚班 → 早班
沒事。

─────────────────────────────
【版本二：照項目清單整理後】

交班：晚班（14:00–22:00）→ 次日早班

1 現金與日結：短少 150 元。已查明為一筆現金退款未開單。**補單未完成，明日開店前處理**。
2 單據：發票卷已更換，舊卷置櫃檯下方。保存登記狀態【未記錄】。
3 未完成事項：
   (a) C-088 退貨追供應商——**已連續 3 班未有回覆，建議上報店長指派負責人**
   (b) 現金退款補單
4 異常：冷藏櫃 2 號，15:00 維修到場，判定壓縮機故障需換料，**最快後天**。現溫 5°C（標準 ≤ 4°C）。
   → 未達當日通報門檻（規則為超出 2°C）。但**需兩天才能修復，櫃內商品是否移出需請示**。
5 待補貨：【未記錄】
6 設備狀態：冷藏櫃 2 號異常中；其餘【未記錄】
7 客訴：【未記錄】
8 預約／保留品：
   (a) P12 一件，客人今日未取。保留期限【未記錄】。
   (b) P07 兩件，已口頭答應保留至明日中午前。**已登記於保留品表**。

交接人：晚班 值班（職務）｜接班人：早班 值班（職務）｜雙方確認：是

─────────────────────────────
【兩個版本的差別在哪】

版本一沒有寫錯任何事——當班人員確實認為「沒什麼特別的」。問題在於：
- 現金差異當下查得到，隔天查不到。
- 口頭答應的事只存在講的人腦裡。
- 冷藏櫃「要修兩天」這個資訊，早班不知道就不會處理商品。
- C-088 已經第三班，但每一班都覺得「上一班也沒處理，應該不急」。

版本二多花的時間：約 6 分鐘。
避免的：一次客人撲空、一筆追不回的現金差異、以及一整櫃可能已經不合格的商品。

【另外要說的一件事】
第 5、6、7 項標的是【未記錄】而不是「無」。這不是形式主義——如果隔天發現前一晚就有客訴，「無」代表當班確認過沒有（是一個承諾），「未記錄」代表當班沒留下資訊（是一個事實）。兩者在事後查證時的意義完全不同。

## 一、交班紀錄（晚班 → 次日早班）
| # | 項目 | 內容 |
|---|---|---|
| 1 | 現金與日結 | 短少 150 元，原因為一筆現金退款未開單。**補單未完成** |
| 2 | 單據 | 發票卷已更換，舊卷置於櫃檯下方（保存與登記狀態【未記錄】） |
| 3 | 未完成事項 | (a) C-088 退貨追供應商（第 3 班）(b) 現金退款補單 |
| 4 | 異常 | 冷藏櫃 2 號：15:00 維修到場，壓縮機需換料，最快後天；現溫 5°C |
| 5 | 待補貨 | 【未記錄】 |
| 6 | 設備狀態 | 冷藏櫃 2 號異常中；其餘【未記錄】 |
| 7 | 客訴 | 【未記錄】 |
| 8 | 預約或保留品 | (a) P12 一件未取，保留期限【未記錄】(b) P07 兩件，口頭答應至明日中午，**未登記** |

## 二、上一班承接表
| 交代事項 | 狀態 | 連續班數 |
|---|---|---|
| C-088 退貨追供應商 | 未完成 | 3 |
| 冷藏櫃 2 號 | 部分處理（維修到場，未修復） | 2 |
| P12 保留品 | 未完成（客人未取） | 2 |

## 三、當班必辦（不可交接）
| 事項 | 為什麼不能交接 |
|---|---|
| 現金退款 150 元補單 | 當班還知道是哪一筆、退給誰；交到明天只剩一個對不起來的數字 |
| P07 兩件登記保留 | 口頭答應的事沒進紀錄，接班的人不會知道，客人明天來會撲空 |

## 四、異常分級
| 異常 | 規則判定 |
|---|---|
| 冷藏櫃 2 號 5°C（標準 ≤ 4°C，超出 1°C） | 未達「超過 2°C 以上須當日通報」門檻 → 紀錄即可。**但需人工判斷**：需兩天才能修復，期間商品是否移出 |
| 現金差異 150 元 | 未達 500 元門檻 → 紀錄即可 |

## 五、待確認事項
1. 冷藏櫃需兩天修復，櫃內商品是否移出？（規則未涵蓋「持續性異常」）
2. P12 保留品的保留期限與逾期處理方式？
3. 舊發票卷的保存與登記規定？

## 六、自檢
- 未計算或核對任何數字：是
- 無資訊項目皆標【未記錄】，未寫「無」：是
- 口頭承諾已列入當班必辦：是
- 未出現員工姓名或個人狀況：是

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

交班寫「沒事」

責任分界一旦消失，出問題時只能靠記憶爭論。而記憶通常對自己比較有利。

未完成事項無限往後推

「請幫忙追一下那筆退貨」交接了五班，每一班都寫了，沒有一班處理。

現金差異拖到隔天

當班還查得到是哪一筆，隔天只剩下一個對不起來的數字。

口頭交代沒進紀錄

「我跟客人說明天可以拿」——講的人記得，接班的人不知道。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• 「無」是一個承諾（我確認過沒有），「未記錄」是一個事實。事後查證時差很多。
• 現金差異當班還知道是哪一筆，隔天就只剩一個對不起來的數字。
• 同一件事交接五班，每班都寫、沒有一班處理。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

現金與帳務

點算與核對由人當場做，差異當班處理。

異常要不要上報

分級規則可以機械比對，但邊界情形要人判斷。

當面交接

有異常或未完成事項時，紀錄之外還要講一次。

簽核

交接雙方確認並簽核，這是責任分界成立的條件。

安全與權限限制

紀錄可能含客戶資訊

客戶姓名、電話、訂單內容要以代號處理；查閱權限與保存期限要有規定。

不寫員工個人狀況

身體狀況、爭執細節不進通用交班紀錄，走個別管道處理。

紀錄是責任分界

交班紀錄在客訴、差異、稽核時會被調閱。簽核與保存要落實，不可事後補寫。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 交班項目逐項填寫完成，沒有資訊者標【未記錄】而非「無」。
2. 現金與帳務由當班人員點算核對，AI 未參與計算。
3. 現金差異已於當班查證並載明處理方式，未留到下一班。
4. 所有口頭承諾都已登記，並列入當班必辦。
5. 上一班的未完成事項都已標註狀態與連續班數，超過三班者已上報。
6. 異常已依分級規則比對，邊界情形已由人判斷並記錄結果。
7. 紀錄中未出現員工姓名或個人狀況，客戶資訊已以代號處理。
8. 有異常或未完成事項時已當面交接，並經雙方簽核留存。

12實際案例

13相關方法與下一步

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