01這個情境是什麼
把老手腦袋裡的默契,寫成新人照著做也不會出事的步驟。這個情境真正的困難不在「寫」,而在「挖」——老手知道怎麼做,但說不出來為什麼那樣做,而那個「為什麼」正是新人會踩雷的地方。SOP 寫出來只是一半,另一半是留痕與交接:讓事情在人員異動時不會歸零。
- 判準:如果一件事只有某個人會做,而他請假你就得等他回來,那件事就該進這個情境。
- 跟「知識管理」的分界:知識庫回答「規定是什麼」,SOP 回答「我現在該按哪一步」。
- 跟「自動化與 Agent」的分界:SOP 是給人照做的;等 SOP 穩定了,才有資格談自動化。順序不能反。
02你要做哪一件事?挑最接近你手上那件事的,右邊就是對應的方法
- 訪談老手寫 SOP
- 把默會知識問出來,變成步驟。
- 畫流程圖
- 有分支的流程用文字寫會爆炸,要圖。
- 例外處理清單
- SOP 的價值有一半在「遇到這種狀況怎麼辦」。
- 交接文件
- 離職、輪調、代理時,讓接手的人不用重問一遍。
- 留痕紀錄
- 做過什麼、為什麼這樣決定,留下來給未來的人。
- SOP 定期複核
- 流程改了但 SOP 沒改,比沒有 SOP 更危險。
03這個情境的方法點進任一張卡就是完整做法;下面的地圖是建議順序,不要跳步
住在這個情境的方法3 個
一件事只有某個老手會做AI 建 SOP把老手的默契問出來、畫成流程圖、寫成新人能照做的步驟。要把做法寫下來 · 進階|要先備料
適用:行政、營運、主管 等 7 種
工具:ChatGPTClaude查看方法 →交班常常只有「沒事」兩個字AI 日結與交班交班紀錄是責任分界——「沒事」兩個字等於放棄這條線。要把做法寫下來 · 進階|要先備料
適用:門市/餐飲、營運、會計/財務 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →資深同仁要走、或稽核要來AI 留痕與交接把做過的決定整理成查得到、接得下的紀錄——半年後稽核來也不怕。要把做法寫下來 · 進階|要先備料
適用:行政、HR、主管 等 6 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot查看方法 →
適用:行政、營運、主管 等 7 種
工具:ChatGPTClaude查看方法 →交班常常只有「沒事」兩個字AI 日結與交班交班紀錄是責任分界——「沒事」兩個字等於放棄這條線。要把做法寫下來 · 進階|要先備料
適用:門市/餐飲、營運、會計/財務 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →資深同仁要走、或稽核要來AI 留痕與交接把做過的決定整理成查得到、接得下的紀錄——半年後稽核來也不怕。要把做法寫下來 · 進階|要先備料
適用:行政、HR、主管 等 6 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot查看方法 →
這裡也用得上主場在別的情境
同一套指令每週貼好幾次AI Agent 建置做一個記得你規則的助手——先判斷該不該做,再選 Skill/GPT/Copilot 哪種裝法。同一件事一直重做 · 要搭建|建助手或系統
適用:工程師/研發、PM、主管 等 5 種
工具:自訂 GPT/ProjectClaude SkillCopilot Studio查看方法 →做了三十年的師傅要退休了AI 老師傅經驗萃取老手說不出來的東西要用問的——AI 當訪談員,人負責把「看情況」逼成寫得下來的條件。同事一直問同一題 · 要搭建|建助手或系統
適用:HR、教育訓練、營運 等 8 種
工具:ClaudeChatGPTNotebookLM查看方法 →同一份文件有好幾個版本散在不同地方AI 文件版本與有效期效力看核定紀錄,不看修改時間——最新的那一份常常只是某人昨天改的。同事一直問同一題 · 進階|要先備料
適用:行政、法務、公務員 等 6 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →有新人要進來AI 新人上手包內容只能來自老手的嘴,不能來自範本——而老手最不會寫的,正是他覺得理所當然的事。要教會別人 · 進階|要先備料
適用:HR、主管、行政 等 6 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project查看方法 →現場半天看了三十個地方、問了十幾個人、拍了八十張照片AI 現場訪視紀錄看到的、聽到的、我推測的,三種不能混——一個「說」字就是一個證據等級。要查一堆資料 · 進階|要先備料
適用:顧問、工程師/研發、營運 等 5 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project查看方法 →一資料夾幾百張照片(巡檢、驗收、外觀AI 影像初判它說「沒問題」的那一堆,才是要盯的地方——漏標不會有人發現。怕看漏、怕出包 · 要搭建|建助手或系統
適用:工程師/研發、營運、公務員 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeGemini自訂 GPT/Project查看方法 →盤點盤出差異AI 盤點與損耗差異不等於損耗——查不到原因的標【原因不明】,那才是流程漏洞的位置。一堆數字要整理 · 要搭建|建助手或系統
適用:門市/餐飲、會計/財務、營運 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →要同時滿足法定工時與休息、每班的技能配置AI 排班AI 攤開條件與衝突,法規檢查交給工具——排得出來不代表合法。案子要追進度 · 要搭建|建助手或系統
適用:門市/餐飲、HR、營運 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →FAQ 已經寫好了AI 客服機器人建置把審過的問答接成會回話的助手——真正要設計的不是它會答什麼,是它什麼時候該閉嘴轉真人。要回客戶/民眾的話 · 要搭建|建助手或系統
適用:客服、營運、行政 等 6 種
工具:自訂 GPT/ProjectCopilot StudioClaude SkillChatGPT查看方法 →已經有 SOP 或固定做法AI 工作流程設計把人的 SOP 改造成人機分工的工作流:AI 做哪段、人把哪關。同一件事一直重做 · 要搭建|建助手或系統
適用:主管、PM、營運 等 5 種
工具:ClaudeChatGPT查看方法 →
適用:工程師/研發、PM、主管 等 5 種
工具:自訂 GPT/ProjectClaude SkillCopilot Studio查看方法 →做了三十年的師傅要退休了AI 老師傅經驗萃取老手說不出來的東西要用問的——AI 當訪談員,人負責把「看情況」逼成寫得下來的條件。同事一直問同一題 · 要搭建|建助手或系統
適用:HR、教育訓練、營運 等 8 種
工具:ClaudeChatGPTNotebookLM查看方法 →同一份文件有好幾個版本散在不同地方AI 文件版本與有效期效力看核定紀錄,不看修改時間——最新的那一份常常只是某人昨天改的。同事一直問同一題 · 進階|要先備料
適用:行政、法務、公務員 等 6 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →有新人要進來AI 新人上手包內容只能來自老手的嘴,不能來自範本——而老手最不會寫的,正是他覺得理所當然的事。要教會別人 · 進階|要先備料
適用:HR、主管、行政 等 6 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project查看方法 →現場半天看了三十個地方、問了十幾個人、拍了八十張照片AI 現場訪視紀錄看到的、聽到的、我推測的,三種不能混——一個「說」字就是一個證據等級。要查一堆資料 · 進階|要先備料
適用:顧問、工程師/研發、營運 等 5 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project查看方法 →一資料夾幾百張照片(巡檢、驗收、外觀AI 影像初判它說「沒問題」的那一堆,才是要盯的地方——漏標不會有人發現。怕看漏、怕出包 · 要搭建|建助手或系統
適用:工程師/研發、營運、公務員 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeGemini自訂 GPT/Project查看方法 →盤點盤出差異AI 盤點與損耗差異不等於損耗——查不到原因的標【原因不明】,那才是流程漏洞的位置。一堆數字要整理 · 要搭建|建助手或系統
適用:門市/餐飲、會計/財務、營運 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →要同時滿足法定工時與休息、每班的技能配置AI 排班AI 攤開條件與衝突,法規檢查交給工具——排得出來不代表合法。案子要追進度 · 要搭建|建助手或系統
適用:門市/餐飲、HR、營運 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →FAQ 已經寫好了AI 客服機器人建置把審過的問答接成會回話的助手——真正要設計的不是它會答什麼,是它什麼時候該閉嘴轉真人。要回客戶/民眾的話 · 要搭建|建助手或系統
適用:客服、營運、行政 等 6 種
工具:自訂 GPT/ProjectCopilot StudioClaude SkillChatGPT查看方法 →已經有 SOP 或固定做法AI 工作流程設計把人的 SOP 改造成人機分工的工作流:AI 做哪段、人把哪關。同一件事一直重做 · 要搭建|建助手或系統
適用:主管、PM、營運 等 5 種
工具:ClaudeChatGPT查看方法 →
照這個順序做推薦方法地圖
04對應角色這些職位最常做這件事
05–14整個情境怎麼運作(含流程圖)10 段:現在怎麼做、哪裡卡住、要準備什麼、AI 能介入哪一段、哪幾關不能下放、做完長什麼樣。想搞懂整件事再看;只想動手做的話,上面挑一個方法點進去就好。
05目前流程(還沒用 AI 之前)先看清楚現在怎麼做,才知道哪一段值得改
| 序 | 步驟與說明 |
|---|---|
| 1 | 老手口頭教一次 新人邊聽邊記,記到的是動作,記不到的是判斷理由。 |
| 2 | 新人自己做筆記 筆記只對自己有意義,換下一個新人又要重教。 |
| 3 | 遇到例外就問 老手回一句「這個要看情況」,情況是什麼沒有人寫下來。 |
| 4 | 有人寫了一份 SOP 通常是稽核要求,寫完存進共用磁碟,沒有人再打開。 |
| 5 | 流程改了 SOP 沒跟著改。新人照著舊 SOP 做,出事。 |
06流程困難點卡住的位置,不是「做得慢」而是「做不下去」的地方
- 老手說不出為什麼挖掘
- 最核心的困難。他會做,但那個判斷已經內化成直覺。直接問「你怎麼做」得到的是動作清單,不是判斷準則。
- 例外比正常流程多覆蓋
- SOP 寫了主線,實務上八成的時間在處理例外,而例外沒有被寫進去。
- 分支寫成文字看不懂呈現
- 「如果 A 且非 B 則跳到第七步,除非 C」——文字寫到第三層就沒人看得懂了。
- 寫完就過期維護
- 沒有複核機制的 SOP,半年後跟現實脫節,而照做的人會出事。
07常見錯誤與風險
- AI 補上不存在的步驟
- 訪談材料有缺口時,AI 會用「一般來說的流程」填滿。那個補上的步驟在你的單位可能是錯的。
- 把個人習慣寫成標準
- 老手的某個動作可能只是他的習慣,不是必要步驟。全部寫進 SOP 會綁死後人。
- 漏掉合規要求
- 某些步驟存在的唯一理由是法規或稽核要求,訪談時老手不會提,因為他覺得理所當然。
- SOP 與實際做法不一致
- 紙上一套、實際一套,稽核時是重大缺失。
- 交接文件含機敏資訊
- 帳號、密碼、客戶名單寫進交接文件並存在共用磁碟。
- 自動化跑在錯的 SOP 上
- 把還沒驗證過的 SOP 直接做成自動化,等於把錯誤放大並加速。
08需要準備的輸入資料備料決定成品;標「必要」的沒有就先別開始
- 訪談逐字稿(必要)必要
- 老手的原話。原話裡的猶豫與「這個要看狀況」正是要挖的地方。
- 實際操作的畫面或紀錄(必要)必要
- 說的跟做的常常不同。有紀錄才對得起來。
- 現有文件與表單必要
- 流程中會用到的表單、系統、範本。
- 例外案例可選
- 過去一年真的發生過的意外狀況,至少三個。
- 合規要求可選
- 法規、稽核、內控規定中跟這個流程有關的條文。
- 角色與權限可選
- 每一步是誰做、誰核、誰有權限。
09AI/Agent/Tool 可以介入的位置
| 流程位置 | 誰 | 做什麼/怎麼做 |
|---|---|---|
| 訪談階段 | AI | 產生追問題目 讓 AI 依「動作/判準/例外/後果」四個角度產生追問清單,追問由人執行。 |
| 整理階段 | AI | 把逐字稿轉成步驟草稿 強制標註每一步的來源逐字稿位置;訪談沒講到的一律標【待補】,禁止補寫。 |
| 呈現階段 | Tool | 流程圖工具 把分支結構畫成流程圖,用圖檢查「有沒有走不到的分支」。 |
| 留痕階段 | Agent | 交接紀錄助手 固定欄位的交接紀錄,每次異動照同一格式產生。 |
10人工必須保留的判斷這幾件事不下放,下放了出事的是你
- 判準的正確性
- 「什麼情況下要走哪條路」只有老手能確認,而且要當面確認。
- 必要 vs 習慣
- 哪些步驟是非做不可、哪些只是個人做法,要一步一步問。
- 合規步驟
- 為了法規存在的步驟不能簡化,要有人確認它還在。
- 試做驗證
- SOP 要找一個沒做過的人照著做一遍,這一步不能省。
- 機敏資訊處理
- 帳密與客戶資料不寫進 SOP,另存權限管控的地方。
11實際案例
SOP 訪談:不要問「你怎麼做」,要問「什麼情況下你會改做別的」
第一手拆解:SOP 流程圖方法(完整拆解) →
當時的狀況:一個只有一位資深同仁會做的流程,要在他輪調前寫成 SOP。第一次訪談拿到的是一串動作,新人照著做立刻卡在第一個例外。
AI 做了什麼
- 依「動作/判準/例外/後果」四個角度,產出針對每一步的追問清單。
- 把訪談逐字稿轉成步驟草稿,並標註每一步對應逐字稿的哪一段。
- 把訪談中沒有提到的環節標為【待補】,而不是用一般流程補滿。
人做了什麼
- 拿追問清單回去做第二輪訪談,特別追「什麼情況下你會改做別的」。
- 逐條確認哪些步驟是必要的、哪些只是個人習慣。
- 找一位沒做過的同仁照 SOP 試做一遍,卡住的地方就是還沒問到的地方。
結果:SOP 的價值從「記錄動作」變成「記錄判斷」——後者才是老手真正值錢的部分。
待補資料:訪談輪數與 SOP 完備度的關係因流程複雜度差異極大,本站不提供通用數字。建議以「試做時卡住的次數」作為自己的指標。
12最終輸出做完之後手上應該有這些東西
- 步驟 SOP
- 每一步有動作、判準、負責角色,以及對應的訪談出處。
- 流程圖
- 分支與例外走向一目了然,可檢查有沒有走不到的路。
- 例外處理表
- 遇到什麼狀況、怎麼判斷、找誰。
- 待補清單
- 訪談還沒問到的環節,是下一輪訪談的題目。
- 交接紀錄
- 固定欄位,讓下一任不用從零重建脈絡。
13驗收標準全部打勾才算完成
- 每一個步驟都有「判準」而不只有「動作」。
- 已找一位沒做過的人照 SOP 試做一遍,並記錄卡住的位置。
- 至少三個真實發生過的例外狀況已寫入例外處理表。
- 所有為合規而存在的步驟都有標註依據,不會被後人當成冗餘刪掉。
- 流程圖中沒有走不到的分支,也沒有沒有出口的路徑。
- SOP 中沒有帳號密碼或客戶個資,這些另存權限管控處。
- 已指定 SOP 的複核負責人與複核頻率。
14流程困難點與介入點圖
下圖把摺疊區前面 9 段收成一張:輸入 → 步驟 → 困難點 → AI/Agent/Tool 介入 → 人工檢查 → 產出。紅框是這個情境最常出事的位置,綠框是不能下放的人工檢查點。
純文字流程表(手機/螢幕閱讀器建議看這張)
| 序 | 類型/角色 | 流程步驟 | 這一步的困難點/中止條件 |
|---|---|---|---|
| 1 | Human | 老手訪談逐字稿 + 實際操作紀錄 + 現有表單 說的跟做的常常不同,兩者都要 | — |
| 2 | AI | AI 產追問清單:動作/判準/例外/後果四個角度 | 困難點/風險老手會做但說不出為什麼,訪談只拿到動作清單 |
| 3 | Human | 人執行第二輪訪談,追問「什麼情況下你會改做別的」 | — |
| 4 | AI | AI 轉成步驟草稿,標出處;沒問到的標【待補】不補寫 | 困難點/風險AI 用「一般來說的流程」補滿缺口,看起來合理但不是你們的做法 |
| 5 | Tool | 流程圖工具畫出分支,檢查有無走不到的路徑 | 困難點/風險實務上八成時間在處理例外,而例外沒被寫進去 |
| 6 | Checkpoint | 找沒做過的人照 SOP 試做一遍,記錄卡住位置 | 困難點/風險沒有複核機制,半年後 SOP 與現實脫節,照做的人出事 失敗與中止條件試做時卡在 SOP 沒寫到的地方 → 不得發布,回去補訪談 |
| 7 | Output | 步驟 SOP + 流程圖 + 例外處理表 + 交接紀錄 | — |
回流線:找沒做過的人照 SOP 試做一遍,記錄卡住位置 → 人執行第二輪訪談,追問「什麼情況下你會改做別的」(卡住就退回補訪談)
Mermaid 原始碼(貼進 Mermaid Live 或 draw.io 可再編輯)
flowchart TD
in1(["<b>Human</b><br/>老手訪談逐字稿 + 實際操作紀錄 + 現有表單<br/><small>說的跟做的常常不同,兩者都要</small>"])
a1[/"<b>AI</b><br/>AI 產追問清單:動作/判準/例外/後果四個角度"/]
s1["<b>Human</b><br/>人執行第二輪訪談,追問「什麼情況下你會改做別的」"]
a2[/"<b>AI</b><br/>AI 轉成步驟草稿,標出處;沒問到的標【待補】不補寫"/]
t1[("<b>Tool</b><br/>流程圖工具畫出分支,檢查有無走不到的路徑")]
c1{{"<b>Checkpoint</b><br/>找沒做過的人照 SOP 試做一遍,記錄卡住位置"}}
o1(["<b>Output</b><br/>步驟 SOP + 流程圖 + 例外處理表 + 交接紀錄"])
r1>"<b>Risk</b><br/>老手會做但說不出為什麼,訪談只拿到動作清單"]
r2>"<b>Risk</b><br/>AI 用「一般來說的流程」補滿缺口,看起來合理但不是你們的做法"]
r3>"<b>Risk</b><br/>實務上八成時間在處理例外,而例外沒被寫進去"]
r4>"<b>Risk</b><br/>沒有複核機制,半年後 SOP 與現實脫節,照做的人出事"]
x1[/"<b>Stop</b><br/>試做時卡在 SOP 沒寫到的地方 → 不得發布,回去補訪談"\]
in1 --> a1
a1 --> s1
s1 --> a2
a2 --> t1
t1 --> c1
c1 --> o1
a1 -.->|風險| r1
a2 -.->|風險| r2
t1 -.->|風險| r3
c1 -.->|風險| r4
c1 ==>|中止| x1
c1 -.->|卡住就退回補訪談| s1
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class r4 clsRisk;
class x1 clsStop;取得 AI 實戰工具與更新
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