METHOD · 對外溝通與服務

AI 對外公告與新聞稿

發出去就收不回來——每一句標依據,把不確定寫成確定的地方全部抓出來。

情境:對外溝通與服務也用於:文書與表達也用於:專業審查與合規難度:要搭建|建助手或系統起手工具:ChatGPT
這是對外溝通與服務情境下的方法之一(共 8 個)· 看這個情境全部 →
一、這是什麼三十秒判斷關不關你的事

01解決的工作問題

公告、新聞稿、官網說明——這一類東西的共同點是發出去就收不回來。截圖會存在別人手機裡,更正稿的閱讀量永遠不到原稿的十分之一。而 AI 在這裡最危險的不是寫得不好,是寫得太好:它會把「預計」寫成「將於」、把「研議中」寫成「已規劃」,讀起來完全正常,但那已經是承諾了。

真的有人這樣做過?外部佐證

目前沒有找到可公開查證的外部案例。這類工作多半不會有人發新聞稿,找不到不代表沒人做——但在找到之前,這一頁的方法就是作者自己的做法,不借別人的名義。

去找靈感看其他方法的外部案例 →

02什麼時候用、什麼時候別用

什麼情況下該用這一套

什麼情況下別用

事實還沒定案
還在開會、還在會簽、還沒核定的事,不要先寫稿。稿子寫出來就會有人想發。
危機處理的第一則對外聲明
事故、爭議、輿情的第一則聲明是責任認定問題,要由主管與法務直接處理,不要走一般流程。
涉及未公開個資或第三方
提到具體個人、廠商、合作方之前,先確認對方同意被提及。

誰會用到

行銷
你最會寫,但也最容易把「研議中」寫成「已規劃」。這份方法的重點是替你自己裝一道煞車。
公務員
公告等同機關表態。凡是首長講過但沒有公文依據的,一律標【待補依據】,不要憑印象寫。
行政
你通常是最後把關的人。檢查重點不是錯字,是有沒有出現沒人授權過的時間、金額、名單。
主管
你要具名放行的是「事實」與「承諾」兩件事,語氣好不好是其次。
法務
涉及裁罰、爭議、個資、第三方名稱的段落,發布前一定要走到你這裡。

所屬工作情境

二、整件事怎麼跑先看圖,再看逐步

03流程圖

這張圖是整篇的骨架:輸入 → 步驟 → 困難點 → AI/Agent/Tool 介入 → 人工檢查 → 產出。紅框是最常出事的位置,綠框是不能下放的人工檢查點,粗框是中止條件。後面每一節都是在展開圖上的某一格。

AI 對外公告與新聞稿:發出去就收不回來,關卡壓在發布前
AI 對外公告與新聞稿:發出去就收不回來,關卡壓在發布前直向流程圖。輸入是事實清單每項附依據、承諾邊界的三分法、對象與管道、禁用語與必附語。第一步由人收事實與依據,口頭指示不算依據。第二步由人把事實分成已定案、只能寫研議中、完全不提三類。第三步由 AI 依清單擬稿並逐句標註依據編號,沒有依據的整段標待補依據不得自行補齊。第四步由檢核助手機械掃描確定性升級用語、絕對化用語、未授權的數字與日期、第三方名稱。第五步進入人工檢查點,人逐句回頭對依據,不得抽查。最後由主管與必要時法務具名放行,產出定稿、逐句依據對照表與放行紀錄。右側標示四個困難點:把不確定寫成確定例如預計變將於、憑印象補入沒有書面依據的數字、更正成本不對稱原稿轉一千次更正稿轉三十次、對象搞錯導致民眾看不懂或記者自行補細節。中止條件是出現無依據的數字或把研議寫成已定案時全篇退回不得發布。檢查點有退回線回到擬稿步驟。全篇退回重擬INPUT / 輸入事實清單(每項附依據)+ 承諾邊界 + 對象管道 + 禁用語口頭指示不算依據HUMAN / 人工步驟人把事實三分:已定案/只能寫研議中/不提AI / AI 介入AI 依清單擬稿,逐句標依據;無依據標【待補依據】AI / AI 介入AI 產不同對象版本:事實相同,詳細度與用語不同AGENT / 助手接手檢核助手掃描:確定性升級/絕對化/無依據數字/第三CHECKPOINT / 人工檢查人逐句回頭對依據(不得抽查)+ 主管與法務具名放行OUTPUT / 產出定稿 + 逐句依據對照表 + 放行紀錄RISK / 困難點把不確定寫成確定:預計→將於、研議→已規RISK / 困難點憑印象補入沒有書面依據的數字與時程RISK / 困難點三版事實不一致:媒體版多講了一句,業者說沒聽過STOP / 中止條件出現無依據數字,或研議被寫成已定案 → 全篇退回,不得發布RISK / 困難點更正成本不對稱:原稿轉一千次,更正稿轉三十次
看圖重點:看這張圖只要記住一件事:所有關卡都在發布前,因為發布後沒有關卡。更正稿的閱讀量永遠不到原稿的十分之一,截圖會一直存在別人手機裡。所以圖上那個人工檢查點寫的是「逐句對依據」而不是「抽查」——這是全篇唯一不能省的一步。也因為這樣,中止條件的處置是「全篇退回」,不是「改那一句」:一份稿子出現一個沒依據的數字,代表產稿時的材料本身就有問題。
純文字流程表(手機/螢幕閱讀器建議看這張)
AI 對外公告與新聞稿:發出去就收不回來,關卡壓在發布前(純文字流程表)
類型/角色流程步驟這一步的困難點/中止條件
1Human事實清單(每項附依據)+ 承諾邊界 + 對象管道 + 禁用語
口頭指示不算依據
2Human人把事實三分:已定案/只能寫研議中/不提
3AIAI 依清單擬稿,逐句標依據;無依據標【待補依據】
困難點/風險把不確定寫成確定:預計→將於、研議→已規劃
困難點/風險憑印象補入沒有書面依據的數字與時程
4AIAI 產不同對象版本:事實相同,詳細度與用語不同
困難點/風險三版事實不一致:媒體版多講了一句,業者說沒聽過
5Agent檢核助手掃描:確定性升級/絕對化/無依據數字/第三方
6Checkpoint人逐句回頭對依據(不得抽查)+ 主管與法務具名放行
失敗與中止條件出現無依據數字,或研議被寫成已定案 → 全篇退回,不得發布
7Output定稿 + 逐句依據對照表 + 放行紀錄
困難點/風險更正成本不對稱:原稿轉一千次,更正稿轉三十次

回流線:人逐句回頭對依據(不得抽查)+ 主管與法務具名放行 → AI 依清單擬稿,逐句標依據;無依據標【待補依據】(全篇退回重擬)

Mermaid 原始碼(貼進 Mermaid Live 或 draw.io 可再編輯)
可直接複製,改成你自己的流程
flowchart TD
    in1(["<b>Human</b><br/>事實清單(每項附依據)+ 承諾邊界 + 對象管道 + 禁用語<br/><small>口頭指示不算依據</small>"])
    s1["<b>Human</b><br/>人把事實三分:已定案/只能寫研議中/不提"]
    a1[/"<b>AI</b><br/>AI 依清單擬稿,逐句標依據;無依據標【待補依據】"/]
    a2[/"<b>AI</b><br/>AI 產不同對象版本:事實相同,詳細度與用語不同"/]
    g1[["<b>Agent</b><br/>檢核助手掃描:確定性升級/絕對化/無依據數字/第三方"]]
    c1{{"<b>Checkpoint</b><br/>人逐句回頭對依據(不得抽查)+ 主管與法務具名放行"}}
    o1(["<b>Output</b><br/>定稿 + 逐句依據對照表 + 放行紀錄"])
    r1>"<b>Risk</b><br/>把不確定寫成確定:預計→將於、研議→已規劃"]
    r2>"<b>Risk</b><br/>憑印象補入沒有書面依據的數字與時程"]
    r3>"<b>Risk</b><br/>三版事實不一致:媒體版多講了一句,業者說沒聽過"]
    x1[/"<b>Stop</b><br/>出現無依據數字,或研議被寫成已定案 → 全篇退回,不得發布"\]
    r4>"<b>Risk</b><br/>更正成本不對稱:原稿轉一千次,更正稿轉三十次"]

    in1 --> s1
    s1 --> a1
    a1 --> a2
    a2 --> g1
    g1 --> c1
    c1 --> o1
    a1 -.->|風險| r1
    a1 -.->|風險| r2
    a2 -.->|風險| r3
    c1 ==>|中止| x1
    o1 -.->|風險| r4
    c1 -.->|全篇退回重擬| a1

    classDef clsIn fill:#FFFFFF,stroke:#2C4459,stroke-width:2px,color:#141E2B
    classDef clsHuman fill:#FBFCFD,stroke:#7A8CA0,stroke-width:2px,color:#141E2B
    classDef clsAI fill:#FFF6EA,stroke:#DE9A45,stroke-width:2px,color:#141E2B
    classDef clsAgent fill:#FDEBD2,stroke:#B87A2E,stroke-width:2px,color:#141E2B
    classDef clsTool fill:#EDF2F6,stroke:#2C4459,stroke-width:2px,color:#141E2B
    classDef clsCheck fill:#E8F2EC,stroke:#3F7A5A,stroke-width:2px,color:#123024
    classDef clsOut fill:#141E2B,stroke:#141E2B,stroke-width:2px,color:#F2F6F9
    classDef clsRisk fill:#FCEFEA,stroke:#C0552F,stroke-width:2px,color:#5E2110
    classDef clsStop fill:#F7E1DB,stroke:#8E2F17,stroke-width:3px,color:#5E2110
    class in1 clsIn;
    class s1 clsHuman;
    class a1 clsAI;
    class a2 clsAI;
    class g1 clsAgent;
    class c1 clsCheck;
    class o1 clsOut;
    class r1 clsRisk;
    class r2 clsRisk;
    class r3 clsRisk;
    class x1 clsStop;
    class r4 clsRisk;

04完整步驟圖的文字版,逐步展開

一句話版(快速回顧)

  1. 逐項列出要對外講的事實,每一項配一個書面依據;口頭指示不算。
  2. 把事實三分:已定案可寫/只能寫研議中/完全不提。
  3. AI 依清單擬稿,每一句標依據編號,沒有依據的標【待補依據】。
  4. AI 產不同對象版本(民眾/媒體/業者),事實完全相同。
  5. 人逐句回頭對依據(不得抽查),主管與必要時法務具名放行。

完整版(每一步誰做、產出什麼)

誰做步驟與說明
1Human收事實與依據
逐項列出要對外講的事,每一項配一個書面來源。沒有來源的先擱著,不要靠印象補。→ 事實清單(含依據)
2Human劃承諾邊界
把事實分成三堆:已定案可寫、只能寫研議中、完全不提。這一步做完,AI 才有安全的活動範圍。→ 三分清單
3AI產稿
依事實清單與邊界擬稿,每一句話標註依據編號;沒有依據的一律標【待補依據】,不得補齊。→ 稿件草稿(逐句標依據)
4Agent確定性掃描
機械掃描把不確定寫成確定的字眼、絕對化用語、未授權的時間與金額、第三方名稱。→ 風險標記稿
5Human逐句對依據
拿掉標記,逐句回頭對來源。這一步不能跳,也不能只抽查——對外稿件錯一句就是全篇失信。→ 校對完成稿
6Human核可與具名放行
主管、法務(必要時)具名放行,記錄放行版本與時間。→ 定稿 + 放行紀錄
三、動手做備料 → 指令 → 產出 → 工具

05開始前要準備什麼標「必要」的沒備齊就先別開始

事實清單與依據必要
每一項要寫的事實,配一個可指回去的來源:決議、公文文號、核定函、統計表。沒有來源的先不要進稿。
承諾邊界必要
哪些是已定案可以講、哪些只能講「研議中」、哪些完全不提。這是全篇最容易出事的地方。
對象與管道必要
對民眾、對媒體、對業者,用語與詳細程度不同;官網、新聞稿、社群,長度與結構也不同。
禁用語與必附語必要
不能講的(保證、全面、零、首創、最)與一定要附的(聯絡窗口、生效日、資料來源)。
過去的同類稿件可選
用語一致性的參考。也讓 AI 知道你們慣用的稱謂與格式。

餵進去的東西要長這樣

事實清單(每項附依據)+ 承諾邊界(可寫/只能寫研議中/不提)+ 對象與管道 + 禁用語與必附語。過去同類稿件可選。

【設定】
發布單位:○○市政府○○局
事由:○○補助開放申請
管道:官網公告 + 新聞稿
發布後可否修改:官網可改;新聞稿不可改
對象:一般民眾(另需媒體版)

【事實清單】
1. 開放申請日 114/9/1。依據:府○字第 1140000000 號函。
2. 受理截止 114/10/31。依據:同上。
3. 對象:設籍本市滿一年之市民。依據:同上第 3 點。
4. 補助金額依審查結果核定。依據:同上第 5 點(未載固定金額)。
5. 首年預估受益約 2,000 人。依據:業務單位估算,無正式文件。

【承諾邊界】
可寫:1、2、3、4
只能寫研議中:線上申請系統(尚未上線)
不提:預算總額、審查標準細節、第 5 項預估人數

【禁用語】
全面、零、首創、最、唯一、保證、完全、可望、大幅

【必附語】
承辦窗口與服務時間、申請方式、生效日

06Prompt(快速/完整/進階)

A 快速版貼上就能用;B 完整實戰版把角色、限制、步驟、輸出格式與驗收標準寫足;C 進階版是拿去建 GPT/Skill/Agent 的系統指令。三種都附可替換變數、使用範例、預期輸出與人工確認點。

A
A. 快速版

手上有一份已核定的事實清單,想快速產出可以拿去改的第一版稿。

適合的工具ChatGPTClaudeM365 Copilot
👇 直接複製,{ } 換成你的內容
以下是要對外發布的事實清單,每一項都附了依據。請:
1. 把每一項分類為:已定案(可明確陳述)/研議中(只能用未定案語氣)/無依據(標【待補依據】)。
2. 依分類擬稿。不得把不確定改寫成確定(預計不得寫成將於、研議不得寫成已規劃),不得出現絕對化用語。
3. 每一句後面標依據編號;標不出來的句子就是不該寫的句子。
4. 最後列出風險標記:哪幾句最容易被斷章取義或被當成承諾。
事實清單:{貼上};對象:{對象}

可替換變數

變數要換成什麼
{貼上}事實清單,每一項後面附依據(文號、決議、核定函、統計表)。
{對象}一般民眾/媒體/業者,三選一,不要一次寫給所有人。
完整使用範例(照這樣填)
以下是要對外發布的事實清單。請依清單擬稿。(照母提示詞四條)

【對象】一般民眾|【管道】官網公告

【事實清單】
1. ○○補助自 114/9/1 起開放申請。依據:府○字第 1140000000 號函。
2. 申請期間至 114/10/31 止。依據:同上。
3. 補助對象為設籍本市滿一年之市民。依據:同上第 3 點。
4. 補助金額依審查結果核定。依據:同上第 5 點(未載明固定金額)。
5. 首年預估受益人數約 2,000 人。依據:業務單位估算,無正式核定文件。
預期輸出範例(拿到的東西應該長這樣)
【公告草稿】
○○補助自 114 年 9 月 1 日起受理申請 [依據1]

本市○○補助自 114 年 9 月 1 日起開放申請,受理至 114 年 10 月 31 日止 [依據1,2]。
申請對象為設籍本市滿一年之市民 [依據3]。
補助金額依審查結果核定 [依據4]。
【待補依據】首年預估受益人數 2,000 人——來源為業務單位估算,無正式核定文件,建議刪除或改寫為「實際受益人數依申請與審查結果而定」。

【風險標記】
- 第 4 點原文為「依審查結果核定」,稿中不得改寫為「最高可獲 ○ 萬元」或任何具體金額。
- 事實 5 無正式依據。對外稿件出現預估數字後,民眾會當成承諾。

【必附】
- 承辦窗口與服務時間【待補】
- 申請方式與應備文件【待補,事實清單未涵蓋】

常見錯誤用法

  • 沒有依據就叫 AI 產稿。它會寫得很流暢,而流暢正是問題——你看不出哪一句是它補的。
  • 把【待補依據】的段落自己憑印象填掉。那正是最需要去要文件的地方。
  • 一次要它寫給所有對象。結果是三邊都不精準。
  • 只看語氣順不順,不逐句對依據。
這一版另外不適合
  • 事實尚未核定時。
  • 危機或爭議事件的第一則聲明。
缺少資料時怎麼辦

事實清單缺依據時,正確的行為是整項標【待補依據】並照樣輸出,讓那份待補清單變成你去要文件的工作單。千萬不要讓 AI 用「一般而言」「通常」補上——對外稿件裡的一般而言,就是編造。

這一版另外要人確認
  • 每一句話與依據的比對。
  • 【待補依據】的處理:去要文件,或整段刪掉。
  • 發布前的具名放行。
B
B. 完整實戰版

同一份事實要出民眾版、媒體版、業者版,而且要附逐句依據對照與風險標記。

適合的工具ChatGPTClaudeM365 Copilot
👇 直接複製,{ } 換成你的內容
# 角色
你是對外文稿的協助者。你的專長是把已核定的事實,寫成不同對象都看得懂、而且一句都沒有超出授權的對外文稿。你不是發言人,你不決定我們要對外講什麼。

# 背景
- 發布單位:{單位全稱}
- 事由:{一句話}
- 管道:{官網公告/新聞稿/社群貼文/說明會講稿}
- 發布後可否修改:{可/不可}

# 任務
依【事實清單】產出對外文稿,並附逐句依據對照與風險標記。

# 可以使用的資料
只有【事實清單】與【過去同類稿件】兩段的內容。你的一般常識、其他單位的類似政策、你認為合理的補充說明,一律不得寫進稿件。

# 不可以做的事(違反任何一條就是失敗)
1. 不得把不確定改寫成確定:預計不得寫成將於、研議不得寫成已規劃、多數不得寫成全面。
2. 不得出現絕對化用語:全面、零、首創、最、唯一、保證、完全。
3. 不得補入事實清單中沒有的任何數字、日期、金額、名單、比例。
4. 不得提及事實清單以外的第三方(廠商、合作單位、個人)。
5. 沒有依據的內容,整段標【待補依據】並說明缺什麼,不得自行補齊。
6. 每一句話後面都要標依據編號。無法標的,就是不該寫的。

# 處理步驟(請照順序做)
1. 先讀事實清單,把每一項分類為:已定案(可明確陳述)/研議中(只能用未定案語氣)/無依據(標待補)。
2. 依分類擬稿。已定案的用確定語氣,研議中的一律加上「刻正研議」「尚未定案」等字樣。
3. 產出三個版本:民眾版(白話、去專有名詞)、媒體版(含背景與可引用段落)、業者版(含條件與適用範圍)。三版的事實必須完全相同。
4. 逐句標依據編號,做成對照表。
5. 列出風險標記:哪幾句最容易被誤讀、被斷章取義、被當成承諾。

# 輸出格式(嚴格照這個順序,不要加額外段落)
## 一、事實分類
(表格:編號|事實|分類|依據)
## 二、民眾版
## 三、媒體版
## 四、業者版
## 五、逐句依據對照表
(表格:句子|依據編號|若無依據的處理建議)
## 六、風險標記
(哪幾句最容易出事、為什麼、建議怎麼改)
## 七、【待補依據】清單
(編號列出,每項寫清楚要去跟誰要什麼文件)

# 驗收標準(產出後自己檢查一次並回報結果)
- [ ] 三版的事實完全一致,沒有任何一版多講了什麼
- [ ] 每一句都有依據編號,或已標【待補依據】
- [ ] 沒有出現絕對化用語
- [ ] 研議中的事項全部都有未定案字樣
- [ ] 沒有出現事實清單以外的數字、日期、名單

【事實清單】
{貼上}

【承諾邊界】
{貼上:哪些可寫、哪些只能寫研議中、哪些不提}

【禁用語與必附語】
{貼上}

【過去同類稿件】
{貼上或留白}

可替換變數

變數要換成什麼
{單位全稱}會出現在稿件抬頭與結尾,寫正式全稱。
{一句話}這次要對外講的事,一句話講完。講不完代表要拆成兩稿。
{可/不可}官網可改、新聞稿一發出就不可改。這會影響風險標記的嚴格程度。
{貼上}事實清單(含依據)、承諾邊界、禁用語、過去稿件。
完整使用範例(照這樣填)
背景欄位填法示例:單位=○○市政府○○局;事由=○○補助開放申請;管道=官網公告+新聞稿;發布後=新聞稿不可改。事實清單照 A 版格式,每項後面附文號。
預期輸出範例(拿到的東西應該長這樣)
與 A 版的差別:多出三個對象版本與逐句依據對照表。對照表是這一版真正的價值——它讓校對的人可以一句一句核,而不是憑感覺讀過去。風險標記那一節會指出哪幾句最容易被斷章取義。

常見錯誤用法

  • 三版產完只校對一版。三版都要逐句對依據,因為 AI 在改寫語氣時最容易加料。
  • 承諾邊界段落留白。留白等於讓 AI 自己決定什麼算已定案。
  • 把「風險標記」當成參考意見略過。那一節列的是別人會怎麼誤讀你的稿。
這一版另外不適合
  • 事實清單少於三項時——直接用 A 版即可。
缺少資料時怎麼辦

過去同類稿件留白不影響產出,只是用語一致性會差一點。但事實清單或承諾邊界留白時,請不要繼續——那兩段是這份提示詞唯一的安全來源。

這一版另外要人確認
  • 三版逐句與依據比對。
  • 風險標記的逐項判斷。
  • 發布前的具名放行與版本記錄。
C
C. 進階版(做成對外文稿檢核助手)

文稿主要還是人寫,但每一份發布前都要過同一道檢查。做成助手,讓檢查不會因為趕時間被跳過。

適合的工具自訂 GPT/Claude ProjectClaude SkillCopilot Studio
👇 直接複製,{ } 換成你的內容
# 你是誰
你是「對外文稿檢核助手」。有人把即將發布的稿件貼給你,你負責找出裡面所有可能出事的地方。你不是校稿員,你不改錯字;你也不是撰稿員,你不代寫。

# 你的資料來源
只有兩樣:使用者這次貼上的【稿件】與【事實依據】,以及建置時附上的禁用語清單與單位用語規範。除此之外一律不得引用。

# 檢查項目(每次都要全部跑完,不得因為稿件短就略過)
1. **確定性升級**:找出所有把不確定寫成確定的地方。預計→將於、研議→已規劃、多數→全面、可能→會、暫定→定於。
2. **絕對化用語**:全面、零、首創、最、唯一、保證、完全、永久、徹底。
3. **無依據內容**:稿中出現但【事實依據】裡找不到的數字、日期、金額、比例、名單、地點。
4. **第三方提及**:任何廠商、合作單位、個人姓名。逐一標出並問是否已取得同意。
5. **可承諾性**:讀起來像承諾的句子——即使沒有用「保證」。例如「將於年底前完成」「可望節省」。
6. **斷章取義風險**:哪一句單獨截圖出來會變成另一個意思。
7. **必附項目**:聯絡窗口、生效日、資料來源、申訴管道是否齊全。

# 條件判斷(依序檢查,先中的先套用)
1. 稿件涉及事故、爭議、裁罰、輿情 → 不做一般檢核,直接回覆「此類稿件請由主管與法務直接處理」。
2. 使用者沒有附【事實依據】→ 只做第 1、2、5、6、7 項,並明講「無依據可比對,第 3 項未執行」。
3. 稿件中出現個資(姓名、電話、地址、身分證號)→ 最優先標出,並建議移除。
4. 稿件超過 2,000 字 → 先問是否要分段檢核,避免中段被略過。

# 例外處理
- 使用者要求「幫我改一下就好」→ 拒絕代寫,但可以指出問題句並說明「為什麼這樣寫會出事」。
- 使用者說「這個數字長官講過了」→ 仍標為無依據,並回覆「口頭指示不是書面依據,請補文號或會議紀錄」。
- 使用者要求略過某一項檢查 → 可以,但必須在結果最上方標明「本次未執行第 ○ 項,經使用者要求」。

# 每次回覆的格式
【檢核結果】通過/有 N 項需處理
【必須處理】(會出事的,逐項列出:原句、問題、建議改法)
【建議處理】(不會立即出事但容易被誤讀的)
【未執行的檢查】(以及為什麼)
【發布前確認】(必附項目清單,逐項打勾或標缺)

# 固定結尾
每次回覆最後一行固定加註:「本檢核僅就文字與依據一致性;事實正確性、政治判斷與發布時機不在檢核範圍,請由權責主管決定。」

# 自我檢查(每次回覆前執行,不需輸出過程)
- 七項是否全部跑過?沒跑的要列在【未執行的檢查】。
- 是否有代寫?有就刪掉。
- 標為「無依據」的,是否確實在【事實依據】中找不到?

# 建置參數
單位用語規範:{附檔或貼上}
禁用語清單:{附檔或貼上}
爭議稿件的出口:{主管與法務窗口}

可替換變數

變數要換成什麼
{附檔或貼上}單位用語規範與禁用語清單,建置時上傳成知識檔案。
{主管與法務窗口}爭議類稿件要導向誰。
完整使用範例(照這樣填)
建置時把兩份清單上傳為知識檔案,並把爭議出口填成實際窗口。上線前用至少十份歷史稿件測過,其中三份要刻意含錯(把研議寫成已規劃、加一個沒依據的數字、提一個未經同意的廠商名),確認都被抓出來。
預期輸出範例(拿到的東西應該長這樣)
與 B 版的差別:這一版不產稿,只檢查。輸出固定五段,而且會誠實列出「未執行的檢查」——沒有附依據時它不會假裝比對過。

常見錯誤用法

  • 把它當校稿工具用。它不抓錯字,抓的是會讓你上新聞的那種錯。
  • 沒附事實依據就用,然後以為通過了就沒問題。第 3 項沒跑,最危險的一項就沒跑。
  • 檢核通過就直接發。檢核只管文字與依據一致,事實對不對、這時候該不該發,是人的判斷。
這一版另外不適合
  • 危機事件的第一則聲明。
  • 還沒有禁用語清單與用語規範時——那兩份是它唯一的標準。
缺少資料時怎麼辦

使用者沒附事實依據時,助手要明講第 3 項未執行,而不是靜靜跳過。靜靜跳過的檢查,比沒有檢查更危險,因為使用者以為過了。

這一版另外要人確認
  • 上線前:用至少十份歷史稿件測過,其中三份刻意含錯。
  • 每次:【必須處理】逐項判斷,不要照單全收也不要照單全拒。
  • 每季:把新出現的地雷用語補進禁用語清單。

07產出應該長什麼樣拿到的東西要長這樣

七節:事實分類、民眾版、媒體版、業者版、逐句依據對照表、風險標記、【待補依據】清單。逐句對照表是校對的工作底稿,不是裝飾。

完成品:同一份事實的三個版本(節錄)

【民眾版|官網公告】
○○補助自 9 月 1 日起開放申請

設籍本市滿一年的市民,自 114 年 9 月 1 日起至 10 月 31 日止,可提出○○補助申請。補助金額依審查結果核定。
申請方式及應備文件請見「申請專區」。如有疑問,請洽○○課(電話 02-xxxx-xxxx,週一至週五 08:30–17:30)。

─────────────────────────────
【媒體版|新聞稿】
○○市○○補助 9 月 1 日起受理申請

○○市政府○○局今(○)日表示,○○補助將自 114 年 9 月 1 日起受理申請,至同年 10 月 31 日截止。申請對象為設籍本市滿一年之市民,補助金額依個案審查結果核定。
○○局說明,申請方式及應備文件已公告於本局網站申請專區,民眾亦可洽○○課詢問。

※ 可引用段落:第二段全段。
※ 本稿不含預算總額與審查標準細節(承諾邊界:不提)。

─────────────────────────────
【業者版|說明函】
(同一批事實,補充適用範圍與代辦相關規定,事實內容未增減)

─────────────────────────────
【逐句依據對照(節錄)】
| 句子 | 依據 |
|---|---|
| 自 114/9/1 起受理至 10/31 止 | 府○字第 1140000000 號函 |
| 對象為設籍本市滿一年之市民 | 同上第 3 點 |
| 補助金額依審查結果核定 | 同上第 5 點 |

【已從草稿中移除】
- 「預計嘉惠 2,000 名市民」——業務單位估算,無正式文件。
- 「並已規劃線上申請管道」——系統建置中,未定案。原句把研議寫成已規劃。
輸出格式規格(要照著做的人再展開)
  • 每一句都要有依據編號。標不出來的句子,就是不該寫的句子。
  • 研議中的事項一律加未定案字樣,不得只靠語氣暗示。
  • 三個對象版本的事實必須完全一致,差別只在詳細程度與用語。
  • 【待補依據】要寫清楚「去跟誰要什麼文件」,不要只寫「需再確認」。
  • 風險標記要具體到句子,不要寫「本稿風險中等」。
## 一、事實分類
| 編號 | 事實 | 分類 | 依據 |
|---|---|---|---|
| 1 | 114/9/1 開放申請 | 已定案 | 府○字第 1140000000 號 |
| 4 | 金額依審查核定 | 已定案 | 同上第 5 點 |
| — | 線上申請系統 | 研議中 | 無 |
| 5 | 預估 2,000 人 | 無依據 | 業務單位估算 |

## 二、民眾版
○○補助自 9 月 1 日開放申請
設籍本市滿一年的市民,自 114 年 9 月 1 日起至 10 月 31 日止,可申請○○補助 [1,2,3]。補助金額依審查結果核定 [4]。
申請方式與應備文件請見【連結】;如有疑問請洽【承辦窗口】(電話、服務時間)。

## 三、媒體版
(同一批事實,加上背景段與可引用段落,事實不變)

## 四、業者版
(同一批事實,加上適用範圍與條件)

## 五、逐句依據對照表
| 句子 | 依據 | 處理 |
|---|---|---|
| 自 9/1 起至 10/31 止 | 1,2 | — |
| 金額依審查結果核定 | 4 | — |
| 預計嘉惠 2,000 名市民 | 無 | 刪除或改為「實際受益人數依審查結果而定」 |

## 六、風險標記
- 「金額依審查結果核定」單獨截圖,容易被讀成「金額不確定=可能很少」。建議補一句說明審查標準公告位置。
- 若寫「線上即可申請」會與系統尚未上線矛盾,本稿已避開。

## 七、【待補依據】清單
1. 預估受益人數 2,000 人:需業務單位提供估算基礎,或整項刪除。
2. 申請方式與應備文件:事實清單未涵蓋,需向承辦要正式版本。

08工具怎麼挑

這幾支都做得到——差別在你手上有哪一支、資料能不能外流。標「起手」的是不知道從哪支開始時的建議,不是限定。

工具什麼時候用為什麼注意
ChatGPT ↗起手
產稿與多版本改寫
產稿與多版本改寫改寫語氣同時維持事實不變的穩定度較好。未公開的事實不要貼進消費者版帳號。
Claude ↗
長稿逐句對依據
稿件長、要一次做逐句依據對照長文逐句處理較不會漏掉中段。同樣要確認資料處理政策。
M365 Copilot ↗
依據都在內部檔案時
公司或機關已導入 M365,事實依據都在內部檔案資料不出租戶,可直接讀你有權限的核定文件。它讀得到的範圍比你以為的大,注意不要意外帶入未公開文件。
自訂 GPT/Claude Project
做成發布前檢核
要把發布前檢核固定下來禁用語與用語規範固定成知識檔案,每次都先讀。規範改版後要記得同步,否則它會用舊標準說你通過。
四、不要做錯這幾關不下放

09會卡住與會做錯的地方

會卡住的地方(流程困難點)

把不確定寫成確定
「預計」變「將於」、「研議」變「已規劃」、「多數」變「全面」。這是 AI 最常見也最難察覺的錯,因為讀起來完全正常。
憑印象補事實
長官口頭提過的數字、大家都覺得應該是這樣的時程——這些沒有書面依據的東西一旦進稿,就沒有人負責。
更正的成本不對稱
原稿被轉一千次,更正稿被轉三十次。所以品質關卡要壓在發布前,不是發布後。
對象搞錯
拿對業者的說明去對民眾發,專有名詞一堆沒人看得懂;拿對民眾的稿去給媒體,記者會自己補他以為的細節。

會做錯的地方(常見失敗方式)

確定性升級

預計寫成將於、研議寫成已規劃。民眾照著等,等到的是沒有。

怎麼修事實三分法 + 逐句標依據 + 機械掃描確定性用語。

無依據的數字進稿

口頭提過的預估人數被寫成公告內容,之後每一次追問都要解釋。

怎麼修口頭指示不算依據;整項標【待補依據】,要不到文件就刪。

三版事實不一致

媒體版多講了一句業者版沒有的條件,記者照著寫,業者跳出來說沒聽過。

怎麼修三版同一份事實清單產出,產完逐版對照同一張表。

未經同意提及第三方

稿中提到合作廠商名稱,對方事前不知情。

怎麼修第三方一律標出並確認同意,沒同意就改成不具名描述。

其他注意事項

10人工把關與安全限制

AI/Agent/Tool 介入在哪幾步

流程位置做什麼/怎麼做
產稿階段AI依事實清單擬稿並逐句標依據
每一句後面標 [依據編號];找不到依據的標【待補依據】,不得用一般常識填。
改寫階段AI同一份事實產不同對象的版本
民眾版、媒體版、業者版分開產,事實完全相同,只有詳細程度與用語不同。
掃描階段Agent確定性與絕對化用語掃描
固定清單機械掃描:將於/已/全面/零/首創/最/保證,以及所有數字與日期。

這幾關不下放

事實與依據
哪些事可以對外講、依據是什麼,這是判斷不是文字工作。
承諾邊界
「已定案」與「研議中」的分界由人劃,AI 分不出來,而它偏向講得肯定。
逐句對依據
全篇每一句都要回頭對來源,不能抽查。
具名放行
要有一個人的名字掛在這一版上。沒有具名,出事時沒有人知道是誰放的。

安全與權限限制

未公開資訊
尚未核定、尚未公開的事實不得貼進外部 AI 服務。要用 AI 協助,先把敏感段落抽掉或改用內部環境。
個資與第三方
稿件與素材中的個人姓名、聯絡方式、廠商名稱,發布前逐一確認法源或同意。
版本控管
對外稿件要留放行紀錄:哪一版、誰放行、何時。發生爭議時,這是唯一能證明的東西。

11Checklist 與驗收標準

做的時候逐項打勾

做完了才檢查:全部成立才算完成

  1. 每一句話都有依據編號,或已明確標為【待補依據】並處理完畢。
  2. 研議中的事項全部帶有未定案字樣,沒有任何一句把不確定寫成確定。
  3. 稿中沒有出現事實清單以外的數字、日期、金額、比例、名單。
  4. 沒有絕對化用語與禁用語。
  5. 不同對象的版本,事實內容完全一致。
  6. 提及的第三方都已確認同意,或已改為不具名描述。
  7. 必附項目齊全:承辦窗口、生效日、資料來源、申訴或洽詢管道。
  8. 已具名放行,並記錄放行的版本與時間。
五、延伸看別人做過,然後往下一步

12實際案例

把「研議中」寫成「已規劃」,只差兩個字

當時的狀況:一份補助公告,事實都對,文號也齊。問題出在一句補充說明——線上申請系統其實還在建置,稿子寫成「並已規劃線上申請管道」。讀起來完全正常,但民眾看到會等系統,而系統那一季不會上線。

AI 做了什麼
  • 把事實清單逐項分成已定案、研議中、無依據三類,並標出依據編號。
  • 依分類擬稿,研議中的項目一律加上未定案字樣。
  • 逐句標依據,做成對照表;找不到依據的整段標【待補依據】。
  • 列出風險標記,指出哪幾句單獨截圖會變成另一個意思。
人做了什麼
  • 先把口頭講過但沒有文件的事項全部剔出事實清單。
  • 劃出承諾邊界的三分法,特別是「只能寫研議中」那一堆。
  • 逐句回頭對依據,沒有抽查。
  • 主管具名放行,並記錄放行的是哪一版。

結果:出事的從來不是明顯的錯字,是那種讀起來很順、但把不確定講成確定的句子。逐句對依據的目的,就是逼自己看見那兩個字。

待補資料:本站不提供更正稿件數下降幅度等量化成效。建議自行記錄兩個指標——發布後需要更正的次數、以及發布前被檢核擋下的「確定性升級」句數。

13相關方法與下一步

重複被問的問題整理成 FAQ

公告發出去之後,接下來三週的詢問會集中在同幾題。

要上台講的話

說明會、記者會的簡報是另一種對外形式。

會被挑戰的場合先自己打一遍

發布前先預想別人會怎麼攻擊這份稿。

外語版本

同一份公告要出外語版時,語意偏移是額外的風險。

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