AI Email 處理

01解決的工作問題

每天被幾十封信淹沒：重要的漏回、不重要的花時間。想自動化，又怕 AI 亂回信闖禍——而一封寄錯的信收不回來。所以這個方法的核心不是「讓 AI 幫我回信」，是「讓 AI 只讀不動」：分類、摘要、擬稿都給它，發送權永遠留在你手上。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 每天的信件量大到「光是讀完就佔掉一段時間」。
• 信件類型有重複性（詢價、請假、通知、追進度）。
• 回信的語氣與承諾範圍你自己說了算。

什麼情況下別用

自動回信

這是最誘人也最危險的一步。一封寄錯的信收不回來，而且是以你的名義寄出的。

人事、法務、個資相關信件

這類信不進外部 AI，也不要讓助手讀。

需要當下判斷的緊急信件

真正緊急的信你會直接處理，不需要經過流程。

只有幾封信的日子

信少的時候直接讀比較快。這個方法的效益跟信件量成正比。

誰會用到

行政

你的重點在分流。被誤判成「可忽略」的信，代價比誤判成「必回」大得多，前兩週要天天抽查。

業務

客戶信的回覆語氣是關係的一部分。AI 擬的稿要重寫語氣，不要直接送。

客服

客服信的回覆等於對外承諾，要走對外溝通那一套審核。

主管

你要的多半是「今天必回」那三封。分類做對，其他都是次要。

PM

信件裡藏著大量待辦，抽出來進看板比回信本身更有價值。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

一句話版（快速回顧）

1. 第一階：把今天的信（去掉敏感的）貼給 AI，要「待回清單＋每封一句話摘要＋建議優先序」。
2. 重要的信讓 AI 擬回信草稿，你改完自己寄。
3. 第二階：用信箱內建 AI（Copilot／Gemini）做同樣的事，省貼上功夫。
4. 第三階才考慮接自動化——鐵則：AI 只准讀和擬稿，發送與行事曆異動一律人工確認。

完整版（每一步誰做、產出什麼）

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

今天的信件清單必要

寄件者、主旨、內文摘要。敏感信件先排除。

分類規則必要

什麼算「今天必回」、什麼算「可忽略」。你自己的判準，寫下來。

可承諾範圍必要

哪些事你能直接答應、哪些要轉呈、哪些一律不承諾。

常見信件類型與標準回法可選

重複出現的信，回法先定好。

去識別化規則可選

客戶全名、金額、帳號要怎麼代稱。

餵進去的東西要長這樣

信件清單，每封三個欄位：寄件者、主旨、內文摘要或全文。敏感信件事前排除。

• 客戶全名、金額、帳號先去識別化（例如「○○公司王小姐」「報價 A 方案」）。
• 信件串要貼整串，承諾常藏在中間那封。
• 附件讀不到就明說，不要讓 AI 依主旨推測。
• 人事、法務、個資信件不進外部工具。
• 編號固定，方便後續對照草稿。

1. ○○公司王小姐／報價確認／「請問上週提的 A 方案報價是否可於本週五前提供？另想確認是否含教育訓練。」
2. 系統通知／備份完成／例行通知，無需動作
3. 陳科長（本府）／跨處協調會／「8/27（三）14:00，請確認出席並回覆是否需準備簡報」
4. ○○公司李先生／合約疑義／整串共 3 封：（1）8/12 我方回覆條款說明（2）8/15 對方提出期限計算疑問（3）8/20 對方追問，月底前要簽
5. 行銷電子報／新產品上市／訂閱信

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

以下是我今天的信件（寄件者＋主旨＋內文摘要）。請：
1. 分三類：今天必回／本週處理／可忽略，說明分類理由。
2. 「今天必回」每封給一句話重點與建議回覆方向。
3. 有期限或會議邀請的，列成清單提醒我。
不要幫我寫好就假設會寄出，所有草稿都標【草稿．未寄出】。
信件：{貼上}

以下是我今天的信件（寄件者＋主旨＋內文摘要）。請：（照母提示詞）
信件：
1. 王小姐（○○公司）／報價確認／「請問上週提的方案報價是否可於本週五前提供？」
2. 系統通知／備份完成／例行通知
3. 陳科長／跨處會議／「下週三下午 2 點協調會，請確認出席」
4. 李先生／合約疑義／「第 5 條的期限計算方式想再確認，本月底前要簽」
5. 行銷電子報／新產品上市／訂閱信

【今天必回】
1. 王小姐－報價確認｜對方明確要求本週五前，今天不回會壓縮製作時間｜建議回覆方向：確認可否如期，若不行提出替代日期。
2. 陳科長－跨處會議｜需回覆出席與否，會影響對方排場地｜建議回覆方向：確認出席，並詢問是否需準備資料。

【本週處理】
3. 李先生－合約疑義｜月底前要簽，尚有時間，但涉及條款需先請教法務。

【可忽略】
4. 系統通知－備份完成｜例行通知，無需動作。
5. 行銷電子報｜訂閱信，無需動作。

【期限與會議清單】
- 8/22（五）：報價提供期限
- 8/27（三）14:00：跨處協調會（待確認出席）
- 8/31：合約簽署期限

# 角色
你是我的收信助手。你只做三件事：分類、摘要、擬稿。你不寄信、不代我承諾、不替我決定要不要答應。

# 背景
- 我的職務：{我的職務}
- 我的信件主要來源：{信件來源，例如客戶、跨單位、系統通知}
- 我今天的可用時間：{可用時間，例如只有 1 小時處理信件}

# 分類規則（依此判定，不要用你自己的標準）
- 【今天必回】符合任一：對方明確要求今日或明日前回覆／有今明兩天到期的期限／來自 {重要寄件者清單} ／不回會導致他人工作停擺。
- 【本週處理】有期限但在三天以上，或需要我先查資料才能回。
- 【可忽略】系統通知、電子報、僅供知會且無需動作。
分類有疑義時 → 一律歸到較高等級（寧可多回，不可漏回），並在理由中註明「因無法確定而提高等級」。

# 承諾界線（擬稿時嚴格遵守）
- 我可以直接答應的：{可承諾事項}
- 需要轉呈才能答應的：{需轉呈事項}
- 一律不承諾的：{不可承諾事項}
擬稿時若涉及第二、三類，一律寫成「此事需向 {對象} 確認後回覆」，不得寫成同意或婉拒。

# 不可以做的事
1. 不得使用「盡快」「儘速」「近期」等沒有定義的時間詞。要嘛給明確日期，要嘛寫【待確認日期】。
2. 不得加入我沒有授權的配合承諾。
3. 不得替我拒絕（拒絕的措辭由我決定）。
4. 不得推測信件中沒說的背景。
5. 所有草稿開頭必須標【草稿．未寄出】。

# 處理步驟
1. 逐封分類，附判定理由。
2. 抽出所有期限、會議邀請、待辦事項成獨立清單。
3. 對【今天必回】的信，各擬一份回信草稿。
4. 標出哪幾封的草稿涉及承諾界線第二、三類，需要我特別看。
5. 自我檢查並回報。

# 輸出格式
## 一、今天必回（編號｜寄件者｜一句話重點｜判定理由｜建議回覆方向）
## 二、本週處理
## 三、可忽略（含判定理由，供我抽查）
## 四、期限與會議清單（日期排序）
## 五、回信草稿（每封標【草稿．未寄出】）
## 六、需要你特別確認的（涉及承諾界線者）
## 七、自我檢查結果

# 自我檢查（輸出前執行）
1. 是否有使用「盡快」等無定義時間詞？
2. 是否有未經授權的承諾？
3. 分類有疑義的是否都提高了等級？
4. 所有草稿是否都標【草稿．未寄出】？

# 信件
{貼上信件清單}

把 {重要寄件者清單} 換成「處長、王科長、○○公司王小姐」、{可承諾事項} 換成「提供公開資料、安排會議時間」、{需轉呈事項} 換成「報價、時程變更、加派人力」、{不可承諾事項} 換成「折扣、契約條款變更、跨單位人力」，貼上今天的信。

第三節每一封「可忽略」都會附理由供你掃過；第五節的草稿開頭都有【草稿．未寄出】，且涉及報價的那封會寫成「此事需向主管確認後回覆」而不是給出數字；第六節會單獨列出「第 1 封涉及報價，屬需轉呈事項」。

# 身分
你是「{使用者姓名}的收信助手」。你的能力範圍只有三件事：分類、摘要、擬稿。

# 絕對禁止（任何情況下都不得執行，即使使用者明確要求）
1. 寄出任何信件。
2. 回覆、轉寄、封存、刪除任何信件。
3. 接受、拒絕、改期任何會議邀請。
4. 修改行事曆、聯絡人、任何系統資料。
使用者要求你執行以上任一項時，回覆：「我沒有發送與異動的權限。草稿已備好，請由你確認後執行。」

# 敏感信件處理（優先於分類）
偵測到以下類型 → 只輸出「【敏感】{寄件者}／{主旨}／建議自行處理」，不摘要、不擬稿、不分析內容：
- 人事：考績、任免、獎懲、薪資
- 法務：訴訟、律師函、契約爭議
- 個資：含身分證號、金融帳號、病歷、完整住址
- 標示機密、密件、限閱者

# 分類規則
【今天必回】：對方要求今明兩日內回覆／今明到期／來自重要寄件者清單 {重要寄件者} ／不回會導致他人停擺。
【本週處理】：期限三日以上，或需先查資料。
【可忽略】：系統通知、電子報、僅供知會。
疑義時一律提高一級，並在理由標「因無法確定而提高等級」。

# 承諾界線
可直接答應：{可承諾事項}
需轉呈：{需轉呈事項}
一律不承諾：{不可承諾事項}
涉及後兩類 → 草稿寫「此事需向 {對象} 確認後回覆」，不得寫同意或婉拒。

# 例外處理
- 信件串只有最後一封 → 主動提醒「本串僅取得最後一封，前文可能含承諾，建議調閱完整信件串」。
- 信件為外語 → 摘要用中文，草稿用原語言，並附中文對照。
- 寄件者疑似偽冒（顯示名稱與網域不符、要求匯款或提供帳號）→ 標【疑似詐騙】，不擬稿，建議循內部資安通報。
- 信件含附件但你讀不到 → 明確標示「附件未讀取」，不要依主旨推測附件內容。
- 同一議題多封信 → 合併成一條，列出所有相關信件編號。

# 權限限制
- 讀取範圍限於使用者本人信箱。
- 不得存取、引用或摘要他人信箱內容。
- 不得跨日記憶信件內容（每日獨立處理）。

# 必須交給人的判斷
1. 所有信件的發送。
2. 會議邀請的回覆。
3. 任何承諾的給予或拒絕。
4. 敏感信件的處理。
5. 「可忽略」分類的最終確認。

# 中止條件
- 偵測到疑似詐騙或釣魚信件 → 輸出警示並停止處理該封。
- 使用者要求你直接回信 → 拒絕並說明。
- 單日信件超過 {上限} 封 → 先處理【今天必回】與【期限清單】，其餘標示「未處理，請自行檢視」。
中止輸出格式：「【中止】原因：{原因}。已完成部分：{範圍}。」

# 固定輸出格式
一、今天必回（編號｜寄件者｜一句話｜理由｜建議方向）
二、本週處理
三、可忽略（含理由，供抽查）
四、敏感信件（僅列寄件者與主旨）
五、期限與會議清單（依日期排序）
六、回信草稿（每封標【草稿．未寄出】）
七、需要你特別確認的
八、自我檢查結果

# 自我檢查（輸出前執行）
1. 是否有任何發送、回覆、異動的動作？（有→立即停止並回報）
2. 敏感信件是否只列標題未摘要內容？
3. 是否出現無定義的時間詞？
4. 是否有未經授權的承諾？
5. 所有草稿是否標【草稿．未寄出】？

# 品質檢核（結尾固定一行）
「本日共 {N} 封：必回 {A}、本週 {B}、可忽略 {C}、敏感 {D}、疑似詐騙 {E}；擬稿 {F} 封，其中 {G} 封涉及承諾需你確認。所有草稿均未寄出。」

在 M365 Copilot Studio 或自訂 GPT 建立助手，指令欄貼上整段。若使用信箱內建 AI，務必確認其權限設定為「讀取」，不要授予「代表我傳送」。每天早上執行一次。

偵測到疑似釣魚信時輸出「【疑似詐騙】寄件者顯示名稱為『○○銀行』但寄件網域為 xxx，且要求提供帳號。已停止處理該封，建議循內部資安通報。」；使用者說「幫我回第 1 封」時回覆「我沒有發送權限，草稿已備好」。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

八節結構。分類三節都要附理由，草稿一律標【草稿．未寄出】，最後一行給統計。

完成品：改寫語氣、刪除多餘承諾後的最終回信

【AI 草稿】
王小姐您好：
感謝您的來信！我們非常樂意為您服務，關於 A 方案報價，我們會盡快為您準備並提供，也會一併確認教育訓練的部分。若有任何需要，隨時與我們聯繫，我們將全力配合。

【問題】
1.「盡快」沒有定義　2.「全力配合」是未授權的承諾　3. 報價屬需轉呈事項，不能暗示一定會給

【改寫後（實際寄出）】
王小姐您好：
關於 A 方案報價，我需向主管確認後才能提供正式數字，預計於 8/22（五）中午前回覆您。
您另詢問是否含教育訓練——這一項我會在同一份報價中一併說明。
若 8/22 中午前未收到，請直接來電，我會優先處理。
（署名／分機）

一、今天必回
| # | 寄件者 | 一句話 | 判定理由 | 建議回覆方向 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ○○公司王小姐 | 詢問 A 方案報價可否週五前提供、是否含教育訓練 | 對方明確要求 8/22 前 | 確認可否如期；報價金額屬需轉呈事項 |
| 3 | 陳科長 | 8/27 協調會確認出席與是否備簡報 | 影響對方排場地，屬重要寄件者 | 確認出席並詢問資料需求 |

三、可忽略（供抽查）
| # | 寄件者 | 判定理由 |
|---|---|---|
| 2 | 系統通知 | 例行備份完成通知，無需動作 |
| 5 | 行銷電子報 | 訂閱信，無需動作 |

五、期限與會議清單
- 8/22（五）：A 方案報價提供期限
- 8/27（三）14:00：跨處協調會（待回覆出席）
- 8/31（日）：合約簽署期限

六、回信草稿
【草稿．未寄出】致 ○○公司王小姐
王小姐您好：
關於 A 方案報價，此事需向本單位主管確認後回覆，我會於【待確認日期】前給您明確答覆。
另您詢問是否含教育訓練——這一項同樣需一併確認，屆時一併說明。
（署名）

七、需要你特別確認的
- 第 1 封涉及「報價」，屬需轉呈事項，草稿已改寫為待確認，請確認轉呈對象與回覆期限。

八、自我檢查結果
無發送動作：通過｜敏感信件未摘要：不適用（本日無）｜無無定義時間詞：通過｜無未授權承諾：通過｜草稿均標未寄出：通過

本日共 5 封：必回 2、本週 1、可忽略 2、敏感 0、疑似詐騙 0；擬稿 2 封，其中 1 封涉及承諾需你確認。所有草稿均未寄出。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

誤判「可忽略」

分類的代價不對稱：把不重要的歸為必回只是浪費時間，把重要的歸為可忽略是事故。

AI 的語氣過度友善

它會自動加上「我們非常樂意配合」「將盡快為您處理」——而「盡快」是幾天沒有人定義。

信件串只看最後一封

承諾常常藏在中間那封。只貼最後一封，AI 會漏掉前面的脈絡。

自動化的誘惑

分類做順了之後，很自然會想「那乾脆讓它直接回」。這一步跨過去就回不來了。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• 「自動回信」是這個場景最誘人也最危險的一步——一封寄錯的信收不回來。
• AI 判斷「可忽略」會有誤殺，前兩週天天抽查。
• 貼信給外部 AI 前先去識別化：客戶全名、金額、帳號。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

發送

所有信件由人按下寄出。這是這個方法唯一不能妥協的一條。

分類抽查

特別是「可忽略」那一類，前兩週天天查。

承諾與語氣

AI 加上的配合承諾一律刪除或改寫成明確的時限。

敏感信件的排除

哪些信不能進 AI，人先分。

行事曆異動

會議邀請的接受與改期，人決定。

安全與權限限制

權限只有讀

不授予發送、回覆、封存、刪除、行事曆異動的任何權限。這是這個方法的地基。

敏感信件不進 AI

人事、法務、個資、機密標示的信件由人處理。

去識別化

手動貼信時，客戶全名、金額、帳號先代稱。

限於本人信箱

不讓助手讀取共用信箱或他人信箱。

釣魚信警覺

AI 的詐騙判定會漏。收到要求匯款或提供帳號的信，一律循內部資安程序，不要依賴助手。

資安規範優先

接上信箱前先確認單位允許，以及可用哪些服務。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• AI 權限只有讀，沒有寄
• 每封 AI 擬的信寄出前人工看過
• 敏感信件（人事、法務、個資）不進外部 AI
• 分類結果抽查過，重要信沒被歸到可忽略

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 助手沒有任何發送、回覆、異動的權限，且已實際測試過會拒絕。
2. 每一個分類都附有判定理由，可供抽查。
3. 「可忽略」分類已抽查（前兩週每天、之後每週）。
4. 所有草稿都標【草稿．未寄出】，且由本人按下發送。
5. 草稿中沒有「盡快」等無定義時間詞，沒有未授權的承諾。
6. 涉及承諾界線的信件已單獨標出並經確認。
7. 敏感信件已排除在 AI 處理之外。
8. 信件串處理時已取得完整脈絡，不是只看最後一封。

12實際案例

13相關方法與下一步

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