工作情境 · 流程與 SOP

要把做法寫下來

把老手的默契寫成新人能照做的步驟

01這個情境是什麼

把老手腦袋裡的默契,寫成新人照著做也不會出事的步驟。這個情境真正的困難不在「寫」,而在「挖」——老手知道怎麼做,但說不出來為什麼那樣做,而那個「為什麼」正是新人會踩雷的地方。SOP 寫出來只是一半,另一半是留痕與交接:讓事情在人員異動時不會歸零。

02你要做哪一件事?挑最接近你手上那件事的,右邊就是對應的方法

訪談老手寫 SOP
把默會知識問出來,變成步驟。
畫流程圖
有分支的流程用文字寫會爆炸,要圖。
例外處理清單
SOP 的價值有一半在「遇到這種狀況怎麼辦」。
交接文件
離職、輪調、代理時,讓接手的人不用重問一遍。
留痕紀錄
做過什麼、為什麼這樣決定,留下來給未來的人。
SOP 定期複核
流程改了但 SOP 沒改,比沒有 SOP 更危險。

03這個情境的方法點進任一張卡就是完整做法;下面的地圖是建議順序,不要跳步

住在這個情境的方法3 個

這裡也用得上主場在別的情境

同一套指令每週貼好幾次AI Agent 建置做一個記得你規則的助手——先判斷該不該做,再選 Skill/GPT/Copilot 哪種裝法。同一件事一直重做 · 要搭建|建助手或系統
適用:工程師/研發、PM、主管 等 5 種
工具:自訂 GPT/ProjectClaude SkillCopilot Studio
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做了三十年的師傅要退休了AI 老師傅經驗萃取老手說不出來的東西要用問的——AI 當訪談員,人負責把「看情況」逼成寫得下來的條件。同事一直問同一題 · 要搭建|建助手或系統
適用:HR、教育訓練、營運 等 8 種
工具:ClaudeChatGPTNotebookLM
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同一份文件有好幾個版本散在不同地方AI 文件版本與有效期效力看核定紀錄,不看修改時間——最新的那一份常常只是某人昨天改的。同事一直問同一題 · 進階|要先備料
適用:行政、法務、公務員 等 6 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project
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有新人要進來AI 新人上手包內容只能來自老手的嘴,不能來自範本——而老手最不會寫的,正是他覺得理所當然的事。要教會別人 · 進階|要先備料
適用:HR、主管、行政 等 6 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project
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現場半天看了三十個地方、問了十幾個人、拍了八十張照片AI 現場訪視紀錄看到的、聽到的、我推測的,三種不能混——一個「說」字就是一個證據等級。要查一堆資料 · 進階|要先備料
適用:顧問、工程師/研發、營運 等 5 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project
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一資料夾幾百張照片(巡檢、驗收、外觀AI 影像初判它說「沒問題」的那一堆,才是要盯的地方——漏標不會有人發現。怕看漏、怕出包 · 要搭建|建助手或系統
適用:工程師/研發、營運、公務員 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeGemini自訂 GPT/Project
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盤點盤出差異AI 盤點與損耗差異不等於損耗——查不到原因的標【原因不明】,那才是流程漏洞的位置。一堆數字要整理 · 要搭建|建助手或系統
適用:門市/餐飲、會計/財務、營運 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project
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要同時滿足法定工時與休息、每班的技能配置AI 排班AI 攤開條件與衝突,法規檢查交給工具——排得出來不代表合法。案子要追進度 · 要搭建|建助手或系統
適用:門市/餐飲、HR、營運 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project
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FAQ 已經寫好了AI 客服機器人建置把審過的問答接成會回話的助手——真正要設計的不是它會答什麼,是它什麼時候該閉嘴轉真人。要回客戶/民眾的話 · 要搭建|建助手或系統
適用:客服、營運、行政 等 6 種
工具:自訂 GPT/ProjectCopilot StudioClaude SkillChatGPT
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已經有 SOP 或固定做法AI 工作流程設計把人的 SOP 改造成人機分工的工作流:AI 做哪段、人把哪關。同一件事一直重做 · 要搭建|建助手或系統
適用:主管、PM、營運 等 5 種
工具:ClaudeChatGPT
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照這個順序做推薦方法地圖

先把默會知識問出來

訪談的品質決定 SOP 的品質。

把分支畫成圖

文字寫不清楚的分支,圖一畫就看出漏洞。

留下決策痕跡

為什麼這樣做,比怎麼做更難重建。

穩定後才談自動化

SOP 沒驗證過就自動化,等於把錯誤加速。

04對應角色這些職位最常做這件事

05–14整個情境怎麼運作(含流程圖)10 段:現在怎麼做、哪裡卡住、要準備什麼、AI 能介入哪一段、哪幾關不能下放、做完長什麼樣。想搞懂整件事再看;只想動手做的話,上面挑一個方法點進去就好。

05目前流程(還沒用 AI 之前)先看清楚現在怎麼做,才知道哪一段值得改

步驟與說明
1老手口頭教一次
新人邊聽邊記,記到的是動作,記不到的是判斷理由。
2新人自己做筆記
筆記只對自己有意義,換下一個新人又要重教。
3遇到例外就問
老手回一句「這個要看情況」,情況是什麼沒有人寫下來。
4有人寫了一份 SOP
通常是稽核要求,寫完存進共用磁碟,沒有人再打開。
5流程改了
SOP 沒跟著改。新人照著舊 SOP 做,出事。

06流程困難點卡住的位置,不是「做得慢」而是「做不下去」的地方

老手說不出為什麼挖掘
最核心的困難。他會做,但那個判斷已經內化成直覺。直接問「你怎麼做」得到的是動作清單,不是判斷準則。
例外比正常流程多覆蓋
SOP 寫了主線,實務上八成的時間在處理例外,而例外沒有被寫進去。
分支寫成文字看不懂呈現
「如果 A 且非 B 則跳到第七步,除非 C」——文字寫到第三層就沒人看得懂了。
寫完就過期維護
沒有複核機制的 SOP,半年後跟現實脫節,而照做的人會出事。

07常見錯誤與風險

AI 補上不存在的步驟
訪談材料有缺口時,AI 會用「一般來說的流程」填滿。那個補上的步驟在你的單位可能是錯的。
把個人習慣寫成標準
老手的某個動作可能只是他的習慣,不是必要步驟。全部寫進 SOP 會綁死後人。
漏掉合規要求
某些步驟存在的唯一理由是法規或稽核要求,訪談時老手不會提,因為他覺得理所當然。
SOP 與實際做法不一致
紙上一套、實際一套,稽核時是重大缺失。
交接文件含機敏資訊
帳號、密碼、客戶名單寫進交接文件並存在共用磁碟。
自動化跑在錯的 SOP 上
把還沒驗證過的 SOP 直接做成自動化,等於把錯誤放大並加速。

08需要準備的輸入資料備料決定成品;標「必要」的沒有就先別開始

訪談逐字稿(必要)必要
老手的原話。原話裡的猶豫與「這個要看狀況」正是要挖的地方。
實際操作的畫面或紀錄(必要)必要
說的跟做的常常不同。有紀錄才對得起來。
現有文件與表單必要
流程中會用到的表單、系統、範本。
例外案例可選
過去一年真的發生過的意外狀況,至少三個。
合規要求可選
法規、稽核、內控規定中跟這個流程有關的條文。
角色與權限可選
每一步是誰做、誰核、誰有權限。

09AI/Agent/Tool 可以介入的位置

流程位置做什麼/怎麼做
訪談階段AI產生追問題目
讓 AI 依「動作/判準/例外/後果」四個角度產生追問清單,追問由人執行。
整理階段AI把逐字稿轉成步驟草稿
強制標註每一步的來源逐字稿位置;訪談沒講到的一律標【待補】,禁止補寫。
呈現階段Tool流程圖工具
把分支結構畫成流程圖,用圖檢查「有沒有走不到的分支」。
留痕階段Agent交接紀錄助手
固定欄位的交接紀錄,每次異動照同一格式產生。

10人工必須保留的判斷這幾件事不下放,下放了出事的是你

判準的正確性
「什麼情況下要走哪條路」只有老手能確認,而且要當面確認。
必要 vs 習慣
哪些步驟是非做不可、哪些只是個人做法,要一步一步問。
合規步驟
為了法規存在的步驟不能簡化,要有人確認它還在。
試做驗證
SOP 要找一個沒做過的人照著做一遍,這一步不能省。
機敏資訊處理
帳密與客戶資料不寫進 SOP,另存權限管控的地方。

11實際案例

SOP 訪談:不要問「你怎麼做」,要問「什麼情況下你會改做別的」

第一手拆解:SOP 流程圖方法(完整拆解) →

當時的狀況:一個只有一位資深同仁會做的流程,要在他輪調前寫成 SOP。第一次訪談拿到的是一串動作,新人照著做立刻卡在第一個例外。

AI 做了什麼
  • 依「動作/判準/例外/後果」四個角度,產出針對每一步的追問清單。
  • 把訪談逐字稿轉成步驟草稿,並標註每一步對應逐字稿的哪一段。
  • 把訪談中沒有提到的環節標為【待補】,而不是用一般流程補滿。
人做了什麼
  • 拿追問清單回去做第二輪訪談,特別追「什麼情況下你會改做別的」。
  • 逐條確認哪些步驟是必要的、哪些只是個人習慣。
  • 找一位沒做過的同仁照 SOP 試做一遍,卡住的地方就是還沒問到的地方。

結果:SOP 的價值從「記錄動作」變成「記錄判斷」——後者才是老手真正值錢的部分。

待補資料:訪談輪數與 SOP 完備度的關係因流程複雜度差異極大,本站不提供通用數字。建議以「試做時卡住的次數」作為自己的指標。

12最終輸出做完之後手上應該有這些東西

步驟 SOP
每一步有動作、判準、負責角色,以及對應的訪談出處。
流程圖
分支與例外走向一目了然,可檢查有沒有走不到的路。
例外處理表
遇到什麼狀況、怎麼判斷、找誰。
待補清單
訪談還沒問到的環節,是下一輪訪談的題目。
交接紀錄
固定欄位,讓下一任不用從零重建脈絡。

13驗收標準全部打勾才算完成

  1. 每一個步驟都有「判準」而不只有「動作」。
  2. 已找一位沒做過的人照 SOP 試做一遍,並記錄卡住的位置。
  3. 至少三個真實發生過的例外狀況已寫入例外處理表。
  4. 所有為合規而存在的步驟都有標註依據,不會被後人當成冗餘刪掉。
  5. 流程圖中沒有走不到的分支,也沒有沒有出口的路徑。
  6. SOP 中沒有帳號密碼或客戶個資,這些另存權限管控處。
  7. 已指定 SOP 的複核負責人與複核頻率。

14流程困難點與介入點圖

下圖把摺疊區前面 9 段收成一張:輸入 → 步驟 → 困難點 → AI/Agent/Tool 介入 → 人工檢查 → 產出。紅框是這個情境最常出事的位置,綠框是不能下放的人工檢查點。

流程與 SOP:把老手的默契變成新人能照做的步驟
流程與 SOP:把老手的默契變成新人能照做的步驟直向流程圖。輸入是老手訪談逐字稿、實際操作紀錄與現有表單;先由 AI 依動作判準例外後果四個角度產生追問清單,再由人執行第二輪訪談,接著由 AI 把逐字稿轉成標註出處的步驟草稿並把沒問到的標為待補,然後用流程圖工具把分支畫出來檢查漏洞,再進入人工檢查點由沒做過的人試做驗證,最後產出步驟 SOP、流程圖與例外處理表。右側標示四個困難點:老手說不出判斷理由、AI 用一般流程補滿缺口、例外比正常流程多、寫完沒有複核就過期;並標示中止條件:試做時卡在 SOP 沒寫到的地方就不得發布。檢查點有退回線回到追問步驟。卡住就退回補訪談INPUT / 輸入老手訪談逐字稿 + 實際操作紀錄 + 現有表單說的跟做的常常不同,兩者都要AI / AI 介入AI 產追問清單:動作/判準/例外/後果四個角度HUMAN / 人工步驟人執行第二輪訪談,追問「什麼情況下你會改做別的」AI / AI 介入AI 轉成步驟草稿,標出處;沒問到的標【待補】不補寫TOOL / 工具處理流程圖工具畫出分支,檢查有無走不到的路徑CHECKPOINT / 人工檢查找沒做過的人照 SOP 試做一遍,記錄卡住位置OUTPUT / 產出步驟 SOP + 流程圖 + 例外處理表 + 交接紀錄RISK / 困難點老手會做但說不出為什麼,訪談只拿到動作清單RISK / 困難點AI 用「一般來說的流程」補滿缺口,看起來合理但不是你們的做法RISK / 困難點實務上八成時間在處理例外,而例外沒被寫進去RISK / 困難點沒有複核機制,半年後 SOP 與現實脫節,照做的人出事STOP / 中止條件試做時卡在 SOP 沒寫到的地方 → 不得發布,回去補訪談
看圖重點:這張圖最重要的是最後那個 CHECKPOINT:找一個沒做過的人試做。任何 SOP 沒經過這一關都不算完成——因為寫的人自己看不出缺了什麼,只有真正卡住的人看得出來。另外注意「AI 用一般流程補滿缺口」這個紅框:它產生的錯誤最難發現,因為補上去的步驟看起來完全合理,只是你們單位不是那樣做。
純文字流程表(手機/螢幕閱讀器建議看這張)
流程與 SOP:把老手的默契變成新人能照做的步驟(純文字流程表)
類型/角色流程步驟這一步的困難點/中止條件
1Human老手訪談逐字稿 + 實際操作紀錄 + 現有表單
說的跟做的常常不同,兩者都要
2AIAI 產追問清單:動作/判準/例外/後果四個角度
困難點/風險老手會做但說不出為什麼,訪談只拿到動作清單
3Human人執行第二輪訪談,追問「什麼情況下你會改做別的」
4AIAI 轉成步驟草稿,標出處;沒問到的標【待補】不補寫
困難點/風險AI 用「一般來說的流程」補滿缺口,看起來合理但不是你們的做法
5Tool流程圖工具畫出分支,檢查有無走不到的路徑
困難點/風險實務上八成時間在處理例外,而例外沒被寫進去
6Checkpoint找沒做過的人照 SOP 試做一遍,記錄卡住位置
困難點/風險沒有複核機制,半年後 SOP 與現實脫節,照做的人出事
失敗與中止條件試做時卡在 SOP 沒寫到的地方 → 不得發布,回去補訪談
7Output步驟 SOP + 流程圖 + 例外處理表 + 交接紀錄

回流線:找沒做過的人照 SOP 試做一遍,記錄卡住位置 → 人執行第二輪訪談,追問「什麼情況下你會改做別的」(卡住就退回補訪談)

Mermaid 原始碼(貼進 Mermaid Live 或 draw.io 可再編輯)
可直接複製,改成你自己的流程
flowchart TD
    in1(["<b>Human</b><br/>老手訪談逐字稿 + 實際操作紀錄 + 現有表單<br/><small>說的跟做的常常不同,兩者都要</small>"])
    a1[/"<b>AI</b><br/>AI 產追問清單:動作/判準/例外/後果四個角度"/]
    s1["<b>Human</b><br/>人執行第二輪訪談,追問「什麼情況下你會改做別的」"]
    a2[/"<b>AI</b><br/>AI 轉成步驟草稿,標出處;沒問到的標【待補】不補寫"/]
    t1[("<b>Tool</b><br/>流程圖工具畫出分支,檢查有無走不到的路徑")]
    c1{{"<b>Checkpoint</b><br/>找沒做過的人照 SOP 試做一遍,記錄卡住位置"}}
    o1(["<b>Output</b><br/>步驟 SOP + 流程圖 + 例外處理表 + 交接紀錄"])
    r1>"<b>Risk</b><br/>老手會做但說不出為什麼,訪談只拿到動作清單"]
    r2>"<b>Risk</b><br/>AI 用「一般來說的流程」補滿缺口,看起來合理但不是你們的做法"]
    r3>"<b>Risk</b><br/>實務上八成時間在處理例外,而例外沒被寫進去"]
    r4>"<b>Risk</b><br/>沒有複核機制,半年後 SOP 與現實脫節,照做的人出事"]
    x1[/"<b>Stop</b><br/>試做時卡在 SOP 沒寫到的地方 → 不得發布,回去補訪談"\]

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    a1 --> s1
    s1 --> a2
    a2 --> t1
    t1 --> c1
    c1 --> o1
    a1 -.->|風險| r1
    a2 -.->|風險| r2
    t1 -.->|風險| r3
    c1 -.->|風險| r4
    c1 ==>|中止| x1
    c1 -.->|卡住就退回補訪談| s1

    classDef clsIn fill:#FFFFFF,stroke:#2C4459,stroke-width:2px,color:#141E2B
    classDef clsHuman fill:#FBFCFD,stroke:#7A8CA0,stroke-width:2px,color:#141E2B
    classDef clsAI fill:#FFF6EA,stroke:#DE9A45,stroke-width:2px,color:#141E2B
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    classDef clsOut fill:#141E2B,stroke:#141E2B,stroke-width:2px,color:#F2F6F9
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    class in1 clsIn;
    class a1 clsAI;
    class s1 clsHuman;
    class a2 clsAI;
    class t1 clsTool;
    class c1 clsCheck;
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    class r1 clsRisk;
    class r2 clsRisk;
    class r3 clsRisk;
    class r4 clsRisk;
    class x1 clsStop;
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