01這個情境是什麼
把「會的人腦袋裡的東西」變成別人學得會的教材。這個情境跟 SOP 的差別在目的:SOP 是讓人照著做,教材是讓人學會之後能自己判斷。所以教材需要的東西 SOP 沒有——為什麼這樣做、常見的錯誤長什麼樣、以及一組能驗證「他真的懂了」的題目。
- 判準:如果你需要的是「下次他自己會處理」,而不是「這次照著做完」,它就在這個情境。
- 跟「流程與 SOP」的分界:SOP 給步驟,教材給判斷力。同一個主題兩者都需要。
- 跟「知識管理」的分界:知識庫是查的,教材是學的。教材有順序、有難度梯度、有練習。
02你要做哪一件事?挑最接近你手上那件事的,右邊就是對應的方法
- 內訓教材編寫
- 把一個主題整理成有順序、有練習的課程。
- 出題與測驗
- 驗證學會了沒有,而不是聽過了沒有。
- 新人上手包
- 第一週要看什麼、第一個月要會什麼。
- 案例教學
- 把真實案例改成教學素材(含去識別化)。
- 講義與簡報
- 上課用的呈現形式。
- 學習成效檢核
- 測驗結果回頭修正教材。
- 測驗完之後該補什麼
- 把作答結果變成弱點診斷與補強順序,而不是只有一個分數。
03這個情境的方法點進任一張卡就是完整做法;下面的地圖是建議順序,不要跳步
住在這個情境的方法6 個
同一職缺要面試多人AI 面試題與評分表題目要從這個職位實際的難題長出來——通用題每個人都準備過,答得好只代表準備得好。要教會別人 · 進階|要先備料
適用:HR、主管、法務 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →測驗做完了AI 學習診斷與補強路徑測驗的價值不在分數,在指出下一步該練什麼——每個弱點都要對得回具體題目,不能是 AI 的印象。要教會別人 · 進階|要先備料
適用:老師、教育訓練、HR 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeNotebookLMGemini查看方法 →有新人要進來AI 新人上手包內容只能來自老手的嘴,不能來自範本——而老手最不會寫的,正是他覺得理所當然的事。要教會別人 · 進階|要先備料
適用:HR、主管、行政 等 6 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project查看方法 →要做新人訓練或內部課程AI 教育訓練教材從講義生考題與教材——只准依講義出、每題附出處、答案人審。要教會別人 · 進階|要先備料
適用:HR、教育訓練、主管 等 7 種
工具:ChatGPTClaudeNotebookLM查看方法 →一疊講義想變成有人講解的教學影片AI 教學影音文字稿定稿再開工——影片改一句話的成本,是文件的十倍。要教會別人 · 要搭建|建助手或系統
適用:老師、教育訓練、行銷 等 5 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project查看方法 →一疊要看計算過程與論述的作業AI 作業批改AI 標特徵、人給分數,順序不能反——分數要能對學生說明依據。要教會別人 · 要搭建|建助手或系統
適用:老師、教育訓練、HR 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project+1查看方法 →
適用:HR、主管、法務 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →測驗做完了AI 學習診斷與補強路徑測驗的價值不在分數,在指出下一步該練什麼——每個弱點都要對得回具體題目,不能是 AI 的印象。要教會別人 · 進階|要先備料
適用:老師、教育訓練、HR 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeNotebookLMGemini查看方法 →有新人要進來AI 新人上手包內容只能來自老手的嘴,不能來自範本——而老手最不會寫的,正是他覺得理所當然的事。要教會別人 · 進階|要先備料
適用:HR、主管、行政 等 6 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project查看方法 →要做新人訓練或內部課程AI 教育訓練教材從講義生考題與教材——只准依講義出、每題附出處、答案人審。要教會別人 · 進階|要先備料
適用:HR、教育訓練、主管 等 7 種
工具:ChatGPTClaudeNotebookLM查看方法 →一疊講義想變成有人講解的教學影片AI 教學影音文字稿定稿再開工——影片改一句話的成本,是文件的十倍。要教會別人 · 要搭建|建助手或系統
適用:老師、教育訓練、行銷 等 5 種
工具:ChatGPTClaude自訂 GPT/Project查看方法 →一疊要看計算過程與論述的作業AI 作業批改AI 標特徵、人給分數,順序不能反——分數要能對學生說明依據。要教會別人 · 要搭建|建助手或系統
適用:老師、教育訓練、HR 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project+1查看方法 →
這裡也用得上主場在別的情境
一堆規定和手冊AI 建知識庫把規定與手冊做成「查得到出處、不會亂編」的內部問答。同事一直問同一題 · 進階|要先備料
適用:主管、HR、行政 等 9 種
工具:NotebookLM自訂 GPT/ProjectChatGPT查看方法 →一件事只有某個老手會做AI 建 SOP把老手的默契問出來、畫成流程圖、寫成新人能照做的步驟。要把做法寫下來 · 進階|要先備料
適用:行政、營運、主管 等 7 種
工具:ChatGPTClaude查看方法 →做了三十年的師傅要退休了AI 老師傅經驗萃取老手說不出來的東西要用問的——AI 當訪談員,人負責把「看情況」逼成寫得下來的條件。同事一直問同一題 · 要搭建|建助手或系統
適用:HR、教育訓練、營運 等 8 種
工具:ClaudeChatGPTNotebookLM查看方法 →覺得 AI 答得不好AI Prompt 設計你不是不會寫 Prompt,而是不會定義任務——五大欄位把需求說成 AI 接得住的樣子。同一件事一直重做 · 入門|貼上就能用
適用:工程師/研發、PM、行政 等 7 種
工具:任一 AI查看方法 →自己用得很順的助手AI 助手共用把助手給別人用之前——權限、資料、責任三件事想清楚。同一件事一直重做 · 進階|要先備料
適用:工程師/研發、主管、HR 等 5 種
工具:自訂 GPT/ProjectCopilot Studio查看方法 →考完只知道平均 72 分AI 學習成效分析分清楚「全班的問題」與「個人的問題」——同一概念只有一題特別低,通常是題目的問題。一堆數字要整理 · 要搭建|建助手或系統
適用:老師、教育訓練、HR 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →
適用:主管、HR、行政 等 9 種
工具:NotebookLM自訂 GPT/ProjectChatGPT查看方法 →一件事只有某個老手會做AI 建 SOP把老手的默契問出來、畫成流程圖、寫成新人能照做的步驟。要把做法寫下來 · 進階|要先備料
適用:行政、營運、主管 等 7 種
工具:ChatGPTClaude查看方法 →做了三十年的師傅要退休了AI 老師傅經驗萃取老手說不出來的東西要用問的——AI 當訪談員,人負責把「看情況」逼成寫得下來的條件。同事一直問同一題 · 要搭建|建助手或系統
適用:HR、教育訓練、營運 等 8 種
工具:ClaudeChatGPTNotebookLM查看方法 →覺得 AI 答得不好AI Prompt 設計你不是不會寫 Prompt,而是不會定義任務——五大欄位把需求說成 AI 接得住的樣子。同一件事一直重做 · 入門|貼上就能用
適用:工程師/研發、PM、行政 等 7 種
工具:任一 AI查看方法 →自己用得很順的助手AI 助手共用把助手給別人用之前——權限、資料、責任三件事想清楚。同一件事一直重做 · 進階|要先備料
適用:工程師/研發、主管、HR 等 5 種
工具:自訂 GPT/ProjectCopilot Studio查看方法 →考完只知道平均 72 分AI 學習成效分析分清楚「全班的問題」與「個人的問題」——同一概念只有一題特別低,通常是題目的問題。一堆數字要整理 · 要搭建|建助手或系統
適用:老師、教育訓練、HR 等 5 種
工具:ChatGPTClaudeCopilot自訂 GPT/Project查看方法 →
照這個順序做推薦方法地圖
04對應角色這些職位最常做這件事
05–14整個情境怎麼運作(含流程圖)10 段:現在怎麼做、哪裡卡住、要準備什麼、AI 能介入哪一段、哪幾關不能下放、做完長什麼樣。想搞懂整件事再看;只想動手做的話,上面挑一個方法點進去就好。
05目前流程(還沒用 AI 之前)先看清楚現在怎麼做,才知道哪一段值得改
| 序 | 步驟與說明 |
|---|---|
| 1 | 找一位資深同仁講一場 講得很好,但講完就沒了,沒有錄、沒有講義。 |
| 2 | 有人做了一份簡報 簡報上都是條列重點,缺了「為什麼」,新人看不懂。 |
| 3 | 新人自己摸索 邊做邊錯,錯的代價由部門吸收。 |
| 4 | 出一份測驗 題目多半考記憶(規定第幾條),考不出判斷力。 |
| 5 | 教材放著不動 流程改了,教材沒改,新人學到過期的做法。 |
06流程困難點卡住的位置,不是「做得慢」而是「做不下去」的地方
- 教材只有 What,沒有 Why內容
- 最常見的問題。條列了步驟卻沒有解釋判斷理由,學員遇到變化就不會了。
- 難度沒有梯度結構
- 第一頁就用了三個內部術語,新人在第一頁就放棄。
- 題目考記憶不考判斷評量
- 「依規定應於幾日內辦理」考得出背誦,考不出他知不知道什麼時候該例外處理。
- 真實案例不能直接用素材
- 最好的教材是真實案例,但真實案例含當事人資訊,去識別化很花時間。
07常見錯誤與風險
- AI 產出通用教材
- 它會寫出一份「一般公司都適用」的內容,而學員需要的是「我們單位怎麼做」。
- 題目答案有錯
- AI 出的題目,選項與答案都可能錯,而錯的教材比沒有教材更糟。
- 案例去識別化不完全
- 改了姓名但沒改案號、地點、金額,內部人一看就知道是誰。
- 把還有爭議的做法寫成標準
- 單位內部還沒共識的事,寫進教材就變成官方立場。
- 教材過期沒有人管
- 跟 SOP 一樣的病:規定改了,教材繼續教舊的。
- AI 生成的圖表與數據
- 教材裡的示例數據如果是 AI 編的,學員會當成真實資料引用。
08需要準備的輸入資料備料決定成品;標「必要」的沒有就先別開始
- 主題與學習目標(必要)必要
- 學完之後他應該能做到什麼。寫得出這句話,教材才有方向。
- 現行 SOP 或規定(必要)必要
- 教材的正確性依賴這個。
- 學員背景(必要)必要
- 完全新人還是有經驗的轉調者,決定起點與術語使用。
- 真實案例(含錯誤案例)可選
- 做錯的案例比做對的案例更有教學價值。要先去識別化。
- 常見問題與誤解可選
- 老手最常被問的問題,就是教材該重點處理的地方。
- 評量方式可選
- 測驗、實作、還是口頭確認。
09AI/Agent/Tool 可以介入的位置
| 流程位置 | 誰 | 做什麼/怎麼做 |
|---|---|---|
| 結構階段 | AI | 產出課綱與難度梯度 依學習目標與學員背景,提出章節順序與每章的先備知識。順序由你確認。 |
| 內容階段 | AI | 把 SOP 補上 Why 讓 AI 針對每個步驟提問「為什麼要這樣做」,把問題拿去問老手,答案才是教材的靈魂。 |
| 出題階段 | AI | 產判斷型題目 限定題型為情境判斷題(給一個狀況,問該怎麼處理),不要單純的記憶題。 |
| 去識別化 | Tool | 檢查清單 姓名、案號、日期、金額、地點、職稱,逐項檢查,用工具而不是靠印象。 |
10人工必須保留的判斷這幾件事不下放,下放了出事的是你
- 正確性確認
- 教材上的每一條規定與做法都要由權責單位確認。
- 題目與答案審核
- 每一題都要人做一遍並確認答案,這一步不能省。
- 去識別化放行
- 案例能不能用、改到什麼程度才安全,人決定。
- 爭議事項的處理
- 還沒共識的做法,要標明「目前做法」而不是「標準」。
- 教學現場的調整
- 學員的反應只有現場的人看得到。
11實際案例
教學出題:從記憶題改成情境判斷題
第一手拆解:教學出題助手(完整拆解) →
當時的狀況:需要一份能驗證「學員真的會處理」的測驗,但直接請 AI 出題拿到的多半是背誦題——考得出誰讀過規定,考不出誰能處理實際狀況。
AI 做了什麼
- 依提供的教材內容產出情境判斷題:給一個具體狀況,問應該怎麼處理與理由。
- 為每個選項附上「為什麼這個選項錯」的說明,讓題目本身也是教材。
- 標出每題對應教材的哪一段,方便答錯時回去補。
人做了什麼
- 逐題自己做一遍並確認答案——AI 出的題目答案錯誤是常態,不是例外。
- 把不符合本單位做法的通用內容改掉。
- 確認案例素材已完成去識別化(姓名、案號、金額、地點都要一起改)。
結果:測驗從「考誰記得住」變成「考誰判斷得出來」,而且答錯時知道要回去看哪一段。
待補資料:學習成效的量化需要前後測設計,本站不提供通用數字。若要衡量,建議至少做一次前測作為基準。
12最終輸出做完之後手上應該有這些東西
- 課綱與難度梯度
- 章節順序、每章先備知識、預計時間。
- 教材本文
- 每個步驟都有 What 與 Why,術語第一次出現時有解釋。
- 情境判斷題組
- 含錯誤選項的說明與對應教材段落。
- 去識別化案例庫
- 真實案例改編,含錯誤案例。
- 教材複核排程
- 誰負責、多久檢查一次、依據什麼更新。
13驗收標準全部打勾才算完成
- 每一個步驟都寫了「為什麼要這樣做」,不是只有步驟本身。
- 教材內容已由權責單位確認正確性與現行性。
- 每一道題目都已由人實際做過並確認答案正確。
- 題目以情境判斷為主,不是純記憶題。
- 所有案例已完成去識別化,姓名、案號、日期、金額、地點都已處理。
- 教材中的示例數據不是 AI 編造的,或已明確標示為示意。
- 尚有爭議的做法標明為「目前做法」而非「標準」。
- 已指定教材複核負責人與頻率。
14流程困難點與介入點圖
下圖把摺疊區前面 9 段收成一張:輸入 → 步驟 → 困難點 → AI/Agent/Tool 介入 → 人工檢查 → 產出。紅框是這個情境最常出事的位置,綠框是不能下放的人工檢查點。
純文字流程表(手機/螢幕閱讀器建議看這張)
| 序 | 類型/角色 | 流程步驟 | 這一步的困難點/中止條件 |
|---|---|---|---|
| 1 | Human | 主題與學習目標 + 現行 SOP 規定 + 學員背景 學習目標要寫成「學完他能做到什麼」 | — |
| 2 | AI | AI 產課綱與難度梯度,標出每章先備知識 | 困難點/風險第一頁就用三個內部術語,新人在第一頁放棄 |
| 3 | AI | AI 針對每步驟問「為什麼」,由人拿去問老手取得答案 | 困難點/風險教材只有條列步驟沒有理由,學員遇到變化就不會了 |
| 4 | AI | AI 產情境判斷題組,每個錯誤選項附說明 | 困難點/風險AI 出的題目選項與答案可能錯,錯教材比沒教材更糟 |
| 5 | Tool | 去識別化檢查清單:姓名/案號/日期/金額/地點 | 困難點/風險改了姓名沒改案號金額,內部人一看就知道是誰 |
| 6 | Checkpoint | 人逐題實作確認答案 + 權責單位確認內容正確性 | 失敗與中止條件題目答案錯誤或案例仍可被識別 → 不得發布,修正後重審 |
| 7 | Output | 課綱 + 含 Why 的教材 + 情境題組 + 去識別化案例庫 | — |
回流線:人逐題實作確認答案 + 權責單位確認內容正確性 → AI 針對每步驟問「為什麼」,由人拿去問老手取得答案(缺理由就退回補訪談)
Mermaid 原始碼(貼進 Mermaid Live 或 draw.io 可再編輯)
flowchart TD
in1(["<b>Human</b><br/>主題與學習目標 + 現行 SOP 規定 + 學員背景<br/><small>學習目標要寫成「學完他能做到什麼」</small>"])
a1[/"<b>AI</b><br/>AI 產課綱與難度梯度,標出每章先備知識"/]
a2[/"<b>AI</b><br/>AI 針對每步驟問「為什麼」,由人拿去問老手取得答案"/]
a3[/"<b>AI</b><br/>AI 產情境判斷題組,每個錯誤選項附說明"/]
t1[("<b>Tool</b><br/>去識別化檢查清單:姓名/案號/日期/金額/地點")]
c1{{"<b>Checkpoint</b><br/>人逐題實作確認答案 + 權責單位確認內容正確性"}}
o1(["<b>Output</b><br/>課綱 + 含 Why 的教材 + 情境題組 + 去識別化案例庫"])
r2>"<b>Risk</b><br/>第一頁就用三個內部術語,新人在第一頁放棄"]
r1>"<b>Risk</b><br/>教材只有條列步驟沒有理由,學員遇到變化就不會了"]
r3>"<b>Risk</b><br/>AI 出的題目選項與答案可能錯,錯教材比沒教材更糟"]
r4>"<b>Risk</b><br/>改了姓名沒改案號金額,內部人一看就知道是誰"]
x1[/"<b>Stop</b><br/>題目答案錯誤或案例仍可被識別 → 不得發布,修正後重審"\]
in1 --> a1
a1 --> a2
a2 --> a3
a3 --> t1
t1 --> c1
c1 --> o1
a1 -.->|風險| r2
a2 -.->|風險| r1
a3 -.->|風險| r3
t1 -.->|風險| r4
c1 ==>|中止| x1
c1 -.->|缺理由就退回補訪談| a2
classDef clsIn fill:#FFFFFF,stroke:#2C4459,stroke-width:2px,color:#141E2B
classDef clsHuman fill:#FBFCFD,stroke:#7A8CA0,stroke-width:2px,color:#141E2B
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classDef clsCheck fill:#E8F2EC,stroke:#3F7A5A,stroke-width:2px,color:#123024
classDef clsOut fill:#141E2B,stroke:#141E2B,stroke-width:2px,color:#F2F6F9
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classDef clsStop fill:#F7E1DB,stroke:#8E2F17,stroke-width:3px,color:#5E2110
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class a1 clsAI;
class a2 clsAI;
class a3 clsAI;
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class r1 clsRisk;
class r3 clsRisk;
class r4 clsRisk;
class x1 clsStop;取得 AI 實戰工具與更新
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