AI 留痕與交接

01解決的工作問題

資深同仁要走，或稽核要來。這個業務的決策過程散在信件、會議紀錄、對話裡，而交接文件最容易漏的偏偏是最重要的東西——「為什麼不做 X」。那些沒被寫下來的否決理由，接手的人會再踩一次，而且踩得一模一樣。

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

• 有人員異動、輪調、離職，或代理需求。
• 業務累積了一段時間的決策，而這些決策的理由沒有系統性紀錄。
• 有散裝材料（信件、會議紀錄、對話）可以撈。

什麼情況下別用

沒有材料可撈時

如果決策過程完全沒留下文字，AI 幫不上忙。要改用訪談（同 SOP 訪談法）。

當成流程說明書

怎麼做是 SOP 的事。交接包記的是「做過什麼決定、為什麼」。

含大量個資或機密而無權限管控時

交接包存放位置的權限要先解決，不然它本身就是風險。

臨時一天的代理

短期代理給一份「這週要做的事」就夠了，不必做完整交接包。

誰會用到

行政

例行工作月曆是你最該做的部分——什麼時候要做什麼，接手的人才不會漏掉季報年報。

主管

你要確認的是「地雷清單誠不誠實」。粉飾過的交接包對接手的人是陷阱。

HR

離職交接有時間壓力，優先做決策紀錄與地雷清單，例行月曆可以之後補。

營運

營運業務的對外承諾最容易漏。所有「我們答應過什麼」都要進地雷清單。

法務

稽核導向的留痕要特別注意「核准人」欄位，找不到核准依據的項目要標紅。

公務員

留痕不只是交接，是稽核來查時唯一能證明當初為什麼這樣決定的東西。

所屬工作情境

04完整步驟圖的文字版，逐步展開

一句話版（快速回顧）

1. 先列「決策清單」：這個業務至今做過哪些重要決定（AI 幫你從信件與紀錄裡撈）。
2. 每個決定補三件事：當時為什麼、依據什麼、誰核准——找不到依據的標紅。
3. AI 整理成交接文件架構：業務地圖／決策紀錄／例行工作月曆／地雷與未竟事項。
4. 讓接手的人讀完提問，答不出來的就是交接包的洞。
5. 存放位置固定、有人知道在哪——交接包失蹤等於沒做。

完整版（每一步誰做、產出什麼）

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

散裝材料必要

信件摘要、會議紀錄、對話片段、簽呈。時間範圍越完整越好。

業務範圍定義必要

這份交接包涵蓋哪些業務，不涵蓋哪些。避免範圍無限膨脹。

接手的人必要

交接包要給誰。他讀完之後的提問，是驗收的依據。

存放位置與權限必要

交接包放哪裡、誰能看。交接包失蹤等於沒做。

既有的紀錄系統可選

公文系統、專案工具裡已經有的東西不用重抄，指過去就好。

訪談時間可選

散在個人記憶裡的決策要用訪談問出來，材料撈不到。

餵進去的東西要長這樣

散裝材料（信件摘要、會議紀錄、對話片段、簽呈）＋ 業務範圍定義 ＋ 涵蓋期間 ＋ 既有系統清單。

• 材料照原文貼，含「暫不」「先擱著」這類措辭——那正是否決決策的訊號。
• 涵蓋期間盡量完整，決策紀錄的價值在於涵蓋整段任期。
• 既有系統裡已有的紀錄不用重抄，列出系統名稱指過去就好。
• 個資先遮蔽，交接包裡標【另存權限管控處】。
• 業務範圍要明確，避免無限膨脹。

【交接設定】
業務名稱：○○補助案業務
交接原因：承辦輪調
涵蓋期間：113/1–114/8
交接對象：新任承辦（無此業務經驗）
不涵蓋：經費核銷（由會計室辦理）
既有系統：公文系統（來往文可查）、補助案管理系統（申請案件可查）

【散裝材料】
[113/3 會議紀錄] 決議：本年度補助案改為線上申請為主，臨櫃保留。
[113/5 信件] ○○廠商詢問系統介接，本科回覆暫不開放 API。
[113/9 會議紀錄] 討論是否放寬申請資格，主席表示先觀察一年。
[114/1 簽呈] 核定 114 年度補助上限調整。
[114/4 群組對話] 「B 廠商的案子先擱著，等他們補件」
[114/6 信件] 民眾申訴線上申請系統操作困難，已回覆將檢討。
[114/7 會議紀錄] 決議：申訴案先以電話輔導方式處理，暫不修改系統。

06Prompt（快速／完整／進階）

A 快速版貼上就能用；B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足；C 進階版是拿去建 GPT／Skill／Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

我要整理「{業務名稱}」的交接文件。以下是散裝材料（信件摘要、會議紀錄、對話片段）。請：
1. 撈出所有「做了決定」的事件，列成決策紀錄：日期｜決定了什麼｜理由｜依據文件｜核准人；缺的欄位標【查無，需補】。
2. 整理例行工作月曆：每月/每季/每年固定要做的事。
3. 列出「地雷清單」：材料中出現過的爭議、未解問題、對外承諾。
材料：{貼上}

我要整理「○○補助案業務」的交接文件。以下是散裝材料（信件摘要、會議紀錄、對話片段）。請：（照母提示詞三條）
材料：
[113/3 會議紀錄] 決議：本年度補助案改為線上申請為主，臨櫃保留。
[113/5 信件] 廠商詢問系統介接，回覆暫不開放 API。
[113/9 會議紀錄] 討論是否放寬申請資格，主席表示先觀察一年。
[114/1 簽呈] 核定 114 年度補助上限調整為 ○○ 元。
[114/4 對話] 「那個 B 廠商的案子先擱著，等他們補件」
（略）

【決策紀錄】
| 日期 | 決定了什麼 | 理由 | 依據文件 | 核准人 |
|---|---|---|---|---|
| 113/3 | 補助案改線上申請為主，臨櫃保留 | 【查無，需補】 | 113/3 會議紀錄 | 【查無，需補】 |
| 113/5 | 暫不開放系統 API 介接 | 【查無，需補】 | 113/5 回覆信件 | 【查無，需補】 |
| 113/9 | 暫不放寬申請資格，先觀察一年 | 主席表示先觀察 | 113/9 會議紀錄 | 主席 |
| 114/1 | 補助上限調整為 ○○ 元 | 【查無，需補】 | 114/1 簽呈 | 【查無，需補】（簽呈應有決行人，請補） |

【例行工作月曆】
| 週期 | 事項 | 依據 |
|---|---|---|
| 每年 1 月 | 核定年度補助上限 | 114/1 簽呈時點推測，需確認 |
| 每年 3 月 | 年度申請作業啟動 | 113/3 會議紀錄推測，需確認 |

【地雷清單】
1. B 廠商案件擱置中（114/4），未見後續處理紀錄——接手前務必確認現況。
2. 「暫不開放 API」是暫時決定，廠商可能再提。當時的理由未留紀錄，建議補。
3. 「先觀察一年」（113/9）——觀察期將屆，需決定是否放寬。

# 角色
你是交接文件整理助手。你從散裝材料中撈出決策事件並整理成交接包。你不補充材料以外的內容，也不替任何決定編造理由。

# 背景
- 業務名稱：{業務名稱}
- 交接原因：{交接原因，例如離職／輪調／代理／稽核準備}
- 涵蓋期間：{涵蓋期間}
- 交接對象：{交接對象，例如新任承辦／代理人}
- 不涵蓋的業務：{不涵蓋範圍}
- 既有系統中已有的紀錄：{既有系統，例如公文系統、專案工具}

# 任務
把散裝材料整理成四個部分的交接包素材。

# 可以使用的資料
只有我提供的材料。不得補充材料以外的事實、理由、核准人。

# 處理步驟
1. **業務地圖**：從材料歸納出這個業務包含哪些子項目、各與誰往來、用哪些系統。
2. **決策紀錄**：撈出所有「做了決定」的事件，欄位為：日期｜決定了什麼｜理由｜依據文件｜核准人｜是否仍有效。缺的欄位標【查無，需補】。
3. **否決決策**：特別撈出「決定不做某件事」的事件（關鍵詞：暫不、先不、擱置、再看看、以後再說、不考慮）。這一類最容易漏，要獨立成一節。
4. **例行工作月曆**：從材料的時間規律推出每月／每季／每年固定要做的事。推測的部分標示「推測，需確認」。
5. **地雷與未竟事項**：材料中出現過的爭議、未解問題、對外承諾、擱置中的案件。
6. **稽核風險標記**：核准人或依據為【查無】的決策，單獨列出並排序（影響越大越前面）。
7. **建議訪談題目**：材料中看得出「有決定但看不出理由」的地方，寫成可以直接問當事人的問題。

# 不可以做的事
1. 不得為任何決定編造理由或核准人。
2. 不得推測材料中沒有的時間規律。
3. 不得美化地雷清單的措辭。
4. 不得把個資（姓名以外的身分資訊、聯絡方式、案件當事人資料）寫入交接包，改標【另存權限管控處】。

# 輸出格式
## 一、業務地圖（子項目｜往來對象｜使用系統｜頻率）
## 二、決策紀錄（日期｜決定｜理由｜依據｜核准人｜是否仍有效）
## 三、否決決策（獨立一節：日期｜決定不做什麼｜理由｜是否可能再被提出）
## 四、例行工作月曆（週期｜事項｜依據｜確認狀態）
## 五、地雷與未竟事項（事項｜現況｜風險｜建議下一步）
## 六、稽核風險標記（依影響排序）
## 七、建議訪談題目
## 八、自我檢查結果

# 自我檢查（輸出前執行）
1. 是否有我編造的理由或核准人？
2. 否決決策是否已獨立撈出？
3. 例行月曆的推測部分是否都標示了？
4. 地雷清單是否照材料原意，沒有美化？
5. 是否有個資被寫入？

# 材料
{貼上散裝材料}

把 {業務名稱} 換成「○○補助案業務」、{交接原因} 換成「承辦輪調」、{涵蓋期間} 換成「113/1–114/8」、{交接對象} 換成「新任承辦（無此業務經驗）」、{不涵蓋範圍} 換成「經費核銷（由會計室辦理）」、{既有系統} 換成「公文系統（來往文可查）、補助案管理系統」。

第三節「否決決策」會單獨列出「暫不開放 API」「暫不放寬資格」這類事件，並標示「是否可能再被提出：高——廠商已於 113/5 提過，未見正式回覆」；第六節會依影響排序列出缺核准依據的決策；第七節會給出可直接問當事人的訪談題目。

# 身分
你是「{單位名稱}決策留痕助手」。你把使用者提供的決策事件整理成固定格式的紀錄。你不編造理由、不推測核准人、不評論決定的好壞。

# 使用時機
每當發生以下情況，使用者會來記一筆：
1. 做了一個會影響後續的決定。
2. 決定「不做」某件事。
3. 對外做出承諾。
4. 遇到爭議或例外處理。
5. 收到會影響業務的外部變化。

# 固定紀錄格式（每筆都要完整）
【日期】
【類型】決定做／決定不做／對外承諾／爭議處理／外部變化
【內容】決定了什麼（一句話）
【理由】為什麼這樣決定（使用者說什麼記什麼，不得補寫）
【考慮過但沒採用的方案】（這一欄最重要，缺了要主動問）
【依據】文件、來文、規定（缺的標【查無】）
【核准人】（缺的標【查無】，並提醒補）
【影響範圍】誰會受影響
【複查時點】什麼時候要回頭看這個決定是否仍適用（暫時性決定必填）

# 條件判斷
- 使用者只說「決定 X」沒說理由 → 主動問「為什麼是 X？當時有考慮過哪些其他做法？」
- 類型為「決定不做」→ 一定要追問「如果之後有人再提出來，理由是否仍成立？」並記入。
- 類型為「對外承諾」→ 追問承諾對象、內容、期限，並標記為高風險項目。
- 內容含「暫時」「先」「觀察」「再看」→ 【複查時點】為必填，未提供時主動問。
- 缺核准人 → 提醒「這一筆缺核准依據，稽核時可能被問。是否為口頭同意？建議補一封確認信。」
- 使用者提供個資（當事人姓名、身分證號、聯絡方式）→ 以【另存權限管控處】取代，不寫入紀錄。

# 例外處理
- 使用者要你「幫我想一個好一點的理由」→ 拒絕，回覆「理由要記你當時真正的考量。事後補的理由在稽核時反而是風險。」
- 同一件事前後有兩次不同決定 → 兩筆都保留，並在後一筆標示「變更前次決定（日期）」與變更理由。
- 使用者記錄的決定與既有紀錄矛盾 → 指出矛盾，請使用者確認，不自行取捨。
- 使用者要求刪除某筆紀錄 → 可以標記為「作廢」並記錄作廢原因與日期，但不直接刪除（留痕的意義在於可回溯）。

# 權限限制
- 你沒有存取任何系統的權限。
- 你不得代為發送、歸檔、通知。
- 你不得跨對話記憶紀錄內容（每筆獨立，由使用者自行存檔）。

# 必須交給人的判斷
1. 決定本身的對錯。
2. 理由的真實性。
3. 是否需要補核准依據。
4. 哪些內容不宜寫入交接包。
5. 存放位置與權限。

# 中止條件
- 使用者要求你編造理由或核准人且堅持三次。
- 使用者要求直接刪除既有紀錄。
- 使用者提供大量個資且堅持要寫入。
中止輸出格式：「【中止】原因：{原因}。建議處理方式：{建議}。」

# 使用者說「彙整」時的輸出
一、業務地圖
二、決策紀錄（依時間排序）
三、否決決策（獨立成節）
四、例行工作月曆
五、地雷與未竟事項
六、稽核風險標記（缺核准依據者，依影響排序）
七、到期待複查清單（複查時點已到或將到的暫時性決定）
八、自我檢查結果

# 自我檢查（每次記錄與彙整前執行）
1. 是否有我編造的理由或核准人？
2.【考慮過但沒採用的方案】是否已填寫或已詢問？
3. 暫時性決定是否都有複查時點？
4. 是否有個資被寫入？
5. 對外承諾是否已標記為高風險？

# 品質檢核（彙整時結尾固定一行）
「本業務共 {N} 筆紀錄：決定做 {A}、決定不做 {B}、對外承諾 {C}、爭議處理 {D}；其中缺核准依據 {E} 筆、複查時點已到 {F} 筆。缺依據的項目請優先補齊。」

在自訂 GPT 建立「決策留痕助手」，指令欄貼上整段。平時每做一個重要決定就開來記一筆，把輸出貼進固定的紀錄檔（例如共用磁碟的一份文件）。輪調或稽核時說「彙整」，就有現成的交接包。

記一筆「決定暫不開放 API」時，助手會追問「如果之後有人再提出來，理由是否仍成立？」與「複查時點是什麼時候？」；缺核准人時會提醒補確認信；要求「幫我想個好一點的理由」時會拒絕。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

八節：業務地圖、決策紀錄、否決決策、例行月曆、地雷與未竟事項、稽核風險標記、訪談題目、自我檢查。

完成品：接手人試讀後提出的問題（＝交接包的洞）

【試讀人】新任承辦（無此業務經驗）
【方式】讀完交接包，把看不懂或想追問的地方列出來

【問題 1】「線上申請為主、臨櫃保留」——臨櫃保留到什麼程度？是每天都有人值班嗎？
→ 交接包沒寫。追問後補上：每週二、四上午有專人，其餘時間由櫃檯代收。
→ 這是「例行工作」而不是「決策」，所以原本的四大分類漏掉了。已補進業務地圖。

【問題 2】B 廠商案擱置這麼久，對方有沒有來催過？
→ 交接包只寫「擱置中」。追問後補上：114/5、114/6 各來電一次，均口頭回覆「補件後即續辦」，未留書面。
→ 這一項的風險比原本寫的高。地雷清單已改寫，並建議交接後立即發函確認。

【問題 3】為什麼不開放 API？如果廠商再問我要怎麼回答？
→ 這正是交接包標【查無，需補】的那一項。追問當事人後得到理由：當時系統無認證機制，開放有資安疑慮；且該廠商並非唯一介接需求者，開放後難以拒絕其他人。
→ 補進否決決策節，並註明「若之後系統增加認證機制，此理由部分不再成立」。

【問題 4】「先觀察一年」的觀察期，觀察什麼？看什麼指標決定要不要放寬？
→ 交接包沒寫，追問後發現當時也沒定義。
→ 這不是交接包的洞，是決策本身的洞。已誠實標示：「觀察指標未定義，屆期時須重新討論判準」。

【結論】
四個問題中，兩個是交接包漏寫、一個是紀錄不足需訪談、一個是原決策本身沒想清楚。第四類最有價值——如果沒有試讀，接手的人會在 114/9 屆期時完全不知道自己該看什麼。

一、業務地圖
| 子項目 | 往來對象 | 使用系統 | 頻率 |
|---|---|---|---|
| 補助案受理與審查 | 申請民眾、廠商 | 補助案管理系統 | 全年 |
| 年度上限核定 | 主計、上級機關 | 公文系統 | 每年 1 月 |
| 申訴處理 | 民眾 | 公文系統 | 不定期 |

二、決策紀錄
| 日期 | 決定 | 理由 | 依據 | 核准人 | 仍有效？ |
|---|---|---|---|---|---|
| 113/3 | 改線上申請為主，臨櫃保留 | 【查無，需補】 | 113/3 會議紀錄 | 【查無，需補】 | 是 |
| 114/1 | 核定 114 年度補助上限 | 【查無，需補】 | 114/1 簽呈 | 【查無，需補】（簽呈應有決行人） | 是 |
| 114/7 | 申訴案以電話輔導處理 | 暫不修改系統 | 114/7 會議紀錄 | 【查無，需補】 | 是（暫時性） |

三、否決決策 ★最容易漏的一節
| 日期 | 決定不做什麼 | 理由 | 可能再被提出？ |
|---|---|---|---|
| 113/5 | 不開放系統 API 介接 | 【查無，需補】——材料僅載「暫不開放」 | 高。廠商已提過一次，且未見正式回覆理由 |
| 113/9 | 不放寬申請資格 | 主席表示先觀察一年 | 高。觀察期於 114/9 屆滿，接手後可能立即面對 |
| 114/7 | 不修改申訴反映的系統問題 | 先以電話輔導替代 | 高。若申訴持續，此決定會被重新檢視 |

四、例行工作月曆
| 週期 | 事項 | 依據 | 狀態 |
|---|---|---|---|
| 每年 1 月 | 核定年度補助上限 | 114/1 簽呈 | 推測，需確認 |
| 每年 3 月 | 年度申請作業啟動 | 113/3 會議紀錄 | 推測，需確認 |

五、地雷與未竟事項
| 事項 | 現況 | 風險 | 建議下一步 |
|---|---|---|---|
| B 廠商案件擱置（114/4） | 等補件中，未見後續紀錄 | 擱置逾 4 個月，對方可能主張延宕 | 交接前確認現況並留下書面 |
| 資格放寬觀察期屆滿（114/9） | 未見後續規劃 | 屆期須決定，接手後立即面對 | 交接時一併說明脈絡 |
| 系統操作申訴（114/6） | 以電話輔導替代 | 治標，申訴可能再起 | 評估系統改善需求 |

六、稽核風險標記（依影響排序）
1. 【高】114/1 年度補助上限核定——涉及金額，核准人欄位查無。簽呈應有決行紀錄，請至公文系統調閱補上。
2. 【中】113/3 改線上申請為主——影響民眾權益，決策理由未留紀錄。
3. 【中】113/5 不開放 API——對外決定，理由未留紀錄，若廠商再提會很難回答。

七、建議訪談題目
1. 113/5 為什麼決定暫不開放 API？當時考慮過哪些替代方案？
2. 113/3 改線上為主的主要考量是什麼？臨櫃保留是誰堅持的？
3. B 廠商案擱置後，有沒有口頭跟對方溝通過？對方知道現況嗎？
4. 114/7 決定不修改系統，是成本考量還是時程考量？

八、自我檢查結果
無編造理由或核准人：通過｜否決決策已獨立撈出：通過｜例行月曆推測已標示：通過｜地雷清單未美化：通過｜無個資寫入：通過

本業務共 7 筆紀錄：決定做 4、決定不做 3、對外承諾 0、爭議處理 1；其中缺核准依據 5 筆、複查時點已到 1 筆。缺依據的項目請優先補齊。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議，不是限定。

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方（流程困難點）

「為什麼不做 X」沒人寫

交接文件最容易漏的一類。否決的理由不會出現在任何正式紀錄裡，但接手的人一定會再提一次同樣的方案。

決策散在個人記憶裡

AI 只能整理你給的材料。沒寫下來的東西，材料裡就是沒有。

找不到核准依據

稽核時最麻煩的問題。當時可能是口頭同意，事後沒有痕跡。

地雷清單被粉飾

交接時不想把爭議寫得太明白，結果接手的人在毫無準備的情況下踩到。

會做錯的地方（常見失敗方式）

其他注意事項

• 交接文件最容易漏的是「為什麼不做 X」的決定——沒寫下來，接手的人會再踩一次。
• AI 只能整理你給的材料，散在個人記憶裡的要用訪談問出來（同 SOP 訪談法）。
• 含機敏內容的交接包注意存取權限。

10人工把關與安全限制

AI／Agent／Tool 介入在哪幾步

這幾關不下放

「為什麼不做 X」

這一類只能靠訪談問出來，材料裡沒有。

核准依據

找不到的要標紅，不要為了好看而編一個。

地雷清單的誠實度

粉飾過的交接包是陷阱。這是人的選擇，不是 AI 的。

接手人試讀

答不出來的提問就是洞。這一步不能省。

權限與存放

含機敏內容的交接包，存取權限人決定。

安全與權限限制

個資不入交接包

當事人身分資訊、聯絡方式標【另存權限管控處】，交接包只寫指向。

帳密另存

系統帳號密碼絕不寫進交接包，走正式的帳號移轉程序。

存放權限

含機敏內容的交接包要設定存取權限，並記錄誰有權限。

對外承諾要標高風險

所有「我們答應過什麼」都要列出，這是接手後最容易出事的地方。

作廢不刪除

紀錄要作廢時標記作廢原因與日期，不直接刪除——留痕的意義在可回溯。

材料的處理

撈料用的散裝材料本身可能含機敏內容，使用外部工具前先確認規範。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

• 例行工作有月曆
• 存放位置大家知道

做完了才檢查：全部成立才算完成

1. 每個重要決定都有依據與核准人，或明確標紅為【查無，需補】。
2. 「決定不做某件事」的事件已獨立成節，且每一項都有理由或訪談補充。
3. 例行工作月曆完整，推測部分已由人確認。
4. 地雷與未竟事項誠實列出，沒有美化措辭。
5. 缺核准依據的項目已依影響排序，高影響者已補齊或說明。
6. 接手的人已試讀並提問，答不出來的地方已回頭補。
7. 交接包中沒有個資與帳密，改以指向方式處理。
8. 存放位置固定、權限已設定，且相關人知道在哪。

12實際案例

13相關方法與下一步

可直接使用RELATED PROMPTS

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